Jopa sähköpostin ja tekstiviestien aikakaudella on paperikopiopaperi. Siirtyminen digitaalisesta kopiointitilaan voi olla haaste: sähköpostiviesti voi kuulostaa satunnaiselta, mutta kirjoitettu kirje vaatii jonkin verran ihmisarvoa ja luokkaa. Älä huolehdi siitä, että yrität kuulostaa alkuperäiseltä - olet turvallisempi tarttua kokeiltuihin ja todellisiin formaatteihin ja yritysviestinnän etikettien sääntöihin.
Pysy asiassa
Olitpa vastaamassa kritiikkiin tai pyytänyt CV: täsi, kirjeen pitäisi pysyä paikallaan. Älä koskaan mene pidemmälle kuin yksi sivu, äläkä koskaan ole masentava. Jos joku on kirjoittanut sinulle valituskirjeen, jossa on haastava, pysy kohtelias ja rauhallinen, kun kirjoitat takaisin. Jos alkuperäinen kirje koskee liiketoimintamahdollisuuksia, sano kiitos. Älä koskaan tarkoita, että kirjoittamalla takaisin olet ratkaissut kaiken - että kantelijan pitäisi olla täysin tyytyväinen, että tiedät, että saat työn. Siitä vastaa kirjeenvaihtajasi.
Muoto ja fontti
Liikekirjeen vakiomuoto on välimatkan päässä toisistaan, yksi välilyönti kohtien väliin ja kaikki on oikeutettu vasemman marginaalin mukaan. 2000-luvulla on hyväksyttävää siirtyä pois lohkostandardista esimerkiksi tuomalla kohdat. Times New Roman, pistekoko 12, on lähes aina hyväksyttävä ja luettavissa oleva fontti. Jos yritykselläsi on mieltymyksiä - esim. Se suosii kohdennettuja kappaleita - muotoile se näin.
Mikä menee päälle
Vakioasettelu alkaa yrityksesi osoitteesta. Jos kirjoitat kirjelomakkeisiin, voit ohittaa sen. Osoitteen alla on päivämäärä, sitten vastaanottajan nimi, liiketoiminta ja osoite. Ohita rivi ja sitten osoite vastaanottajalle nimellä "Hyvä Ms." tai "Mr." ellei hänellä ole otsikkoa, kuten "Dr." Älä käytä etunimiä, ellei alkuperäinen kirjain kirjoittaja tehnyt.
Alempi pää
Kierrä kirja "vilpittömästi", jonka jälkeen seuraa allekirjoitus, sitten kirjoitettu nimi. Jos lähetät mitään kirjaimella, kuten lomakkeen, kustannusarvion tai ansioluettelosi, kirjoita nimesi alle "kotelo", jota seuraa liitteiden luettelo. Jos lähetät jotain erilliseen kirjeeseen, lisää sellainen huomautus kuten "erillisessä kansiossa: tilinpäätös." "Cc", jota seuraa nimiluettelo, kertoo vastaanottajalle, että olet lähettänyt kopioita jollekin toiselle.
