Virtuaaliset avustajat työskentelevät itsenäisinä urakoitsijoina, jotka tarjoavat toimistotyöntekijöitä ja erilaisia palveluja, jotka vastaavat toimistosihteereitä, hallintoavustajia ja toimihenkilöitä. He työskentelevät yleensä kotitoimistosta, jossa on faksi, tietokone, työpöytä, tulostin ja Internet-yhteys. Virtuaalisten avustajien edellyttämät ohjelmistotyypit riippuvat niiden toimialasta. Kaikki virtuaaliset avustajat käyttävät yleistä ohjelmistopalvelua palvelujen tarjoamiseksi ja yrityksen hallinnoimiseksi.
Desktop-julkaisu
Työpöytäjulkaisuohjelmisto sisältää tekstinkäsittelyn, esitystavan, laskentataulukon ja tietokantaohjelmiston. Markkinointiteollisuudessa työskentelevät virtuaaliset avustajat vaativat julkaisuohjelmia flierien, verkkosivustojen, postikorttien, kutsujen ja erilaisten julkaisujen luomiseksi. Muita vaatimuksia ovat muun muassa tekstinkäsittelyohjelmiston, oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistusohjelman, tesaurun, sanakirjan ja kielen kääntäjien lisäosa.
transkriptio
Transkriptio koostuu sanelun tallentamisesta ja kirjoittamisesta; transkriptio-ohjelmat helpottavat tallennetun viestinnän toistamista. Virtuaalinen avustaja voi pysäyttää, käynnistää, kelata ja keskeyttää tallennuksen. Voit lähettää tallennetun transkription sähköpostitse kuten pakattu tiedosto. Vuodesta 2011 yleisimpiä muotoja ovat MP3 ja WMV. Useat tallennusohjelmat ovat yhteensopivia eri muodoissa.
Kirjanpito
Virtuaalisen avustajan liiketoiminnan hallinta edellyttää kirjanpito- ja laskutusohjelmistoa. Kirjanpitäjille erikoistuneiden virtuaalisten avustajien tulisi käyttää all-in-one-kirjanpitojärjestelmää. Nämä avustajat voivat luoda laskuja, tarjouksia ja ehdotuksia; tallentaa maksuja; ja seurata työaikaa yhdellä ohjelmalla tai erilaisilla työpöytäjulkaisuohjelmilla.
viestintä
Viestintäohjelmisto on toinen virtuaalisten avustajien välttämättömyys. Käytettävissä olevat faksi- ja sähköpostiohjelmat tarjoavat yksilöllisiä ja valmiita malleja. Virtuaaliset avustajat voivat luoda mallin, joka sopii heidän yrityskuvaansa. Internet-puhelinpalvelun käyttö pienentää kauko- ja kuukausittaisten puhelinlaskujen kustannuksia. Sähköposti- ja faksiohjelmien käyttäminen verkossa edellyttää hyvää internetyhteyttä.
