Asianajotoimiston järjestäminen on loistava tapa avustajille, oikeudellisille sihteereille ja lakimiesten avustajille. Pienissä asianajotoimistoissa asianajajat voivat jopa joutua järjestämään itsensä. Useimmissa asianajotoimistoissa on keskitetty arkistointijärjestelmä, ja tapaustiedostot tarkistetaan asianajajille vain silloin, kun niitä tarvitaan tapaustyöhön. Koska asianajajat viettävät aikaa tapaamiseen asiakkaiden kanssa, osallistuvat oikeudenkäynteihin, ottavat vastaan talletuksia ja suorittavat muita tapaustöitä, he ovat riippuvaisia toimiston organisaatiosta, jos se löytää tarvittaessa paperityötä.
Tulevaisuuden tapaukset
Jokainen asianajotoimiston asianajaja tarvitsee järjestelmän mahdollisten tapausten seurantaan.Siviilioikeudellinen asianajaja Jim Wirken ja Wirken Law Groupin hallituksen puheenjohtaja Kansas Cityssä suosittelee käyttämään lomaketta, jonka nimi on "Mahdollinen uusi asia". Tämä vakiolomake auttaa asianajajaa seuraamaan tulevan asiakkaan tietoja, pitämään muistiinpanoja asiasta käytävistä keskusteluista ja tallentamaan ajankohtaa, joka on kulunut asiasta. Jos asiakirja-aineisto avataan myöhemmin, asianajaja tai tukihenkilö voi käyttää tätä lomaketta luoda paperitiedosto ja uusi tiedosto kotelointitietokantajärjestelmässä.
Tiedoston organisaatio
Tiedostojen organisointi on avain asianajotoimiston järjestämiseen. Tämä prosessi on tärkeää tapaustiedostojen järjestämiseksi ja kirjanpidon järjestämiseksi. Tiedostojen organisointi auttaa myös lakitoimistoa hillitsemään asiakkaiden käsityksiä väärinkäytöksistä ja helpottamaan asiakkaiden säilyttämistä. Paperitiedostojen osalta asianajotoimiston olisi kehitettävä järjestelmä jokaisen tiedostokansion järjestämiseksi. Esimerkiksi jokaisessa tiedoston osassa sama tyyppi asiakirjat tulisi sijoittaa joka kerta. Kussakin osassa asiakirjat saattavat tarvita värillisiä välilehtiä (numeroita tai päivämääriä) osoittamaan, mihin kukin asiakirja alkaa ja päättyy. Asiakirjat olisi toimitettava aikajärjestyksessä joko viimeisimmän asiakirjan kanssa kunkin osan ylä- tai takaosassa.
Asianajotoimisto voi kehittää tiedostokansion opas ja toimittaa sen kaikille työntekijöille. Uudet arkistointivirkailijat saattavat tarvita koulutusta, jotta he ymmärtävät tiedostonoppaat. Asianajajien ja oikeudellisen tukihenkilöstön tulisi luottaa ammattitaitoiseen arkistointihenkilöstöön useimmissa arkistointitehtävissä.
Sähköinen tietojen tallennus
Organisaatio voi myös käyttää tapaushallintatietojärjestelmää tapausten ja kirjanpidon tietojen seurantaan. Jotkin tietokannan hallintajärjestelmät sisältävät kyvyn liittää fakseja, sähköisiä asiakirjoja ja skannattuja asiakirjoja sähköiseen tietokantaan. Jotkin tietokantajärjestelmät ovat erityisen hyödyllisiä muissa kuin rutiinitoiminnoissa, kuten tarkastettaessa, onko asianajajalla eturistiriita asiakkaan edustamisessa (mikä voi johtaa eettiseen rikkomiseen).
Työntekijöiden ja asianajajien tulisi saada koulutusta tietokannan hallintajärjestelmän käyttämisestä tietojen sähköiseen tallentamiseen. Asianajajavirasto voi haluta rajoittaa sellaisten käyttäjien profiileja, jotka voivat lisätä tai poistaa tietueita estääkseen tärkeiden asiakastietojen menettämisen.
