Jotkut yritykset voivat toimia menestyksekkäästi vain käteisperusteisesti, mutta tämä malli on melko vaikea ylläpitää, kun tulet äiti-pop-vaiheeseen. Se on erityisen vaikeaa, jos myyt muille yrityksille, jotka eivät usein odota maksavansa etukäteen ostoksistaan. Sen sijaan voit luoda tuotteellesi laskun, jonka asiakas maksaa myöhemmin. Laskun ja asiakkaan maksavan laskun välisenä aikana sitä kuvataan avoimena laskuna kirjanpitotarkoituksessa.
Toimittajan laskun määritelmä
Lasku on lähinnä myyjän ja asiakkaan välinen sopimus.Myyjä sitoutuu toimittamaan tuotteen tai palvelun etukäteen ja asiakas sitoutuu maksamaan tuotteen tai palvelun laskun ehtojen mukaisesti. Näihin termeihin sisältyy tietty päivämäärä, jolloin maksu on suoritettava, ja useimmissa laskuissa on määrätty viivästyneet maksut. Jotkut myyjät tarjoavat sekä porkkana että kepin, joka tarjoaa samanlaisen alennuksen ennakkomaksusta. Joka tapauksessa myyjä laajentaa luottoa asiakkaalle ja odottaa saavansa maksua - ainakin suurimman osan ajasta - ajoissa.
Velat, saamiset
Sekä asiakkaan että myyjän on kirjattava avoimesta laskusta taseessaan. Jälleenmyyjälle se on nykyinen omaisuus. Se on rahaa, joka voidaan kohtuullisesti laskea maksamaan tulevia velkoja, kuten vuokrasopimuksia tai raaka-aineiden laskut. Asiakkaalle se on nykyinen vastuu. Se näkyy taseessasi vastakohtana nykyisillä varoilla, jotka sisältävät käteisvarat ja kassavirran sekä oman saamisesi. Kummassakin tapauksessa se pysyy siinä paikassa, kunnes lasku on suljettu.
Suljetun laskun määritelmä
Lasku on avoinna, kunnes asiakas tekee ja myyjä vastaanottaa maksun kokonaisuudessaan. Asiakkaan lopussa maksu lähetetään luottoina maksettaville tileille, mieluiten viittaamalla laskun numeroon ja mahdollisesti toimittajan tunnistamiseen. Tämä tarjoaa tarkastusreitin, jos laskussa tai sen maksussa on ongelmia. Myyjän lopussa maksu kirjataan luottotietona laskutusluetteloon, joka on merkitty laskunumerolla ja mieluiten asiakkaan tarkistusnumerolla. Kummassakin tapauksessa, kun maksu on kokonaisuudessaan sopiva laskun oikean määrän kanssa, vähennetään asianmukainen alennus tai lisätään sopiva korkomaksu - lasku voidaan nyt sulkea.
Osittaiset maksut vaikeuttavat asioita
Avoimen laskun seuranta on suhteellisen helppoa ja se voidaan vaihtaa suljetuksi, jos se poistetaan yhdellä maksulla kokonaisuudessaan. Se on hieman monimutkaisempi, jos teet tai vastaanotat osittaisia maksuja samassa laskussa tietyn ajan kuluessa. Perusprosessi, jossa kirjaudut kirjanpidolliseen kirjanpitoon, jos olet asiakas, tai myyntisaamisten pääkirja, jos olet myyjä, pysyy samana. Vaikeus on varmistaa, että maksujen kumulatiivinen kokonaismäärä on oikea, kun olet laskenut mahdolliset korot ja että ne on osoitettu oikeaan laskuun. Jotkin kolmannen osapuolen palvelut ja ohjelmistotuotteet, kuten osuvasti nimetty OpenInvoice.com, automatisoivat ja virtaviivaistavat tätä prosessia.
Laskun alennusmahdollisuus
Ei ole harvinaista, että yritykset, joilla on paljon avoimia laskuja, kokevat ohimeneviä kassavirtaongelmia odottaessaan näiden laskujen maksamista. Tällaisissa tilanteissa jotkin yritykset kääntyvät vaihtoehtoon, jota kutsutaan laskujen alennukseksi. Kolmas osapuoli maksaa rahan myyjälle maksamattomasta laskusta vastineeksi prosenttiosuudesta, kun lasku on kerätty. Vastuu maksun keräämisestä jää myyjälle. Tämä voi olla hyödyllinen työkalu tarpeellisessa ajassa, mutta se syö oman marginaalin, joten sinun kannattaa punnita huolellisesti lyhyen aikavälin tarpeesi pitkän aikavälin kannattavuutta vastaan.
