Yleensä julkisessa sektorissa käytettävät tiedotustiedot ovat lyhyitä asiakirjoja, jotka sisältävät yhteenvedon tietystä asiasta ja ehdotetun toimintamallin kanssa. Liiketoimintaympäristössä johtaja avustaja voi käyttää tiedotustilaisuutta tiedottaakseen toimitusjohtajalle kysymyksestä, josta keskustellaan esimerkiksi seuraavassa hallituksen kokouksessa. Tällöin toimitusjohtaja voi haluta tietää asian taustan ja kontekstin sekä mahdolliset seuraavat vaiheet, jotta hän voi keskustella erityispiirteistä hallituksen jäsenten kanssa. Jos haluat kirjoittaa tiedotustiedoston jollekin yrityksesi yritykselle, muista pitää se tarkka ja tiivis.
Pöytäkirjan muoto
Kuten nimestä käy ilmi, tiedotusasiakirjojen on tarkoitus olla lyhyitä. Yleensä sinun on säilytettävä paperisi alle kaksi sivua, joten se on helppo lukea ja ottaa vastaan. Tiedotustilaisuuden tarkoituksena on tiedottaa vastaanottajalle monimutkaisesta kysymyksestä, tarjota asiayhteys korkealla tasolla ja sisältää suosituksia seuraavaksi. Tämä auttaa häntä tuntemaan kohokohdat, jotta se voi tehdä tarvittavat päätökset tai suorittaa tarvittavat tehtävät. Tiedotteet on kirjoitettu selkeällä ja yksinkertaisella kielellä, ja ne sisältävät usein luodinpisteitä tiheiden kappaleiden sijasta, jotta ne ovat helposti skannattavissa.
Tiedotustiedoston alku
Lisää sen nimen nimi, jolle olet kirjoittanut tiedotusdokumentin, nykyisen päivämäärän ja tiedotustilaisuuden aiheen yläreunassa. Monet tiedotustilaisuudet alkavat kohdalla ”Tarkoitus”, jonka avulla tunnistetaan muistion syy. Tämä auttaa varoittamaan lukijaa siitä, miksi nämä tiedot ovat heille tärkeitä.
Tämän asiakirjan tarkoituksena on tiedottaa presidentille Saint Louis -toimistomme poliisitapahtumaan liittyvistä yksityiskohdista 3. syyskuuta. Koska tapahtumasta on tullut kansallisia uutisia, presidentti voi saada kysymyksiä tiedotusvälineiden jäseniltä.
Vaihtoehtoisesti jotkin tiedotustilaisuudet alkavat ”Issues” -osassa, jossa voit sisällyttää kaikki ratkaistavat ongelmat.
Briefing Paperin pääkeskus
Ohjeen sisältävän paperin sisällön tulisi sisältää jakso ”Keskeiset näkökohdat”, jossa voit ottaa huomioon asian kontekstin tai taustan sekä kaikki asiaankuuluvat tiedot, jotka lukijan tulisi tietää.
Harkittavaa asiaa: Rikoksentekijä ei ole eikä ole koskaan ollut tämän yrityksen työntekijä. Hän toimi yksin, ilman apua kenellekään laitoksessamme. Vaikka työntekijät avasivat turvalliset ovet, he tekivät niin vakavalla tavalla ja turvallisuusmenettelyjen mukaisesti. Saint Louisin poliisilaitos koristaa kolme työntekijää heidän rohkeudestaan auttaa alistamaan tekijää.
Seuraavaksi kerro ehdotettu toimintatapa ”Seuraavat vaiheet” -osiossa. Täällä voit sisällyttää mahdollisia tuloksia ja skenaarioita käytettävissä olevien ratkaisujen perusteella.
Apua vastauksen antamisessa
Joissakin tiedotustilaisuuksissa on myös "Puhuminen Huomautuksia." Tässä voit sisällyttää erityisiä kohtia, joita lukijan tulisi käsitellä, jos he puhuvat tai pitävät kokouksen, joka liittyy käsiteltävänä olevaan aiheeseen. Sen sijaan, että kirjoittaisit puheen, jota heidän pitäisi lukea, on parempi sisällyttää lyhyitä luettelomerkkejä aiheisiin, joita heidän pitäisi mainita. Tämä auttaa heitä selittämään asiaa omilla sanoillaan.
Laajenna tiedotustiedostosi lopussa yhteystietosi, jotta lukija pääsee helposti sinuun, jos heillä on kysyttävää.
