Kun vuokranantajat vaihtavat toimistohenkilökuntaa, on hyödyllistä kertoa vuokralaisille näistä muutoksista, erityisesti henkilöstöstä, joka on usein vuorovaikutuksessa vuokralaisten kanssa. Henkilöstön vuokralaisille ja muille merkittäville muutoksille on helppo ilmoittaa kirjeitse.
Kerää luettelo kaikista vuokralaisten nimistä ja osoitteista, joihin muutos vaikuttaa. Jos esimerkiksi vuokraat tilaa useissa paikoissa ja siksi käytät useampaa kuin yhtä vuokraustoimistoa, sinun tarvitsee vain ilmoittaa muutoksesta niille vuokralaisille, jotka käsittelevät vuokratoimistoa, jossa muutos tapahtuu. Jos sinulla on vain yksi toimisto, tietysti ilmoita kaikille vuokralaisille.
Valmistele kirjelomake yrityksen kirjelomakkeelle niin, että se on "virallinen", ja päivitä se siihen päivämäärään mennessä, jona olet odottanut eniten kirjaimia. Käytä postilähetystekniikkaa kunkin kirjaimen muokkaamiseen, tai voit käyttää yleisempää muotoa käsittelemällä kutakin kirjainta "Hyvä vuokralainen".
Kirjeen sisällön pitäisi olla lyhyt ja liikematkustava, ja sen pitäisi yleensä sisältää kaksi sisältöä, ja lopuksi kohta. Ilmoita henkilöstön muutoksesta ensimmäisessä kohdassa. Jos uusi työntekijä ottaa kaikki lähtevän työntekijän tehtävät, sanoo niin, luetellaan tehtävät: "Jennie Smith jättää yrityksen 12.3. Ja korvaa Mary Jones, joka vastaa vuokralaisista, ylläpidosta pyyntöjä, kerätä vuokria ja vastata kaikkiin niihin liittyviin kysymyksiin."
Toisaalta, jos lähtevän työntekijän aiemmin suorittamat tehtävät jaetaan nykyisten ja / tai uusien työntekijöiden kesken, tee se selväksi ensimmäisessä kohdassa; Esimerkiksi: "Jennie Smith lähtee yrityksen palveluksesta 12. maaliskuuta ja sen korvaa Mary Jones, joka vastaa vuokralaisista tehtyihin valituksiin ja ylläpitopyyntöihin. Joe White ottaa vastuun vuokrien keräämisestä ja vastaamaan kaikkiin niihin liittyviin kysymyksiin."
Toisessa kohdassa sisällytetään kaikki asiaankuuluvat päivämäärät; monissa tapauksissa esimerkiksi työntekijä lähtee perjantaina ja korvaavat raportit seuraavana maanantaina. Muissa tapauksissa on lyhyt päällekkäisyys, kun lähtevä työntekijä kouluttaa uuden. Sulje toinen kohta ilmoittamalla, että muutoksen alkamispäivästä lähtien kaikki asiaankuuluvat kysymykset, kommentit ja ongelmat on suunnattava niille vasta vastuussa oleville ihmisille ja nimettävä ne uudelleen. Esimerkiksi "15.3. Alkaen, ota yhteyttä valituksiin ja ylläpitopyyntöihin Mary Jonesille ja ota yhteyttä Joe Whiteiin.
Viimeisessä kappaleessa kerro vuokralaisille, että heidän olisi voitava ottaa sinuun yhteyttä huolta, kommentteja tai kysymyksiä. Kirjoita kirjain "Ystävällisin terveisin", jota seuraa nimesi.
vinkkejä
-
Vuokranantajat tai heidän henkilökuntansa voivat toimittaa tai lähettää postitse tällaisia kirjeitä; vuorotellen ne voidaan jakaa vuokratuloilla.
Kestää halu olla chummy ja antaa liian paljon tietoa, vaikka asiat ovat ilmeisiä. "Jennie Smith lähtee olemaan vauva", tai "Jennie Smith on naimisissa ja menossa häämatkalleen, ja siirtyy sitten pois valtiosta", ja molemmat ovat esimerkkejä siitä, että heille annetaan liian paljon tietoa. Anna Jennien jakaa hänen kanssaan valitsemansa tiedot ja rajoittaa kirjeesi siihen, mikä on liiketoiminnan kannalta välttämätöntä.
