Varautumissuunnitelma on ehdotettu muutos yhtiön strategisessa suunnassa vastauksena odottamattomiin tapahtumiin, jotka aiheuttavat taloudellisten tulosten huomattavan vaihtelevan odotetusta tai ennustetusta. Yritysten omistajat valmistelevat valmiussuunnitelmia, koska he tunnistavat, että tulevaisuutta on vaikea ennustaa tarkasti. Epävarmuuden selvittäminen on osa jokaisen yrityksen omistajan työnkuvausta.
Miksi varautumissuunnitelmia tarvitaan
Suunnittelun aikana yritykset tekevät vaikeita päätöksiä siitä, miten resurssit jaetaan, kuten pääoma, henkilöstö ja tuotantokapasiteetti. Nämä päätökset perustuvat oletuksiin liiketoimintaympäristöstä, johon yritys joutuu kohtaamaan ensi vuonna ja sen jälkeen. Monta kertaa tämä ympäristö muuttuu suunnitelmien toteuttamisen jälkeen. Kilpailijat ottavat käyttöön oman strategiansa saadakseen suuremman markkinaosuuden. Yleinen talous voi kääntyä ylös tai alas - joskus yhtäkkiä ja varoituksella. Yhtiön strateginen suunnitelma loppuu synkronoinnista ympäristön kanssa, ja muutokset on tehtävä.
Kun valmiussuunnittelu on valmis
Monet yritykset valmistelevat varautumissuunnitelmia vuosittaisen suunnittelun aikana, kun ne asettavat strategisen suunnan tulevalle vuodelle ja pitkällä aikavälillä. Mutta jotkut johtajat pyrkivät sisällyttämään valmiussuunnittelun päätöksentekoonsa koko vuoden ajan ja tunnustavat sen olevan hyödyllinen työkalu sekä suurten että pienten asioiden käsittelyyn. Pienempi kysymys olisi kilpailija, joka vakuuttaa avainhenkilön jättää yrityksen työskentelemään hänen hyväkseen. Jos yrityksen omistaja on jo saanut koulutuksen tai ainakin valinnut, muutos aiheuttaisi mahdollisimman vähän häiriöitä osaston toiminnassa.
Luova prosessi
Varautumissuunnittelu vaatii luovaa strategista ajattelua - kykenee kuvittelemaan, mitä tapahtumia voisi tapahtua, jotta yritys poistuisi suunnitellusta rahoituskurssistaan. Varautumissuunnittelua kutsutaan myös "mitä-jos" -skenaarioiden kehittämiseksi. Kokousten aikana esimiehet kysyvät, miten yritys reagoisi, jos tietty tapahtuma tapahtuisi. Näiden kokousten on oltava avoimia ja vapaita, jotta kaikki ajatukset voidaan ilmaista ilman kritiikkiä.
Ei aina negatiivista
Varautumissuunnittelua ei pidä pitää sellaisena, että se on tarkoitettu yksinomaan negatiivisten tapahtumien käsittelemiseen. Se on myös työkalu, jonka avulla voit suunnitella tulevia mahdollisuuksia hyödyntää vuoden aikana mahdollisesti syntyviä mahdollisuuksia. Esimerkkinä voisi olla pääomalähteiden käyttöönotto, jota voidaan käyttää sellaisen kilpailijan hankkimiseen, jonka omistajat ilmoittavat odottamatta haluavansa myydä.
hyötyjä
Varautumissuunnittelu terävöittää johtajien strategista ajattelua. He tuntevat entistä paremmin muuttuvan liiketoimintaympäristön, jossa yritys toimii ja miten se voi vaikuttaa yrityksen menestykseen. Varautumissuunnitelmien toteuttaminen mahdollistaa nopeamman reaktion odottamattomiin tapahtumiin ja voi vähentää tuloja ja voittoja. Vähittäiskauppa voisi löytää sen liiketoiminnan katkenneen kadun korjauksen, joka tekee asiakkaille vaikeaksi pysäköidä ja tulla etuosan sisäänkäynnin kautta. Myymälässä pitäisi olla varautumissuunnitelma, jolla voidaan järjestää nopeasti takaisin sisäänkäynti, jotta asiakkaat voivat tulla näin, mukaan lukien opasteet varoittaa asiakkaita muutoksista.
