Korvausavustuksella rahoitetaan avustuksen saajia sen jälkeen, kun kulut on syntynyt. Tuensaajan on noudatettava tiettyä menettelyä hankkikustannusten korvaamiseksi. Korvaukset maksetaan aikataulun mukaisesti sen jälkeen, kun organisaatio on toimittanut riittävät asiakirjat kulujen tarkistamiseksi.
Projektin käynnistäminen
Kun olet saanut ilmoituksen, että olet valinnut saamaan apurahan, voit aloittaa projektitoimintasi. Koska sinulle on myönnetty korvaus, oletetaan, että sinulla on valmiudet rahoittaa nämä toimet etukäteen. Organisaation olisi pitänyt osoittaa vakaa taloudellinen historia näiden toimien toteuttamiseen riippumatta siitä, maksavatko apurahat henkilöstön palkkaamista tai tarjoavat palveluja tietylle väestölle. Useimmilla apurahan saajilla on oltava vähintään kolmen vuoden kokemus, jotta he voivat hakea apurahaa näistä syistä.
Kustannusten dokumentointi
Jos haluat saada korvauksen, useimmat myöntävät elimet vaativat dokumentoimaan kulut. Luotettavat asiakirjat sisältävät kuitit, laskut tai luottokorttitiedotteet. Vaikka kaikki asiakirjat toimitettaisiin, kaikkia kuluja ei voida korvata. Liittovaltion hallitus on antanut ohjeita sallituista kustannuksista, joita avustusrahoitus voi korvata hallinto- ja budjettikierrosten kautta. Jos olet saanut liittovaltion avustuksen, sinun on noudatettava organisaatiotyyppisi OMB Circularia. Voittoa tavoittelemattomille yhteisöille, korkea-asteen oppilaitoksille sekä valtio- tai paikallisviranomaisille on olemassa erillinen OMB-kierros.
Rahastojen laskeminen
Liittovaltion virastot vaativat pankkitilin luomista apurahojen käyttämiseksi. Myöntävä organisaatio antaa ohjeita siitä, kuinka usein rahoitusta voidaan käyttää. Apuraha voidaan yleensä laskea kuukausittain tai neljännesvuosittain, kunnes kaikki rahoitus on käytetty loppuun. Sinun on esitettävä kustannukset, jotka aiheutuvat varojen käytöstä kyseiselle raportointikaudelle. Kun varat siirretään tilillesi, voit hyvittää rahaa takaisin organisaatiollesi. Kunkin raportointikauden aikana organisaation on esitettävä menot jäljellä olevan rahoituksen saamiseksi.
Raportointivaatimukset
Avustusjakson päätyttyä organisaation on pidettävä kirjaa kaikista avustuksesta aiheutuvista kuluista tietyn ajan kuluessa, kun kaikki rahoitus on kulunut loppuun. Liittovaltion apurahojen osalta organisaation on noudatettava sisäisen tulojen ja tarkastajien yleisiä tarkastuksia. Menot, joita ei ylläpidetä asiakirja-aineistossa, on ehkä maksettava takaisin myöntävälle viranomaiselle. Organisaation on myös pidettävä kirjaa avustuksen rahoittaman hankkeen tuloksista ja tuloksista.
