Sähköposti on olennainen osa monia työpaikkoja ja yrityksiä. Liiketoiminnan sähköpostiviestit tekevät vaikutelman lähes yhtä tärkeänä kuin kasvotietoliikenne, ja ne voivat kestää kauemmin. Yritysten sähköpostien tulisi aina heijastaa ammattitaitoa ja niillä on oltava liiketoiminnallinen tarkoitus. On helppo kohdata huonoja sähköpostitottumuksia, joten jatkuvaa tietoisuutta ja valppautta sähköpostiviestien suhteen on välttämätöntä ja elintärkeää ammattimaiselle yrityskuvalle.
Aihe-kenttä
Aihealue on yhtä tärkeä kuin sähköpostin runko. Se on ammatillinen otsikko sähköpostiviestiin ja tarvitsee sanoja, jotka heijastavat sitä. Käytä aiheen kielioppia ilman kirjoitusvirheitä ja käytä sopivia isoja ja pieniä kirjaimia. Välitä sähköpostisi tarkoitus lyhyellä, lyhyellä ilmaisulla. ”Tietoja Winfield-projektista”, “Ajan ja osanotto-ohjelmistokysymykset” ovat esimerkkejä sähköpostiviestien liiketoiminnallisista aihepiiristä. Älä koskaan käytä slangia, epämiellyttävää kieltä tai jopa satunnaisia lauseita, kuten "Hei", "Miten se menee?" Tai "Kysymys".
Tervehdys ja allekirjoitukset
Käytä ammatillisia tervehdyksiä ja allekirjoituksia pitääkseen sähköisen viestinnänne ammatillisen yrityskuvan mukaisesti, jonka haluat välittää sähköpostitse. Vaikka lähetät sähköpostia pitkään, tuttuun yrityskontaktiin, jonka kanssa sinulla on usein kirjeenvaihtoa, pidä tervehdykset ja allekirjoitukset ammattimaisesti ja kohteliaasti. Uusia ja tuntemattomia kontakteja varten käytä tervehdystä ja kirjautumista varten "Dear Mr. Smith" ja "Regards". Tunnetuimpia kontakteja varten "Dear Amy" ja "I appreciate it!" Ovat epävirallisia mutta silti ammattitaitoisia.
Muotoilu, liitetiedostot ja allekirjoitustiedostot
Yritysten sähköpostin muotoilu on tarpeetonta, ja se saattaa aiheuttaa sähköpostin sieppaamisen roskapostisuodattimiin. Käytä lisälaitteita huolellisesti ja vain, jos vastaanottajalla on etukäteen tietoa ja hyväksyntä, erityisesti suuret liitteet. Allekirjoitustiedostojen tulisi olla mahdollisimman lyhyitä.
Kieli ja ääni
Sähköpostiviestien kielen ja sävyjen tulisi olla yhtä ammattitaitoisia kuin muut kirjalliset viestit. Käytä kohteliaisuutta, hyvää kielioppia, oikeinkirjoitusta, sanastoa ja välimerkkejä. Käytä yhteistä liike-kieltä, ei slangia, sotkua tai rentoja lauseita. On tärkeää käyttää harkittua ja ystävällistä sävyä sähköpostissa. Älä kirjoita sähköpostia, kun olet vihainen, järkyttynyt tai turhautunut. Se palaa sävyssä, vaikka se olisi tahaton. Ota niin paljon huolta sähköpostin sanamuodosta kuin puhelinkeskusteluista ja kasvotusten keskusteluista liikekumppaneiden kanssa.
Sähköposti ei toimi
Älä kirjoita kolmea kohtaa, kun pari virkettä riittää. Älä käytä sähköpostiviestejä vihaan tai ärsytykseen tai ketään kurinalaisuuteen. Älä lähetä sähköposteja kiireellä - ota aikaa uudelleen, tarkista ja tarkista vastaanottajan osoite ennen lähettämistä. Älä käytä väärin hiili-kopiota ja sokeita kopioita sähköposteihin. Älä käytä sähköpostitse töissä töitä varten.
