Debit-seteleitä ja laskuja käytetään kirjanpitoprosessissa, jotta yritykset voivat seurata myyntiä. Velkakirjat käsittelevät myyntisaamisia, mutta laskuissa käsitellään pääasiassa valmiita myyntejä, joissa rahat ovat jo muuttuneet. Olipa kyseessä veloitusilmoitus tai lasku, on tärkeää, että kaikki asiaankuuluvat tiedot sisällytetään asiakirjaan, jotta sitä voidaan käyttää kirjanpitoprosessissa tulevaisuudessa.
Debit-huomautus
Veloitusilmoitus on asiakkaalle lähetetty ilmoitus, joka ilmoittaa hänelle erääntyneestä määrästä. Yritykset voivat käyttää veloitusilmoitusta ennakkomaksuna viivästyneiden tilien lähettämiseen kokoelmiin, koska varoitus siitä, että tili on tulossa erääntyneeksi, tai muistuttaa asiakasta alennuksesta varhaisesta maksusta.
Lasku
Laskut käytetään myyntitapahtumien tallentamiseen. Esimerkiksi, jos yritys on expo tai konferenssi ja myy myyntiä, ostaja ja yritys saavat jokaisesta kopion laskusta, joten molemmat osapuolet tietävät, mitä myytiin, milloin ja kuinka paljon. Laskut sisältyvät myös asiakkaille toimitettaviin myyntikohteisiin.
erot
Veloitusilmoitus on tietoja, jotka koskevat aiempaa maksamatta olevaa tapahtumaa, kun taas laskussa kirjataan loppuun saatettu myyntitapahtuma. Debit-setelit perustuvat myyntisaamisiin, kun taas laskut käytetään myyntiä varten, jolle maksu on jo suoritettu.
Esimerkkejä käytöstä
Jos asiakkaan tili on erääntynyt, yritys voi lähettää asiakkaalle veloitusilmoituksen muistuttaakseen häntä tilin valvonnasta. Huomautuksessa on oltava ostettu tuote tai ostetut erät, ostopäivä, ostohinta, alkuperäinen maksupäivä ja mahdolliset rahoituskulut, joita voitiin soveltaa aikaisempaan tiliin. Esimerkki laskusta on, kun myynti tehdään ja asiakas pyytää eriteltyä kuittiä. Laskussa on ostettu tuote, myyntihinta, myyntipäivä ja maksutapa.
