Asiakirjojen hallinta on yritysten, voittoa tavoittelemattomien järjestöjen, valtion virastojen, yhteiskuntatoimistojen, lääketieteen, kaupan, rahoituksen, koulujen, korkeakoulujen ja yliopistojen sekä kaikkien muiden sellaisten tahojen, jotka tuottavat tietyn ajanjakson ajan pidettäviä tietoja. Yksittäisten kotitalouksien on myös käytettävä hyvää kirjanpitoa. Tallenteiden hallinta on lisäksi järjestelmällinen, organisoitu, suunniteltu ja valvottu prosessi tietueiden elinkaaren hallintaan tai seurantaan. Tietue voi olla aineellinen paperikohta tai se voi olla digitaalisessa tai sähköisessä muodossa. Tallenteet voidaan säilyttää taloudellisilla, lääketieteellisillä, informatiivisilla, virallisilla asiakirjoilla, toimistoasiakirjoilla, palkkalistoilla, hallituksen lomakkeilla ja sähköposteilla satojen muiden tietueiden joukossa. Tallenteiden hallinta käsittelee tietueiden elinkaaren kolmea vaihetta: tietueen luominen tai vastaanottaminen; tietueen ylläpito, turvallinen varastointi, hakeminen tai yleinen käyttö; tietueen hävittäminen.
Tietueiden luominen
Tietueiden luominen tai vastaanottaminen luo kysynnän tietokannan hallintaan. Olisiko se työhakemus, lasku tai varastonhallintaraportti, kun tietue on luotu, kaikki muut kyseisen tietueen toiminnot tai hallintatoiminnot on käytettävä. Tietojenhallintaprosessin yksi tehtävä on määrittää tietueen virta, kun se on luotu tai vastaanotettu. Kuka pitää kirjaa? Mistä tietue siirtyy sen jälkeen, kun kaikki ovat katsoneet tai toimineet ennätyksessä (kuten tilillä oleva maksu tallennettu)? Kuka vastaa tietueen turvallisen säilytyksen varmistamisesta? Kaikki nämä kysymykset tarvitsevat hyvin välittäviä vastauksia.
Tallenteiden ylläpito
Tietueen ylläpitäminen edellyttää toimintojen tallentamista tietueen tallentamiseen. Tietueiden tallennuksen yhteydessä on toteutettava useita huomioita, mukaan lukien sellaisen tietueen saattaminen saataville, joka tarvitsee viitata tietoihin tai joilla on pääsy tietueen henkilökohtaiseen luonteeseen. Toisen puolen tallennuksen tekeminen merkitsee sitä, kuka ei voi käyttää tietuetta. Kun tallennus on poissa tallennuksesta, on erittäin tärkeää, että hyvä tietojenkäsittely hallitsee järjestelmää, jonka avulla voidaan määrittää, kenellä on tietue, missä heillä on ennätys ja milloin he aikovat palauttaa tietueen. Tietueen asianmukaisen palauttamisen varmistaminen on myös tärkeä osa tietokannan hallintajärjestelmää. Tallenteiden turvallinen tallentaminen voi sisältää digitaalisten kopioiden tallentamisen kustakin tallennustilasta toiseen toimistoon tai pankin tallelokeroon. Tallenteet on säilytettävä kuivassa ja viileässä paikassa, jotta paperit tai elektroniset kopiot eivät vahingoitu. Arkistoprosessit ovat osa tietojenkäsittelyn ylläpitovaihetta. Määrittää, milloin arkistointi on oikeutettu arkistointiin, on osa dokumenttien hallintaa. Tämän toiminnon osa on myös valita, missä tietueet arkistoidaan ja kuinka kauan arkistot arkistoidaan. Joitakin tietueita, kuten historiallisia tietoja, voidaan säilyttää yrityksen elämää ja joskus sen jälkeen. Kaupunkien, osavaltioiden ja paikkakuntien historialliset tietueet on ehkä tallennettava määräämättömäksi ajaksi.
Tallennusten hävittäminen
Tietojen hävittäminen oikeaan aikaan on kriittinen. Useimpien tietueiden hävittäminen on suoritettava murskaamalla. Hävittämiseen liittyvät näkökohdat sisältävät sen, kuinka kauan tietue on tallennettava. Aikataulu kirjanpidon pitämiseksi riippuu tietueen luonteesta. Joitakin tallennustiloja säätelevät hallituksen säädökset, kuten verotietueet, jotkut pankit lainanhallinnasta ja jotkut oikeudellisista ohjeista, kuten yritystodistukset. Se sisältää myös selvityksen siitä, miten tietueet hävitetään, kuten murskaamalla yrityksen sisällä tai ulkopuolisen yrityksen palkkaaminen irtoamiseen ja loppukäsittelyjärjestelmän kehittäminen voi myös olla hyödyllistä. Luettelo siitä, mitkä tietueet luokitellaan, miten ne luovutettiin, miten ne hävitettiin ja mihin voi olla hyötyä pitkän aikavälin kirjanpidossa. Lisäksi kirjautumismekanismin käyttöönotto voi auttaa varmistamaan, että jokainen, joka tarvitsee tietää, tietää ennen kuin tietueet tuhoutuvat.
Muita huomioita tietueiden hallintaan
Useita muita vaihtoehtoja tietokannan hallintajärjestelmään mahtuu muun muassa dokumenttien hallintaan liittyvien politiikkojen ja menettelytapojen dokumentointi ja välittäminen, ohjausmekanismien ja -menettelyjen kehittäminen ja toteuttaminen tietojenkäsittelyn jokaiselle vaiheelle ja tietokannan hallintajärjestelmien pitäminen yksinkertaisina ja helppokäyttöisinä hallita.
Resurssit oppimisen tietueiden hallintaan
On olemassa satoja resursseja tehokkaan tietojenkäsittelyn oppimiseen. Tekniset koulut, korkeakoulut ja yliopistot, verkkokoulutus ja referenssikirjat ovat runsaasti paikallisessa kirjakaupassa tai korkeakoulun kirjakaupassa, joka voi auttaa kehittämään tehokkaan ja lain noudattavan kirjanpidon hallintajärjestelmän. Tarkista aina myös paikallisten, osavaltioiden ja liittovaltion säännösten kanssa, jotka koskevat tietueen hallintaa koskevia erityissääntöjä.
