Kun materiaalia myyvä yritys haluaa hankkia uutta asiakasta tarjoamaan materiaalia, yritys luo ehdotuksen. Ehdotus on kirjallinen asiakirja, joka sisältää yksityiskohtaiset tiedot ehdotetusta järjestelystä ja ilmoittaa toimitettujen materiaalien tyypit, milloin ja miten ne toimitetaan sekä materiaalin ja toimituksen kustannukset. Hyvä ehdotus ilmoittaa lukijalle kaikki yksityiskohdat, joita tarvitaan päätöksen tekemiseen ehdotuksen hyväksymisestä. Vaikka ehdotuksen pituus ei ole tarpeen, sen odotetaan olevan 2 tai 10 sivua tai enemmän yrityksesi mukaan. Periaatteessa mitä monimutkaisemmat tai monipuolisemmat materiaalit ovat, sitä pidempään ehdotuksen pitäisi olla.
Luo pakottava johdanto
Kirjoita johdanto, joka on lyhyt yhteenveto siitä, mitä ehdotus koskee. Se selittää ongelman, ehdotetun ratkaisun ja lukijan saamat edut suostumalla siihen. Tämäntyyppisten ehdotusten osalta yritys kirjoittaa sen selittämään, että lukijat käyttävät tuotteet ja materiaalit ovat saatavilla tämän yrityksen kautta. Siinä olisi myös mainittava asiakkaan saamat edut, kuten alhaisemmat hinnat ja nopeampi toimitus, jos hän päättää hyväksyä ehdotuksen.
Esimerkki:
Jokaisen pienyrityksen on lähetettävä sähköpostia, joskus satoja kappaleita päivässä. Tuotteemme voivat auttaa sinua lajittelemaan ja leimaamaan postisi sähköisesti, jotta voit saada ne nopeammin ja nopeammin. Tämä voi merkitä korkeampaa tuottavuutta ja nopeampaa laskun käsittelyaikaa, mikä on erittäin edullista.
Ole yksityiskohtainen ehdotuksessa
Kerro lukijalle, mitä, miten, milloin ja kuinka paljon ehdotuksen tekstissä. Materiaalien toimittamista koskevaan ehdotukseen olisi sisällytettävä kaikki materiaaliin liittyvät tiedot, ja siinä olisi ilmoitettava myytävien materiaalien tarkka tyyppi, toimitusmenetelmät ja kustannukset. Lukijan on ymmärrettävä täysin materiaalien kustannukset ehdotuksen lukemisen jälkeen. Kerro lukijalle, kuinka usein materiaalit toimitetaan ja onko asiakkaan järjestettävä uudelleen vai järjestetäänkö se uudelleen.
Esimerkki:
Pienyritysten koon vuoksi suosittelemme tavallista postin lajittelijaa ja postimittaria. Laitteiden hankintaan tarvitaan kertaluonteinen hinta ja kuukausimaksu postimaksun ja musteen täyttämiseksi. Lopulliset kustannukset riippuvat ostamastasi paketista, josta voimme keskustella jatkokutsusta.
Korosta edut
Päätä ehdotus korostamalla asiakkaan saamia etuja hyväksymällä tarjous. Sen pitäisi olla rohkaisevaa lukijalle, ja sen pitäisi näkyä luottamusta ehdotuksen tekevään yritykseen. Selitä tuotteiden laatu ja sisällytä kaikki asiakastyytyväisyyttä koskevat tilastotiedot. Tämä ehdotuksen vaihe on viimeinen yritys yrittää vakuuttaa asiakas hyväksymään ehdotus, joten on tärkeää sisällyttää tosiseikat, jotka auttavat yritystäsi erottumaan muista.
Esimerkki:
Olemme toimineet postiliiketoiminnassa vuosikymmeniä, ja olemme havainneet, että tuotteemme säästävät aikaa ja rahaa keskittymään liiketoiminnan muihin näkökohtiin. Itse asiassa 95 prosenttia asiakkaistamme raportoi merkittävästi säästöistä postikuluissaan kuukausipalvelumme avulla. Odotamme mielellämme keskustella joitakin vaihtoehtoja kanssasi.
Toimita ehdotus
Kirjoita ehdotus ja toimita se mahdolliselle asiakkaalle. Sisällytä kaikki määräajat ja tarjoa vastauksia asiakkaan kysymyksiin tai huolenaiheisiin. Sisällytä tyhjä asiakirjaehdotus asiakkaalle ja ehdotuksen hyväksymispäivä.
Kun asiakas hyväksyy ehdotuksesi, tarjoa erinomaista jatkuvaa asiakaspalvelua. Pysy tietoisina hänen tarpeistaan muuttaessaan. Hälyttäkää häntä välittömästi kaikista uusista toimituksista, joita saatat hyödyttää häntä. Ole rehellinen ja älä ylitä sitä, mitä et pysty toimittamaan vauraan liikesuhteen kehittämiseksi ja mahdollisesti voittamaan.
