Organisaatiot luovat kyselylomakkeita tiedon keräämiseksi, joka lisää tehokkuutta ja kannattavuutta. Ne luodaan määrittämällä ensin painopiste ja luomalla sen ympärillä olevat kysymykset. Kyselylomakkeet annetaan asiakkaille, työntekijöille tai mahdollisille markkinasegmenteille. Nämä ihmiset täyttävät ne, palauttavat ne ja vastaavat vastaukset. Organisaatiot tekevät päätöksiä yhtiön tulevaisuudesta kyselylomakkeen tulosten perusteella.
Valitse kyselylomake. Määritä kyselylomakkeen tärkeimmät tavoitteet, tietyntyyppiset tiedot, joita haluat kerätä, ja keskittyä luomaan kysymyksiä näillä alueilla.
Selvitä, kenelle kysely jaetaan. Kyselyyn valituilla henkilöillä tulisi olla etuja tai huolenaiheita, jotka liittyvät kyselyn painopisteeseen. Jos esimerkiksi keskitytään selvittämään asiakkaan tarpeet tai tyytyväisyystiedot, se annetaan nykyisille asiakkaille.
Aloita kysely tärkeillä yksityiskohdilla. Lisää kyselylomakkeen päämäärä kyselylomakkeen yläreunaan sekä odotettavissa oleva aika, joka kuluu kaikkien kysymysten täyttämiseen.
Kehitä kysymyksiä. Valitse kysymykset, jotka liittyvät suoraan keskittymään. Aseta kysymykset loogiseen järjestykseen. Kysymykset voivat olla monivalintaisia tai niissä voi olla luokitusasteikoita. Luokitteluasteikko pyytää asiakasta arvioimaan tuotteita tai palveluita valitsemalla vastauksen esimerkiksi 1 ja 5 välillä, jossa “1” tarkoittaa voimakkaasti eri mieltä ja ”5” tarkoittaa vahvasti samaa mieltä. Tee kysymykset selkeiksi, helposti ymmärrettäviksi ja helposti vastattaviksi. Näiden kyselymuotojen käyttö helpottaa vastausten laatimisprosessia.
Jätä kommentti riville. Kaikkien kysymysten alapuolella jätä rivi, jonka avulla vastaajat voivat kommentoida millä tavalla he haluaisivat. Se antaa niille mahdollisuuden esittää huomautuksensa tai huolensa siitä, mitä ei ole mainittu kyselylomakkeessa.
Kiitos vastaajille. Kyselylomakkeen lopussa kiittäkää osallistujille kyselylomakkeen täyttämisestä ja tarjoamalla ohjeita ja määräaikoja lomakkeen palauttamiseksi.
Jaa lomakkeet. Määritä, miten lomakkeet jaetaan, ja käsittele sen mukaisesti. Kun kaikki lomakkeet on annettu, vain osa niistä palaa yleensä. Määräajan päättymisen jälkeen vastaa tuloksia.
