Keskusteluasiakirjoissa luetellaan keskeiset tosiasiat ja ajatukset tietystä aiheesta tai tapahtumasta. Käytettävissä laajalti julkisissa suhteissa ja viestinnässä puhupisteiden paperit auttavat niitä, jotka ovat vastuussa yleisölle puhumisesta, antamaan selkeää, tarkkaa ja johdonmukaista tietoa. Talking -papereita käytetään sekä yleisön tiedottamiseen että reagoimaan julkisiin tiedusteluihin kriisien aikana. Organisaatio voi "puhua yhdellä äänellä" jaetun puhepistepaperin avulla lisätä viestintäohjelmansa tehokkuutta.
Talking Points -paperin kirjoittaminen
Ennen kuin aloitat puhuvan pistepaperin työn, sinun on oltava varma, että sinulla on tarkkoja tietoja. Etsi ne, jotka ovat eniten mukana. Esimerkiksi, jos sinun on luotava keskustelupisteet budjettiongelmasta, puhu suoraan ylimmän johdon kanssa talousarvion valvonnasta. Älä luota suuhun. Kysy lähdekoodisi yksityiskohtaisista kysymyksistä ja pyydä, että hän yrittää olla "spin" tai sugercoat yksityiskohtia. Varmista, että otat yksityiskohtaiset muistiinpanot.
Puhuepistepaperisi koostuu sarjasta luetelmakohtia, joista jokaisella on yksi tai useampia lauseita sen jälkeen. Johdantoa tai muuta tekstiä ei tarvita. Otsikko: "Tiedot yleisölle". Älä merkitse puhepisteiden paperia "luottamukselliseksi". Et yritä piilottaa mitään, ja puheaikapaperin tiedot ovat yleisölle.
Aloita tosiseikoilla: kuka, mitä, missä ja milloin. Laita itsesi henkilön kenkiin, joilla ei ole tietoa yrityksestäsi tai organisaatiostasi, sen historiasta tai viimeaikaisesta toiminnasta. Ensimmäisessä luetelmakohdassa olisi yksinkertaisesti mainittava tilanteen tosiasiat. Esimerkiksi: "Yritys X leikkaa 1. heinäkuuta 30 prosenttia kotimaan työvoimastaan Oregonin ja Idahon tehtailla." Tämä perustieto annetaan keskustelupisteissä, jotta ne, jotka toimittavat tietoja, eivät vahingossa tee tosiasiallista virhettä, mikä johtaa sekaannukseen.
Seuraavien muutamien luotien pitäisi antaa yksityiskohtaisempia tietoja prosessista tai toiminnasta. Jos puhupisteiden paperi vastaa negatiiviseen tapahtumaan, jaa positiivisia tietoja, mutta älä yritä aliarvioida negatiivisia tapahtumia. Media ja yleisö haluavat tietoja yksityiskohdista. Esimerkiksi: "Mikä on prosessi ilmoittaakseen työntekijöille, kun heidät irtisanotaan? Onko olemassa eroraha tai uudelleenkoulutus?" Yritä ennakoida näitä kysymyksiä ja saada vastauksia valmiiksi. Muista, että sanomaa, jonka valitset jokaisesta näistä kohdista, käyttävät uutisia uudelleen.
Puhupisteiden paperin viimeisissä kohdissa olisi keskityttävä keskeiseen viestiin, jonka haluat puhujan lähteä. Tämä voi olla keskeinen tosiasia, suunnitelma tai visio. Esimerkiksi: "Me olemme surullisia ongelmista, joita tunnemme perheiden kohdalla tämän päätöksen seurauksena, mutta jotka toivovat talouden elpymistä, jotka ovat lyhytaikaisia leikkauksia." Älä missään tapauksessa ota puhepisteisiin paperipisteitä, joita et halua tiedottajanne. Puhupisteet eivät ole yksityisiä asiakirjoja, ja media voi lukea niitä.
Kun olet täyttänyt puhepistepaperin, tapaa asianosaisia ja organisaation johtajia tarkistettavaksi. Sisällytä kaikki palautteet ja luo jakeluluettelo, joka sisältää ne, jotka todennäköisesti pyydetään puhumaan tai jakamaan tietoja yleisön kanssa. Tähän voi sisältyä mukana oleva johtaja tai johtaja, tiedottaja, muut organisaation viestinnässä mukana olevat henkilöt ja henkilöstö, jolla on rooleja, joihin yleisö osallistuu.
vinkkejä
-
Ole rehellinen ja selkeä. Pidä pisteesi lyhyinä. Vähemmän pisteitä on parempi. Kaiuttimet voivat muistaa vain muutaman pisteen kerrallaan.
Varoitus
Älä koskaan laita tietoja keskustelupisteisiin, joita et halua julkistaa. Älä liioittele positiivista.
