Laadunvalvonta ja laadunvarmistus ovat molemmat tärkeitä yrityksesi menestyksen kannalta. Kuten sen nimi viittaa, laadunvarmistus (QA) on suunniteltu säilyttämään tuotteen tai palvelun haluttu taso. Sen avulla organisaatiot voivat myös muotoilla selkeästi tavoitteensa, tunnistaa työnsä vahvuudet ja heikkoudet, arvioida niiden suorituskykyä ja toteuttaa tarvittavat toimenpiteet parempien tulosten saavuttamiseksi. Tämä käytäntö voi auttaa sinua välttämään kalliita virheitä ja vähentämään riskejä.
Laadunvarmistuksen rooli
Kaikkien suurten tai pienten yritysten on noudatettava tiettyjä menettelyjä ja varmistettava, että sen hankkeita hallinnoidaan tehokkaasti. Oletetaan, että aiot käynnistää uuden tuotteen. Et voi yksinkertaisesti luoda tuotetta ja laittaa sen myymälähyllyille.
Ensinnäkin on tärkeää varmistaa, että se täyttää tietyt laatuvaatimukset ja antaa arvoa loppukäyttäjälle. Siksi tarvitset laadunvarmistussuunnitelman tai QAP: n. Sen tehtävänä on varmistaa, että tuotannon laatu täyttää asiakkaiden vaatimukset ja noudattaa alan standardeja. Samalla se auttaa minimoimaan virheet ja tunnistaa parannustilat.
QA-suunnitteluprosessi käsittelee kaikkia tuotteen tai projektin kehittämisen näkökohtia sen yleisestä suorituskyvystä perustoimintojen ylläpitoon. Sen rakenne riippuu organisaation vaatimuksista. Aloittaneet yritykset tai pienet yritykset voivat esimerkiksi käyttää laadunvarmistussuunnitelmaa kasvun nopeuttamiseksi ja asiakastyytyväisyyden lisäämiseksi.
QAP-asiakirjan tulisi sisältää selkeät laatutavoitteet, tehtävät ja vastuualueet jokaiselle tiimin jäsenelle, virstanpylväitä, prosesseja, projektidatan arviointia, validointi- ja todentamismenetelmiä, vastaustoimia ja paljon muuta. QA-suunnitteluprosessi vaihtelee eri organisaatioissa. Luo laadunvarmistussuunnitelma noudattamalla näitä ohjeita.
Määritä laatutavoitteet
Aloita määrittelemällä projektin laatutavoitteet. Kuvaile jokainen tavoite mitattavissa olevilla termeillä. Harkitse kaikkia asiaankuuluvia liittovaltion ja valtion sääntöjä, joita voi soveltaa. Kirjoita kaikki QAP-dokumenttiin.
Tavoitteesi olisi oltava konkreettisia, mitattavissa, saavutettavissa ja määräaikaisia. Käytä SMART-kaavaa (erityinen, mitattavissa, asianmukainen, realistinen ja oikea-aikainen), jotta voit määritellä selkeästi tavoitteet. Selvitä, kuinka monta vikaa on hyväksyttävää, ja etsiä keinoja niiden korjaamiseksi pidemmällä aikavälillä. Varmista myös, että yrityksen laatutavoitteet vastaavat asiakkaiden odotuksia.
Määritä roolit ja vastuut
Suurilla organisaatioilla on yleensä oma laadunvarmistusryhmä. Pienyritykset puolestaan ulkoistavat tämän tehtävän tai määrittävät työntekijöilleen tiettyjä rooleja ja vastuita.
Jos olet käynnistys tai pieni yritys, harkitse henkilöstön kouluttamista laadunvarmistukseen. Määritä heille tiettyjä tehtäviä heidän taitojensa perusteella. Hyvä QA-tiimi pystyy havaitsemaan ja korjaamaan mahdolliset ongelmat varhaisessa vaiheessa, estämään valmistettujen tuotteiden virheitä ja vastaamaan asiakkaiden vaatimuksiin.
Johtajana sinun tehtävänäsi on luoda prosesseja ja sääntöjä, joita jokainen voi seurata, ja varmistaa, että kullekin hankkeelle asetetut vaatimukset ovat selkeät. Sinun on myös jatkuvasti kannustettava tiimiäsi, seurattava sen suorituskykyä ja annettava mielekästä palautetta. Harkitse erilaisia skenaarioita, jotka voivat esiintyä, ja määritä jokaisen osaston toteuttama menettely.
Toteuta laadunvarmistussuunnitelma
Päätä, mitä työkaluja ja resursseja tarvitaan QA-suunnitteluprosessin avulla. Varmista myös, että laadunvarmistussuunnitelma on yhtiön mittaussuunnitelman, dokumentointisuunnitelman, riskienhallintasuunnitelman ja muiden tukiprosessien mukainen. Jokaisen organisaationne pitäisi olla samalla sivulla.
QAP-asiakirjassa annetaan selkeät ohjeet QA-suunnitteluprosessin toteuttamisesta ja kuvataan, miten se sovittaa yhteen yrityksen tehtävän kanssa. Sen pitäisi olla helppo ymmärtää ja kattaa prosessin jokainen vaihe. Tarkista se muutaman kuukauden välein ja tee tarvittavat muutokset. Sisällytä erilaisia valvontakatselmuksia, kuten dokumentointia, toimitettavia arvioita, vertaisarviointeja ja paljon muuta.
Mittaa tulokset
Lopuksi arvioidaan menettelyjen edistymistä ja parannuksia ja mukautetaan laadunvarmistussuunnitelma vastaavasti. Pidä alkuperäiset tavoitteet mielessä ja määritä, onko nämä tavoitteet saavutettu. Ilmoita tulokset tiimillesi ja palkitse heidän ponnistelunsa. Päivitä QAP-asiakirja tarvittaessa uusilla ohjeilla ja käytännöillä.
Laadunvarmistussuunnitelman laatiminen on tiimin työtä. Siksi on tärkeää saada kaikki mukana. Jokainen organisaation osasto markkinoinnista ja myynnistä asiakaspalveluun vaikuttaa tässä prosessissa. Kun QA-suunnittelu on tehty oikein, se voi säästää aikaa ja rahaa, lisätä asiakkaiden luottamusta ja parantaa yrityksen suorituskykyä ja tehokkuutta.
