Yritykset käyttävät päivittäin erilaisia markkinointi- ja viestintämuotoja. Kullekin viestintätyypille käytettävän kirjelomakkeen muotoilu ja sisältö ovat usein ensimmäinen asia, josta näkee yrityksen. Vaikka muotoilulla ja luovuudella on loputtomia mahdollisuuksia, yritykset noudattavat yleensä neljää tavallista kirjepaperia liike-elämän viestinnässä.
Normaali kirjelomake
Tavallisessa kirjelomakkeessa tarkoitetaan yleensä kokonaisuutta kokonaisuudessaan ja sitä käytetään tyypillisesti hallinnollisiin tai palvelukeskeisiin tarkoituksiin. Yleisö on tyypillisesti yleinen ja yleinen, ja kirje voi olla lomakkeen asiakirja, kuten oletuskirje, ilmoitus tai lasku. Tavallisessa kirjelomakkeessa on yleensä vain yrityksen nimi ja osoite sekä logon logo tai vesileima, jos yrityksellä on sellainen.
Erikoistuneet kirjelomakkeet
Erityiset kirjelomakkeet muistuttavat tavallisia kirjelomakkeita paitsi, että ne tulevat tyypillisesti yrityksen tietystä osastosta, kuten kirjanpidosta, laillisesta tai markkinoinnista. Yleisö voi olla kiinnostuneempi alueesta, josta he saavat viestintää. Esimerkiksi vähittäiskaupan yrityksessä yleisö voi olla yrityksen valmistusalueen myyjien ryhmä tai tilintarkastajien ryhmä yrityksen kirjanpidon alalla. Kuten tavallisissa kirjelomakkeissa, erikoistunut kirjelomake sisältää yrityksen nimen, osoitteen ja logon tai vesileiman; Siihen sisältyy kuitenkin yrityksen erikoisosasto tai alue, sekä kaikki muut osastolle ominaiset kuvat tai logot.
Mukautetut kirjelomakkeet
Mukautettu kirjepaperi on tyypillisesti enemmän erityispiirteitä kuin muut tyypit ja yleensä se on peräisin yhdeltä tietyllä henkilöllä. Näitä kirjelomakkeita käytetään yleisesti interoffice-viestintään, kuten muistiinpanoihin tai esityksiin. Niitä käytetään myös ulkoiseen viestintään, eikä niitä yleensä ole tarkoitettu käytettäväksi lomakkeen asiakirjoissa. Esimerkiksi jälleenmyyntiteollisuudessa projektinhallinnalla voi olla oma mukautettu kirjepaperi, jota käytetään ulkoisten viestien lähettämiseen riippumattomille urakoitsijoilleen. Yrityksen nimen, osoitteen, logon ja erityisalueen ohella mukautettu kirjepaperi sisältää myös lähettäjän nimen ja yrityksen yhteystiedot.
Executive Kirjelomakkeet
Executive-kirjelomake on paljon kuin muokattu kirjepaperi, sillä sen kohdeyleisö ja aihe ovat ominaisia yhdelle henkilölle tai numerolle. Tämä erityinen kirjelomake on varattu johtajatason tai sitä korkeammalle henkilökunnalle ja sitä käytetään tarkoituksiin, jotka vaihtelevat lopetuskirjeistä kirjeiden tarjoamiseen. Executive-kirjelomake voi näkyä myös yhden erityisjohtajan lomakkeessa. Esimerkiksi johtajalla voi olla useita eri lomakekirjoja, jotka lähetetään oletusarvoisesti. Vaikka ne ovat luonteeltaan kattiloita, vastaanottajat näyttävät todennäköisemmin vastaavan vastauksen, kun ne vastaanottavat tietyltä korkeammalta sijainniltaan viestintää vastaanottaessaan usealle vastaanottajalle lähetetyn lomakekirjeen tavallisella kirjelomakkeella. Executive-kirjelomake on muotoiltu aivan kuten mukautettu kirjepaperi, vaikka se voi korostaa nimen nimenomaisen lähettäjän otsikkoa, jossa on rohkempi tai suurempi fontti. Paperi on myös tyypillisesti parempaa laatua.
Suunnittelu ja muoto
Kaikkien yrityksen kirjelomakkeiden tulee olla ainutlaatuisia, mutta mahdollisimman vakiomuotoisia. Suunnittelun pitäisi näyttää yleisölle yrityksesi kulttuuri ja tavaramerkki välittömästi. Jos yrityksellä on esimerkiksi erityisiä markkinointivärit, logot tai iskulauseet, ne olisi sisällytettävä kaikkiin kirjelomakkeisiin. Jos käytät vain mustavalkoista tulostusta, logosi ja iskulauseesi pitäisi olla entistä näkyvämpiä. Kirjelomakkeen kirjasin tulee erottua; sen ei kuitenkaan pitäisi olla lukijalle ylivoimainen tai lukukelvoton. Erityisesti kirjepaperisi ei saisi ottaa lisää sivua kuin tarvitaan.
