Riippumatta siitä, mihin toimialallasi olet tai millaista työtä teet, on väistämätöntä, että joissakin vaiheessa sinun on osallistuttava liiketoimintakokoukseen. Joillakin työpaikoilla, varsinkin toimistotiloissa, on useita kokouksia päivässä, kun taas toiset voivat saada ne vain kerran viikossa. Riippumatta siitä, että on tärkeää olla tietoinen siitä, millaisia aiheita käsitellään työpaikallasi pidetyissä kokouksissa, miten tehokas kokous tulisi järjestää ja mitä etikettisääntöjä noudatetaan kokouksen aikana. Jos olet vastuussa kokouksen järjestämisestä, saatat joutua keksimään jäänmurtajia osallistujille tai ottamaan muistiinpanoja tai minuutteja kokouksessa.
Mikä on yrityskokous?
Yrityskokous on pohjimmiltaan kahden tai useamman ihmisen kokoontuminen keskustelemaan työpaikkoja koskevista ideoista, tavoitteista ja tavoitteista. Liiketapaamisia voidaan järjestää henkilökohtaisesti toimistossa tai eri paikassa tai jopa puhelimitse ja videoneuvottelulla. Kokoukset pidetään työntekijöiden, johtajien, johtajien, asiakkaiden, näkymien, tavarantoimittajien ja yhteistyökumppaneiden kanssa ja kaikki muut organisaatiota koskevat henkilöt. Useimmissa tapauksissa kokouksen on tapahduttava silloin, kun käsiteltävänä oleva asia on jotain, jota ei voida asianmukaisesti välittää puhelimitse tai sähköpostitse, ja se vaatii kasvokkain vuorovaikutusta yhden tai useamman henkilön kanssa.
Yrityskokouksen tarkoituksena on usein tehdä tärkeitä organisaatioon liittyviä päätöksiä. Riippumatta siitä, onko se päättänyt osastokysymyksestä, kuten markkinointibudjetin kasvattamisesta tai suuremmasta organisatorisesta asiasta, kuten kuinka moni siirtyy siirtymävaiheen aikana, kokous auttaa välittämään ajatuksia selkeästi. Kun puhutaan henkilökohtaisesti tärkeiden sidosryhmien kanssa, on helpompaa päästä tärkeisiin tietoihin tehokkaasti kyseistä päätöstä varten.
Kokousten toinen yhteinen tavoite sisältää tärkeiden ilmoitusten tekemisen. Nämä voivat olla organisaatiomuutoksia, operatiivisia suunnitelmia tai muutoksia yrityksen suunnassa. Usein kokouksia pidetään, kun ylimmän johdon jäsenet lähtevät tai poistuvat joukkueesta tai kun yritys juhlii merkittävää virstanpylvästä tai menestystä. Tällaiset tapaamiset voivat lisätä työntekijöiden sitoutumista ja organisaation harmoniaa.
Liikekokoukset auttavat myös ratkaisemaan konflikteja ja ratkaisemaan monimutkaisia ongelmia. Konflikti voi olla yleinen esiintyminen työpaikalla, ja monet erilaiset henkilöt työskentelevät yhdessä tiimissä. Vaikka jotkin konfliktit ovat terveitä ja voivat edistää kasvua, se voi myös olla epätoivottavaa ja vaatia nopeaa ratkaisua. Kokouksen pitäminen voi auttaa erimielisiä osapuolia pääsemään yhteisymmärrykseen. Suuremmilla ongelmilla, joihin liittyy useita sidosryhmiä, on paremmat mahdollisuudet ratkaista liiketoimintakokouksessa, kun kyseiset tärkeät ihmiset ovat yhdessä paikassa ja pyrkivät samaan tavoitteeseen.
Yritysten tai hankkeiden etenemisen tarkistaminen on myös yritysten kokousten tavoite. Tässä organisaatiossa seurataan, miten tiimi tekee tiettyä projektia tai miten yritys on kokonaisuudessaan suunnitellut tulotavoitteet. Organisaatiot varmistavat, että kaikki asianomaiset osapuolet ovat tietoisia tärkeiden tulosten tilasta, kun he käyvät säännöllisesti läpi edistyksen.
Tehokkaiden liiketoimintakokousten suorittaminen
Yrityskokoukset auttavat organisaatioita tekemään päätöksiä ja ratkaisemaan monimutkaisia kysymyksiä, mutta ne voivat joskus olla tehoton ajankäyttö, jos se ei toimi oikein. Kun ihmiset tulevat kokouksiin valmistelemattomiksi, älä kiinnitä huomiota ja älä seuraa toimia, se voidaan pitää ajanhukana. Ajan tehokkaan käytön varmistamiseksi sekä järjestäjän että liike-elämän kokousten osanottajien on oltava aktiivisesti mukana. Jos järjestät kokouksen, valmistele kokouksen esityslista, jossa kuvataan tarkalleen, mitä käsitellään. Jos on kohteita, jotka osallistujien tulisi valmistautua, anna heille riittävästi aikaa tehdä niin. Jotkut kokoukset pidetään rutiininomaisesti, kuten viikoittaiset tiimipisteet. Tällaisia kokouksia varten luo esityslistalle malli ja täytä ainutlaatuisia kohteita viikoittain.
