Manuaalinen kirjanpito sisältää paperirekisterien ja -lehtien käytön rahoitustapahtumien kirjaamiseen. Nämä työkalut ovat menneen aikakauden. Kirjanpitäjät, jotka usein käyttävät vihreitä visiirejä ja mustia käsivarsinauhat, käyttävät manuaalista kirjanpitoa pitääkseen yrityksilleen taloudellisen tuloksen. Yritykset voivat nykyisin käyttää joissakin prosesseissa manuaalista kirjanpitoa. Haitat voivat kuitenkin heikentää manuaalista kirjanpitotoimintaa.
Aikaavievä
Kirjanpitoprosessit, joissa käytetään paperiraporttia ja kirjaimia tai vastaavia työkaluja, vaativat paljon aikaa tehtävien suorittamiseen. Tilintarkastajien on löydettävä järjestelmään tilejä ja aikakauslehtiä ennen tallentamista. Tilin saldojen tarkistaminen ja tietojen tarkistaminen on myös vaikeaa. Kirjanpitäjät voivat myös joutua kivittämään useita asiakirjoja, jotta he voivat etsiä johtajien pyytämiä tietoja. Tämän tiedon kopioiminen voi myös olla vaikeaa.
Virheiden mukaan
Virheet voivat olla melko yleisiä manuaalisissa laskentaprosesseissa. Yleiset virheet ovat tietojen syöttäminen virheellisiin tileihin, lukujen siirtäminen tai tietojen tallentaminen taaksepäin. Vaikka nämä virheet ovat myös nykyaikaisissa kirjanpitojärjestelmissä, manuaalisilla järjestelmillä ei ole sisäisiä tarkastuksia ja saldoja. Tilintarkastajat, jotka tutkivat virheitä, viettävät usein useita tunteja kirjojen löytämiseksi ja korjaamiseksi. Useat kirjanpitäjät, jotka työskentelevät useissa manuaalisissa kirjanpidon kirjoissa, voivat pahentaa näitä ongelmia.
Turvallisuuden puute
Turvallisuuden puute on toinen yhteinen haitta manuaaliseen kirjanpitoon. Yritykset eivät ehkä pysty estämään työntekijöitä tarkistamasta arkaluonteisia tietoja paperirekisterissä ja -lehdissä. Tietokoneeseen kopioidut ja tallennetut tiedostot voivat myös olla vähemmän turvallisia. Tämä voi antaa työntekijöille mahdollisuuden väärinkäyttää taloudellisia tietoja petosten tai väärinkäytösten kautta. Tyytymättömät työntekijät voivat myös vahingoittaa korjaamattomasti tietoja ja tuhota tärkeitä taloudellisia tietoja.
Käytettävissä on vain vähän kopioita
Suuret organisaatiot pitävät usein manuaalista kirjanpitoa vaikeana useiden pääkirjojen ja lehtien puuttumisen vuoksi. Useimmilla yrityksillä on yksi päiväkirja ostoveloista, myyntisaamisista, palkkasummasta, käyttöomaisuudesta ja niin edelleen. Tämä tarkoittaa, että vain yksi kirjanpitäjä voi työskennellä lehdessä milloin tahansa. Näiden päälliköiden erottaminen alihankkijoiksi voi johtaa vähemmän turvallisuuteen ja mahdollisuuksiin kertoa tietoja kirjanpitojärjestelmässä.
