Kun käytät liiketoimintaa, on aikoja, jolloin sinun ei tarvitse sanoa asiakkaalle, myyjälle tai osakkuusyritykselle. Ammattimaisesti tekeminen voi auttaa säilyttämään hyvät suhteet.
Ammattimainen kirje
Syötä kirjeenne kirjepaperille tai paikalleen ja lähetä kirje organisaationne sopivimmalta henkilöltä. Jos asiakkaan valitusnumero, ostotilauksen numero tai tili on viittaus, sisällytä se kirjeenvaihtoon.
Ilmoita asia
Lyijy positiivisella huomautuksella, kuten kiitos asiakkaalle hänen pyyntönsä, ja saat sitten oikeuden siihen. Esimerkiksi: ”Kiitos asiakassuhteestasi ja viimeisimmän kirjeenne, joka koskee XYZ-videokamerasi takuun voimassaoloa. Laajan tutkimuksen jälkeen löydämme, että emme pysty noudattamaan videokameralle annettua takuuta."
Varmuuskopioi perustelut
Anna erityinen syy siihen, miksi kieltäydyt asiakkaan pyynnöstä. Esimerkiksi mainita yrityksen politiikka, tarkista tapauksen kohokohdat tai muuten yhteenveto siitä, mikä on päätöksen takana. Lisää tarvittaessa liitteitä, kuten kopioita sopimuksista, takuista tai muusta kannanottoa tukevasta asiakirjasta. Esimerkiksi: ”Kuten liitteenä olevassa takuussopimuksessa näkyy, tämä täyden palvelun politiikka oli voimassa ensimmäisten 12 kuukauden aikana. Tietojemme mukaan ostit kameran kolme vuotta sitten, joten tämän päivän väite on perusteeton. ”
Tarjoa kompromissi
Joissakin tapauksissa ei ole tilaa kompromisseille tai oliivialan laajentamiselle, mutta jos haluat säilyttää asiakkaan liiketoiminnan tiellä, tarjoa jonkinlainen myönnytys, joka auttaa pehmentämään iskuja. Esimerkiksi "Haluamme tarjota sinulle 25 prosentin alennuksen uuden videokameran ostamisesta", tai "Suljettu, löydät 50 dollarin lahjakortin, joka on lunastettavissa mihin tahansa elektroniikan ostoon myymälässämme."
Muut kieltäytymismuodot
Liiketoimintasi aikana saatat joutua sammuttamaan myyjien kanssa tehtävät sopimusehdot, kieltämään työntekijöiden pyyntöjä loma-ajalta tai muuten kirjoittamaan ammattimaisen kirjeenvaihdon muille liikekumppaneille. Noudata edellä kuvattuja samoja yleisiä ohjeita räätälöimällä kirjeen tiettyyn tilanteeseen.
vinkkejä
-
Sopimuksen epääminen: ”Kiitos mahdollisuudesta uudistaa ABC Refuse Removal -sopimuksen. Koska olet viime aikoina lisännyt maksuja, olemme päättäneet käyttää toisen palveluntarjoajan palveluja."
Työntekijöiden pyynnöt: ”Pyynnönne maksaa maksuaika joulukuun viimeisellä viikolla on kielletty, koska tämä viikko on pimennetty kaikille työntekijöille vuoden lopun inventaarion vuoksi.
Kollegan kutsut: ”Kiitos kutsusta palvella hallituksessa. Valitettavasti minulla on useita aiempia ammatillisia sitoumuksia, jotka estävät minua ottamasta uusia rooleja tällä hetkellä.
Kääri se ylös
Kirjoita kirjeenne kiitollisuudella olemassa olevasta suhteesta, jota seuraa kehotus keskustella asiasta tarvittaessa. Esimerkiksi: ”Kiitos yrityksestänne.Jos sinulla on kysymyksiä tai haluat keskustella asiasta edelleen, ota rohkeasti yhteyttä minuun suoraan. ”
