Liiketoiminnan kokoukset edellyttävät aikataulua, organisaatiota, johtamista, kirjanpitoa ja seurantaa. Miten hanke etenee riippuen päätöksenteosta ja toiminnasta, joka tulee kokouksen mahdollisen yhteistyön avulla.
Tarvittavat kohteet
-
esityslista
-
Kokoushuone
Luo kokouksen esityslista. Esityslistalla on kaikki asiat, jotka edellyttävät keskustelua sellaisten päätösten tekemisestä, jotka ovat tarpeen hankkeen tai tavoitteiden edistämiseksi. Luettele kaikki tunnetut ongelmat ytimekkäästi ääriviivojen avulla. Kun olet laatinut esityslistan, tiedät ongelmat ja tiedät sitten, kenen on osallistuttava kokoukseen.
Lähetä joukkoviestejä tai soita puheluita kaikille henkilöille, jotka tarvitsevat osallistua kokoukseen ja pyytävät niiden saatavuutta päivämäärinä ja kellonaikoina yhden viikon ajan, jos sinulla on useita osallistujia. Tämä yksin voi olla pelottava haaste kiireille aikatauluille. Kun sinulla on kaikkien saatavuus, viittaat käytettävissä olevan päivämäärän ja ajan aikatauluihin. Suunnittele riittävästi aikaa kokouksen pitämiseen ja lähetä ilmoitus kaikille osallistujille kokouksen päivämäärästä, aloitusajasta, päättymisajasta ja sijainnista sekä kopio esityslistasta.
Kokousta valmisteltaessa on kopioita esityslistasta, joka jaetaan kaikille osallistujille yhdessä asiakirjojen kanssa, joista keskustellaan. Näyttötaulujen ja tehopisteen esitysten tulee olla valmiina näytettäväksi maalaustelineillä ja tarvittavilla projektoreilla, kannettavilla tietokoneilla ja näytöillä. Kokouksen järjestäjän tulisi myös olla valmis johtamaan kokousta ja tietueen pitäjän tulisi osallistua kokoukseen muistiinpanojen tekemiseksi.
Kokouksen järjestäjän / johtajan on pidettävä keskustelua radalla. Keskustelu johtaa väistämättä tangentiaaliin ja aiheen ulkopuoliseen keskusteluun, joten johtajan on varmistettava, että keskustelu palaa lopulta esityslistalle. Johtajan on myös seurattava aikaa ja pidettävä keskustelua, jotta se osuu kaikkiin esityslistan kohtiin. Johtajan on esitettävä lyhyt kuvaus esityslistan aiheista keskustelun aloittamiseksi ja myös esitettävä kysymyksiä tai pyydettävä osallistujilta tietoja tarvittavien tietojen saamiseksi. Johtajan tulee tehdä jokainen toimenpide erän suorittamisesta vastaavan henkilön ja arvioidun valmistumisaikataulun kanssa.
Kun kaikki esityslistan kohdat on saatu päätökseen, ryhmän tulisi tarvittaessa järjestää seurantakokous tai suunnitella säännöllisesti kokouksia sovittuun päivään ja aikaan.
Tietueen haltijan tulee laatia muistiinpanonsa pöytäkirjaan, joka on järjestetty ääriviivamuodossa. Pöytäkirja olisi sitten lähetettävä kokouksen osanottajille huomautusten, korjausten tai muutosten hakemiseksi. Lopullinen kokouspöytäkirja olisi sitten jaettava osallistujille ja sitä olisi käytettävä seurantatoimiin ja tarvittaessa seuraavan kokouksen esityslistalle.
