Kattavan tiedostonhallintajärjestelmän kehittäminen ravintolassa auttaa hallitsemaan työntekijöitä ja liiketoimintaa. Dual arkistointijärjestelmät ovat tehokkaita, varsinkin jos tiedostoja tallennetaan verkossa. Tiedostot voidaan tallentaa helposti löydettävään paikkaan, kuten toimistotiedostokaappi, ja herkät henkilöstö- ja taloudelliset tiedostot voidaan suojata. Fyysinen kopiointijärjestelmä on valittava toimitetun tiedon määrän perusteella, kun taas online-arkistointijärjestelmässä on enemmän vaihtoehtoja.
Valitse arkistointijärjestelmä
Verkossa tallennetut tiedostot voidaan jakaa luottamuksellisiin ja avoimiin luokkiin. Salasana suojaa arkaluonteisia tietoja, kuten talous- tai työntekijätiedostoja. Tiedostot, joita työntekijät tarvitsevat säännöllisesti, voidaan tallentaa jaettuun kansioon tietyissä otsikoissa, kuten myyjissä, toimittajissa ja ylläpidossa. Kaappiin tallennetut tiedostot voidaan merkitä aakkosjärjestykseen aiheen mukaan tai suurten tiedostojen kohdalla aiheen mukaan, jonka alaluokka on luokiteltu. Esimerkiksi myyjän tiedostossa voi olla yksittäisiä aakkosjärjestyksessä olevia tiedostoja, jotka tunnistavat toimittajan nimet tai niiden yritykset.
Taloushallinto
Arkistointijärjestelmän kehittäminen, joka mahdollistaa helpon pääsyn taloudellisiin raportteihin, on välttämätöntä jokapäiväisessä toiminnassa sekä kuukausittaisten, neljännesvuosittaisten ja vuosittaisten tilinpäätösraporttien sekä vuodenvaihteen ja verotuksen valmistelun kannalta. Taloudelliset tiedot olisi säilytettävä turvallisessa paikassa, kuten lukituslaatikossa tai salasanalla suojatussa tietokonetiedostossa. Asiakirjoihin sisältyvät velat ja saamiset, palkkasumma, lainat ja luottolimiitit, sisäiset ja ulkoiset tarkastukset sekä verotiedot ja päivittäiset kuitit. Luokittele tiedostot aikarajoituksiin niin, että ne, joihin viitaat säännöllisesti, kuten päivittäiset myyntitiedot, ovat helpon matkan päässä, ja ne, joita tarkastelet säännöllisesti, kuten neljännesvuosittaiset raportit, ovat kaapin takaosassa.
työllisyys
Järjestä tyhjiä ja valmistuneita työllistämishakemuksia, ohjeita ja koulutusmateriaaleja, työaikatauluja ja kirjallisia tilejä työntekijäraportteihin, valituksiin tai rangaistuskohteisiin. Jälkimmäinen on hyödyllistä, jos työntekijä vetoaa irtisanomiseen, syrjintään tai häirintään. Jos työntekijätiedostot sisältävät terveystietoja ja sosiaaliturvatunnuksia, luokittele tiedostot numeerisessa järjestyksessä ja tallenna numeronäppäin toiseen paikkaan.
myyjät
Jaa toimittajan tiedostot elintarvikkeiden, juomien, oluen, viina- ja ravintola-alan luokkiin. Sisällytä yksittäiset tiedostot nykyisille toimittajille ja mahdollisille myyjille. Tiedostoihin olisi sisällyttävä kopiot sopimuksista, tilauslomakkeista, kuitista, hinnoittelurakenteista, toimitusaikatauluista, yhteystietojen nimistä ja puhelinnumeroista. Voit tallentaa toimittajan tiedostoja lähelle toimitusovia tai johtajan toimistoon helpon viittauksen vuoksi.
vakuutus
Vakuutustiedostoihin olisi sisällyttävä kopioita käytännöistä sekä kunkin vakuutuksen edustajan nimi ja yhteystiedot. Sisällytä uudistamiskaavio, joka ilmoittaa, milloin käytäntöjä on tarkistettava. Säilytä vakuutustiedostojen kopio paikan päällä hätätilanteessa.
Rakentaminen ja ylläpito
Onko ravintolan omistuksessa tai vuokrauksessa ylläpidettävä tiedosto huolto- ja korjaustietueita varten. Sisällytä luettelo puhdistus-, roskakorinpoisto-, kierrätys-, yleishuolto-, LVI- ja sähköhuollon tarjoajista. Säilytä tiedot videopelien, juke-laatikoiden tai myyntiautomaattien huoltoon. Paljon samankaltaisia kuin toimittajien tiedostot, huolto- ja hätänumerot tulisi sijoittaa paikkaan, jossa jokainen työntekijä voi käyttää niitä nopeasti, kuten emäntäasema, kassapöytä, baarin takana tai keittiössä.
Terveys ja turvallisuus
Säilytä terveyttä ja turvallisuutta koskevat asiakirjat. Tähän sisältyy kopio ravintolan terveysosaston kertomuksista ja viittauksista, kirjalliset säännöt työntekijöiden terveyttä koskevista toimenpiteistä, kuten käsinpesu, käsineiden ja hiusverkkojen käyttö sekä yksityiskohtaiset laitteiden puhdistusohjeet. Sisällytä myös elintarvikkeiden käsittelyyn, valmistukseen ja varastointiin liittyvät menettelytavat. Tee kopioita asianmukaisista säännöistä ja määräyksistä ja lähetä ne sopiviin paikkoihin, joissa työntekijät näkevät ne varmasti.
Vahinko ja tapaturma
Luo tiedosto, joka sisältää raportit työntekijöiden ja asiakkaiden aiheuttamista vammoista. Asiakirjatodistetaan jokaisen tapahtuman todistajiin ja antakaa mahdollisimman monta tukea, mukaan lukien vahingon syy, vahingon jälkeen toteutetut toimet ja lopputulos. Sisällytä poliisin raporttien kopiot, jos viranomaiset kutsutaan ravintolaan jostain syystä.