Tarkista osallistujien luettelo huolellisesti ja kutsu vain tärkeimmät sidosryhmät kokoukseen. Jos joku, joka pitää olla kokouksessa, ei voi osallistua, saatat joutua muuttamaan aikataulun mukaan. Muuten tapaaminen, jossa on puuttuva sidosryhmä, joka tarvitaan päätöksentekoon, voi osoittautua tehottomaksi.
Aika on arvokas, ja on tärkeää kunnioittaa sitä, että kokoukseen osallistuvat ihmiset vievät aikaa heidän päiväänsä. Tämän seurauksena on tärkeää varmistaa, että kokous alkaa ja päättyy ajoissa. Valmistellessasi esityslistaa, päättää, kuinka paljon aikaa sinun tulee kuluttaa jokaiselle tuotteelle ja suorittaa kokouksen kellon mukaan. Jos sinusta tuntuu, että kokous on meneillään, hallitse sitä pyytämällä ihmisiä pitämään kiinni esityslistalla olevista aiheista. Jos ilmenee muita tärkeitä kysymyksiä, laita ne jatkokeskusteluihin toisessa kohdassa.
Jotta varmistettaisiin, että kokouksessa esille tulleita tärkeitä kohteita ei otettu, ota muistiinpanoja, joita kutsutaan myös minuuteiksi. Voit joko kirjoittaa tai kirjoittaa ne itse kokouksen aikana tai määrätä joku muu kokoukseen ottamaan muistiinpanot sinulle. Näin voit keskittyä keskusteluun. Kokouksen jälkeen tutustu muistiinpanoihin, lisää puuttuvia kohteita ja lähetä ne tärkeille sidosryhmille. Kirjallinen kirjaaminen siitä, mitä kokouksessa käsiteltiin, voi olla hyödyllistä, jos tulevaisuudessa ilmenee ongelmia.
Kun liiketoimintakokous on päättynyt, muista seurata kaikkia päätettyjä toimia. Saatat joutua lähettämään muistutuksia kollegoillesi tai koskettamaan pohjaa, jotta he voivat suorittaa tehtävänsä.Jos on vielä ratkaisematta kysymyksiä, joita ei ole saatettu päätökseen määräajassa, saatat joutua keskustelemaan tämän henkilön kanssa.
Business Meeting Icebreakers
Joitakin liikekokouksia, erityisesti niitä, joissa osallistujat eivät tunne toisiaan hyvin, vaativat jäänmurtajia. Hauskat kysymykset tai lyhyt tiiminrakentaminen voivat helpottaa jännitteitä ja asettaa kaikki tasapuolisiin toimintaedellytyksiin. Yksi helpoimmista tavoista murtaa jäätä kokouksessa on esittää kysymys, joka paljastaa ainutlaatuisen tai mielenkiintoisen kierteen jokaisesta ihmisestä. Vastaukset tällaisiin kysymyksiin auttavat ihmisiä suhtautumaan toisiinsa. Muutamia esimerkkejä ovat:
- Jos olisit eläin, kumpi olisit ja miksi?
- Missä mielenkiintoisin paikka olet ollut?
- Jos voisitte tavata historiallisen hahmon, kuka se olisi ja miksi?
Jäänmurtajakysymysten ei tarvitse käsitellä kokouksen aiheita. Niiden tarkoituksena on saada ihmiset puhumaan ja kuuntelemaan toisiaan. Toinen suuri kokousjäänmurtaja käsittää jokaisen osanottajan, joka kertoo kahdesta totuudesta ja valheesta, ja loput osallistujista joutuvat arvailemaan, mikä kohta on valhe. Tämä on hyvä tapa tutustua kokoukseen. Jäänmurtajat voivat tulla myös ryhmätyönä. Pyydä esimerkiksi kokouksessa olevia ihmisiä löytämään joku kokouksessa, jolla on jotain yhteistä heidän kanssaan, kuten lemmikki tai auton merkki. Tämä pakottaa ihmiset lähtemään paikastaan ja puhumaan muiden kanssa, jotka eivät yleensä puhu.
Joidenkin jäänmurtajien toimintaan liittyy vähän valmistelua kokouksen järjestäjän osassa. Yksi toiminta sisältää julkkisnimien kirjoittamisen pienille paperikappaleille ja nimen kiinnittämisen kunkin osanottajan takaosaan. Tässä pelissä jokaisen osanottajan on kysyttävä kyllä tai ei kysymyksiä henkilöstä, jonka nimi on selässä, yrittäessään arvata kuka se on.
