Useimmat yritykset valmistelevat vuosittaisen talousarvion, jota kutsutaan yleisesti myös vuosisuunnitelmaksi. Ylin johto, erityisesti toimitusjohtaja, on vastuussa lopullisen talousarvion hyväksymisestä. Hyväksymisprosessi voi joskus kestää kauemmin kuin itse talousarvion valmistelu, koska menojen priorisoinnista on tehtävä vaikeita päätöksiä. Näiden päätösten tekeminen edellyttää johdon tiukkaa keskustelua.
Talousarvion konsolidointi
Yrityksissä, joilla on tarpeeksi suuria osastoja tai osastoja, näiden toiminnallisten yksiköiden johtajat ovat vastuussa omien budjettiensa valmistelusta, jonka ne toimittavat rahoitusosastolle. Rahoitushenkilöstö konsolidoi osastojen talousarviot koko yrityksen talousarvion luomiseksi. Budjetointiprosessi alkaa usein ylimmän johdon antamasta ohjeistusta toimialojen johtajille, kuten oletuksille siitä, mitä taloudellinen ympäristö tulee olemaan tulevana vuonna. Onko johtajan talousarvio hyväksytty vai ei, on usein se, miten tarkasti hän noudattaa annettuja ohjeita. Jos ylimmän johdon on pyrittävä pitämään kustannukset alhaalla, johtaja, joka ehdottaa 20 prosentin menojen kasvua osastolleen, joutuu todennäköisesti tarkistamaan budjettiaan.
Tarkastelu Finance Staffilta
Rahoitusosasto tekee osaston talousarvioiden ensimmäiset arviot. He analysoivat ehdotettuja menoja tai tuloja tuottavien osastojen osalta tuloennusteen laatimisessa käytettyjä oletuksia. He etsivät merkittäviä eroja viime vuoden talousarviosta. Niiden tavoitteena on varmistaa, että kukin talousarvio on kohtuullinen ja saavutettavissa. He haluavat myös tunnistaa mahdolliset budjettileikkaukset, jos ylimmän johdon päätetään, että yhtiön ehdotetut menot ovat liian suuria.
Arvostele Top Management
Ylin johto tarkastelee konsolidoitua talousarviota ja päättää, ovatko tulo- ja tulosennusteet linjassa tulevien vuosien tavoitteiden kanssa. Jos ennustettu voitto on alle odotetun tuloksen, yrityksen on joko määriteltävä tapoja saada lisää tuloja tai tehdä menojen leikkauksia parempaan tulokseen. Rahoitusosaston antama analyysi on erittäin hyödyllistä auttaa heitä tunnistamaan alueet, jotka tarvitsevat lisäselvityksiä toimialojen johtajilta - tai kustannukset, jotka vain näyttävät liian suurilta ja jotka voidaan leikata.
Keskustelu Division Managerien kanssa
Ylin johto tapaa jokaisen divisioonan johtajan, toisinaan rahoitushenkilöstön kanssa, jotta hän ymmärtäisi paremmin johtajan esittämät budjettipyynnöt. Divisioonan johtajan on valmistauduttava puolustamaan pyyntöjään. Ylimmän johdon on punnittava suurten budjettileikkausten seurauksia. Markkinointimenojen leikkauksella voi olla haitallinen vaikutus tuleviin tuloihin. Ylimmän johdon tehtävänä on varmistaa, että jokaisella osastolla on tarvittavat resurssit toimiakseen tehokkaasti pitäen kokonaiskustannukset riittävän alhaisina, jotta yritys voi säilyttää kannattavuutensa.
Kovien päätösten tekeminen
Osastonpäällikkö ei ehkä ole tyytyväinen lopulliseen talousarvioonsa, jos hän näkee ylimmän johdon merkittäviä leikkauksia. Mutta toivottavasti ylin johto ilmoitti näiden vaikeiden päätösten syyt. Kun talousarvion hyväksymisprosessi saatetaan päätökseen, jokaisen johtajan pitäisi tuntea oikeudenmukaisesti. Ihannetapauksessa hän katsoo, että hänellä on runsaasti resursseja osastojen tavoitteiden saavuttamiseksi, ja siksi se on valmis antamaan enimmäispanoksen tulevana vuonna.
