Olitpa johtaja, joka vastaa työntekijöiden aikataulujen luomisesta pienyrityksessä tai työntekijässä, joka haluaa pitää kirjaa aikataulustasi ja työstään, tarvitset luotettavan ja johdonmukaisen menetelmän työaikataulujen tallentamiseksi. Useimmat työaikataulut koostuvat yksinkertaisesta taulukosta, jossa on sarakkeet ja rivit aikataulun mukaan. Joitakin aikatauluja voidaan kuitenkin tehdä monimutkaisemmiksi lisäämällä osia tai välilyöntejä, joiden avulla voidaan seurata muita kohteita, kuten työpaikkoja tai työyhteistyökumppaneita eri viikonpäivinä. Tyhjän aikataulumallin luominen säästää aikaa ja energiaa viikoittaisten tai kuukausittaisten ajoitustehtävien suorittamisessa.
Tarvittavat kohteet
-
Paperi
-
Kynä tai lyijykynä
-
Viivain (valinnainen)
-
Tietokone, jossa on Microsoft Word tai Excel (valinnainen)
-
Tulostin (valinnainen)
Kynän ja paperin käyttäminen
Valitse paperi ja kynä tai kynä ajastasi varten. Paperi voi olla vuorattu tai reunustamaton. Jos työskentelet reunustamattomalla paperilla, se voi olla hyödyllistä - mutta ei välttämätöntä - käyttää viivaa tai muuta suoraa reunaa suorien viivojen piirtämiseen.
Suunnittele suunnittelu. Harkitse, kuinka monta päivää tai viikkoa haluat julkaista jokaisessa työaikataulussa. Tyypillinen aikataulu koostuu yhdestä tai kahdesta viikosta, mutta saatat haluta antaa koko kuukauden. Jos suunnittelet myös monimutkaisempaa aikataulua, joka sisältää osia työpaikasta, laitteiden toimeksiannoista, ajokilometreistä tai viivästyksistä ja lounaista vietettyä aikaa, suunnitelma lisätä lisäaikoja aikataulumallisiisi tällaisten kohteiden mukauttamiseksi.
Luo tyhjä työaikataulumalli. Käytä alkuperäistä suunnittelusuunnitelmaa ohjauksena. Jos haluat luoda perustason "ajallisesti toimitetun" aikataulun, piirrä seitsemän saraketta levyn yli ja lue viikonpäivä (esim. Maanantai) ja päivämäärä nousevassa järjestyksessä ylhäällä. Jos haluat luoda mallin, joka sallii useamman kuin viikon aikataulun, piirtää ylimääräinen rivi, joka leikkaa sarakkeet jokaista ylimääräistä viikkoa varten, jonka haluat sallia. Sarakkeiden ja rivien pitäisi luoda sarja täyttämättömiä laatikoita.
Jos haluat luoda monimutkaisemman aikataulun, johon on lisätty lisätietoja, luo jokaiselle päivälle erillinen rivi. Laske lisättävien lisätietojen määrä. Jos esimerkiksi päivittäinen aikataulu sisältää yksityiskohtia "työtunnit", "sijainti" ja "mittarilukema", piirrä kolme leikkaavaa saraketta kutakin päivämääräriviä kohti.
Microsoft Wordin tai Excelin käyttö
Määritä käyttämäsi Microsoft Office -versio. Useimmat nykyään käytössä olevat ohjelmistosovellukset ovat todennäköisesti joko 2003 tai 2007.
Valitse malli, joka toimii Microsoft Office -versiosi kanssa. Tarkista, että Microsoft Office -versiossa on valmiiksi ladattuja malleja, jotta voit luoda tyhjän aikataulun. Avaa Office-sovellus, napsauta "File" -välilehteä näytön yläreunassa ja valitse "Project Gallery" avattavasta valikosta. Tämän pitäisi luoda luettelo valmiista ladatuista malleista.
Jos et löydä etukäteen ladattua aikataulumallia, lataa se ulkoisesta lähteestä. Etsi ulkoinen malli, joka on yhteensopiva Microsoft Office -versiosi kanssa; useimmat mallipohjat ovat yhteensopivia Office 2003: n tai 2007: n kanssa.
Microsoft Office Online on luotettava aikataulumallien lähde. Katso linkki "Resurssit". Voit ladata mallipohjan Office Onlineista napsauttamalla mallia vastaavaa "Lataa" -painiketta. Näyttöön tulee valintaikkuna, jonka avulla voit tallentaa tai avata mallin. Jos valitset Tallenna, valitse sijainti tallentaaksesi tallennetun mallin hakeaksesi myöhemmin."Omat tiedostot" -kansio on yleinen paikka tiedostojen tallentamiseen.
Avaa tyhjä malli, jos haluat syöttää tietoja aikataulumalliin. Voit myös tulostaa tyhjän mallin ja kirjoittaa siihen.