Liiketoiminnan kokoukset etiketti
Vaikka organisaatiosi kulttuuri ilmoittaa, miten sinun pitäisi käyttäytyä yritysneuvotteluissa, on joitakin osaamisvaiheita, jotka ovat yleisiä. Yksi parhaista tavoista osallistua kokoukseen on valmisteltava. Tämä tarkoittaa tietämystä siitä, mikä on asialistalla ja tehnyt valmistelun tai tutkimuksen, jotta voit seurata niitä asioita, joista olet vastuussa. Jos esimerkiksi esityslistalla on keskustelu markkinointisuunnitelmasta, jota käytät, on tärkeää mennä kokoukseen kädessä olevien suunnitelmatietojen kanssa, jotka ovat valmiita keskustelemaan niistä yksityiskohtaisesti. On myös yhtä tärkeää saavuttaa ajoissa.
Tapahtuman keskittyminen älypuhelimen tai kannettavan tietokoneen sijasta on toinen tapa osoittaa ammattitaitosi, joten sammuta puhelin ja sulje kannettava tietokone kokouksen aikana. Jos haluat käyttää kaikkia kannettavan tietokoneen tiedostoja kokoukseen, varmista, että katkaiset sähköpostiviestin käytöstä, jotta saapuvat viestit eivät häiritse niitä. Muista, että kokous vaatii huomiota ja että sen jakaminen puhelimen tai kannettavan tietokoneen välillä ei johda tehokkaaseen keskusteluun.
Hyvä kuuntelija ja aktiivinen osallistuja ovat keskeisiä näkökohtia osallistumiseen kokoukseen. Muista seurata, mitä ihmiset sanovat, kysy kysymyksiä, kun et ole varma jostain, ja anna vastauksia tai tietoa kohteista, joista olet vastuussa. Kehosi kieli on myös osa aktiivista osallistujaa; tämä tarkoittaa sitä, että istuu korkeilla sen sijaan, että istuisi tuolissasi ja ottaisit silmiin yhteyttä ihmisiin, joihin puhut.
Riippuen kokoustyypistä voit halutessasi lähettää kiitosilmoituksen kokouksen järjestäjälle tai ihmisille, joita tapasitte. Tämä saattaa olla tarkoituksenmukaista, jos tapaat tärkeän asiakkaan tai mahdollisuuden. Voit kiittää heitä ajastaan ja toistaa joitakin tärkeitä asioita, joista keskustelitte kokouksessa osoittamaan innostusta.
Business Meeting Minutes Template
Kun tehtävänä on tallentaa kokouksen pöytäkirjat, se voi tuntua stressaavalta työstä. Muutamia vinkkejä voi auttaa sinua huomioimaan kaikki tärkeät kohdat kokouksessa ilman mitään. On tärkeää ymmärtää minuuttien tarkoitus. Kokouksen aikana tehtyjen muistiinpanojen on tarkoitus olla kirjallisia tietoja siitä, mitä siellä tapahtui. Nämä muistiinpanot voivat olla hyödyllisiä osallistujille muistaa, mitä sanottiin, tai ne voivat antaa kokouksen erittelyn niille, jotka eivät voineet osallistua. Tämän vuoksi on tärkeää ottaa huomioon kaikki kokouksessa käsitellyt keskeiset asiat, mukaan lukien tehdyt päätökset, tehtävät tai suunnitellut seuraavat vaiheet ja saavutetut päätöslauselmat.
Kirjoita ennen kokoukseen osallistumista yksinkertainen malli, jonka voit täyttää muistiinpanojen aikana. Hanki kopio kokouksen esityslistasta ja käytä sitä oppaaksi. Lisää esityslistan yläreunassa tilaa kokousten osallistujien nimille. Jos on keskeisiä sidosryhmiä, sinun kannattaa huomata, että myös silloin, kun sinun täytyy seurata niitä myöhemmin. Kokouksen tyypistä ja keskusteltavista aiheista riippuen on olemassa useita kohteita, joita voit lisätä minuuttimalliin:
- Kokouksen päivämäärä ja kellonaika.
- Seuraavan kokouksen päivämäärä ja kellonaika, jos sellainen on suunniteltu.
- Osallistujien nimet ja keskeisten puuttuvien sidosryhmien nimet.
- Päätökset, jotka tehtiin, tai vaihtoehdot, joista keskusteltiin jokaisen asialistan kohdasta.
- Seuraavat vaiheet jokaiselle asialistalle.
- Esityslistan kohdat, joita ei käsitelty kokouksessa, mutta jotka siirretään seuraavaan kokoukseen.
- Kaikki uudet liiketoiminnot, joita ei ole mainittu alkuperäisessä esityslistassa.
- Tehtävät tai toiminnot ja henkilöt, joille ne oli osoitettu, mukaan lukien eräpäivät, jos ne on määritelty.
Kehittämällä mallin kokouspöytäkirjoille voit paremmin tallentaa tärkeät takaretket ja seurata tarvittavia asioita kokouksen jälkeen.
