Varastojen valvontaa varten ei ole vakiotoimintamenettelyä, koska kukin yksittäinen inventaario vaihtelee koon, käytettävissä olevien erien ja hallintaresurssien mukaan. On kuitenkin olemassa yhteisiä menettelytapoja, joita yritysten omistajat käyttävät hallitsemaan liiketoimintavaraston kohteita ja rahallista arvoa. Kaikki inventaarion toimintamenetelmät auttavat hallitsemaan varaston kokonaisarvon jätteitä ja häviöitä.
FIFO
Yksi yhteinen toimintamenetelmä varastonhallinnalle on FIFO-menetelmä, joka tarkoittaa lähinnä ensimmäistä sisään- ja ulostuloa. Menettely sisältää kohteiden poistamisen luettelosta kronologisessa järjestyksessä, mikä tarkoittaa, että poistetaan ensimmäinen inventointijärjestelmään syötetty kohde. Tämä on vakio- ja yhteinen valvontamenettely varastotuotteille, joilla on vanhentumispäivämäärät, joten kohteita ei jätetä inventaarion loppumaan ja niistä tulee jätteitä.
Jatkuva menettely
Pienempien varastojen yhteinen vakiotoimintamenettely on pysyvä valvontamenettely. Menettelyssä lasketaan varastotarvikkeet päivittäin jatkuvan valvonnan varmistamiseksi. Päivittäiset laskelmat tehdään täyttämällä manuaaliset laskelmat, automatisoidut laskelmat tietokoneiden varastojärjestelmien tai viivakoodin skannausjärjestelmien kautta. Jatkuva valvontamenettely on hyödyllinen kalliisiin kohteisiin, kuten sähköisiin tai teknologisiin laitteisiin, kuten tietokoneisiin tai taulutelevisioihin.
Säännöllinen menettely
Säännöllinen toimintamenettely on vähiten aikaa vievä valvontamenettely, koska varastotiedot päivitetään vain kerran vuodessa, mikä on yhtiön kirjanpidon tai tilikauden lopussa. Liiketoiminta vertailee alkuvarastonsa lukuja tilikauden lopun lukuihin saadun kokonaishäviön tai -arvon määrittämiseksi sen sijaan, että kukin yksittäinen erä olisi määräysvallassa. Tämä valvontamenetelmä antaa yrityksen omistajalle myynnin tai tappion luvut tulevaisuuden varastosuunnitteluun.
Varastonhallintamenettelyjen merkitys
Varastojen valvontamenettelyt ovat tärkeitä, koska yhtiön inventaarion arvokkaat erät ovat osa kokonaisvaroista, mikä vaikuttaa olennaisesti yhtiön nettovarallisuuteen. Liian monien kohteiden ostaminen varastoihin voi johtaa rahan menetyksiin, jos tuotteita ei voi myydä edulliseen hintaan. Valvontamenettelyt ovat käytössä sen varmistamiseksi, että yritys ansaitsee rahaa eikä menettää rahaa varastotuotteille.
