Yrityskokouksen järjestäminen japanilaisille on samanlainen kuin mikä tahansa muu liiketapaaminen: viittaa osallistujiin heidän viimeisillä (perheen) nimillä (ja jos puhut japanilaisilla, noudata sukunimeä kunnia-sanalla); ilmoittaa osallistujille etukäteen hyvissä ajoin; tarjota kahvia, teetä tai vettä; aloittaa ajoissa; älä keskeytä ihmisiä, kun he puhuvat; pysy aiheessa; välttää huumorin käyttöä; ja olla valmiita suoraan henkilökohtaisiin kysymyksiin.
Valmistautuminen
Ilmoita kaikille osallistujille aloitusajasta mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja varmista, että jokainen - japanilainen ja ei-japanilainen - ymmärtää, että kokous alkaa tällä hetkellä. Japanilainen kulttuuri kiinnittää suurta huomiota toisten huomioimiseen, ja täsmällisyys on merkki kunnioituksesta.
Valitse rauhallinen sijainti, jos mahdollista. Monet japanilaiset puhuvat englantia tai ovat opiskelleet englantia, mutta taustaäänet voivat vaikeuttaa keskustelujen seurantaa. Tapaaminen rauhallisella paikalla takaa mukavan kuunteluympäristön.
Tarjoa erilaisia juomia. Toisin kuin yleiset stereotyypit, kaikki japanilaiset eivät juo japanilaista teetä, etenkään ei-japanilaisille. On parasta, jos mahdollista, antaa osallistujille mahdollisuus valita kahvia, teetä, japanilaista teetä ja vettä.
Varmista, että ihmisille on tarjolla runsaasti pöytätilaa paperien ja tarvittaessa sähköisen sanakirjan esittämiseen. Jälleen monet japanilaiset puhuvat englantia, mutta he saattavat haluta aika ajoin tarkistaa kokouksen aikana käytettyjen epäselvien tai tuntemattomien sanojen merkityksen.
Anna aikaa ennen kokouksen alkua, että ihmiset vaihtavat käyntikortteja ja esittävät itsensä epävirallisesti. Käyntikorttien vaihto on merkittävä ja pakollinen toimenpide japanilaisille henkilöille.
Kokouksen aloittaminen
Merkitse, että kokous alkaa, jolloin ihmiset voivat järjestää itsensä ja valmistautua.
Esittele osallistujia. Jos pidät kokousta japanilaisena, käytä japanilaista esittelytyyliä: organisaatio ensin, sukunimi toinen ja sen jälkeen "-san". viimeinen nimi. Voit halutessasi antaa osallistujien esitellä itsensä; tämä on täysin hyväksyttävää, ja jos englanti, japanilainen henkilö voi nauttia haasteesta näyttää englanninkielinen kykynsä ryhmän eteen.
Korjaa kokouksen tarkoitus ja tavoitteet. Tämä olisi pitänyt ilmoittaa etukäteen, mutta se auttaa ihmisiä, jos heitä muistutetaan. Aiheen säilyttäminen on merkki Japanissa.
Kokouksen toteuttaminen
Älä keskeytä henkilöitä puhuessaan. Anna puhujille aikaa tehdä kohta. Japanissa ihmiset pyrkivät selittämään pisteitä antamalla ensin syyt ja sitten toteamalla pisteen, kun taas länsimaisen kulttuurin ihmiset ilmoittavat asiasta ensin ja sitten antavat syyt. Tämä erilainen viestintätyyli voi olla länsimaalaisten kärsimättömyyden lähde, ja sitä voidaan parhaiten käsitellä keskeyttämättä.
Pysy aiheella. Pidä kaikki sivut tai anekdootit loppuun tai kokoukseen.
Vältä huumorin käyttöä. Vaikka japanilainen kulttuuri muuttuu ja huumori on melko yleistä Japanissa, on silti parasta välttää huumoria yrityskokouksissa. Huumori voi olla merkki amerikkalaisten ystävyydestä, mutta japanilaisille liikemiehille se voi olla merkki kypsymättömyydestä, ja se uhkaa myös rikkoa kieltä tai kulttuuria.
Ole valmis suoriin kysymyksiin. Ulkomaiset käännökset-sivusto varoittaa lukijoita siitä, että japanilaiset ovat usein suoria kysymyksiinsä tutustuessaan uusiin ihmisiin (katso viite 1). Kysymyksiä, kuten "Kuinka paljon rahaa teet?" "Oletko sinkku?" tai "Kuinka vanha olet?" voi esiintyä. Jos et ole mukava vastata näihin kysymyksiin, etsi kohtelias tapa kääntää kysymys ja älä näytä rikkomusta.
