Yksi ensimmäisistä asioista, joita uuden yrityksen on luotava itselleen, on virallinen kirjepaperi. Yrityksen logo ja perustiedot tulee olla kirjelomakkeessa. Joskus lisää grafiikkaa tulee olemaan mielenkiintoisempaa kirjelomaketta.
Yritysidentiteetti
Kirjelomakkeilla on suuri merkitys yrityksen brändin identiteetissä. Kaikkien yritysten asiakkaille lähettämien tietojen (kirjeet, mainoskansiot, kirjekuoret, laskut) on luotava yhtenäinen ja tunnistettavissa oleva yrityskuva. Yrityksen logo ja osoite on toistettava kaikilla markkinointimateriaaleilla. Tavoitteena on, että yleisö voi heti tietää, kuka kirjeenvaihto on, tarkoittamalla logoa yrityksen kirjelomakkeessa. Kirjelomake on toinen tapa tuoda yrityksen logo tai kuva yleisön mielessä.
Visuaalinen kiinnostus
Kirjelomakkeen päätarkoituksena on välittää viesti vastaanottajalle. Kirjelomakkeen suunnittelu ei saisi olla niin kiireinen, ja grafiikan ei pitäisi olla niin suuri, että kirjaimen kirjoittamiseen jää jäljellä vähän tilaa. Useimmat yritykset haluavat lisätä malleja tekstin takana kirjelomakkeisiin. Tämä lisää visuaalista kiinnostusta sivulle, mutta suunnittelijoiden on varmistettava, että taustakuva on riittävän kevyt eikä kilpaile tekstin luettavuuden kanssa. Kirjelomakkeella on edelleen visuaalisesti jatkettava yrityksen brändin identiteettiä käyttämällä logoa ja erityistä värivalikoimaa.
Yhteystiedot
Kirjelomakkeessa on oltava yrityksen yhteystiedot. Yrityksen nimen, osoitteen, puhelinnumeron, faksinumeron, sähköpostiosoitteen ja Web-sivuston osoitteen tulee olla riittävän suuri paperitavaratilaan, jotta asiakas voi lukea helposti, mutta ei ota niin paljon tilaa, että viestille jää vähän tilaa.
Aitous
Yritykset luovat kirjepaperit keinona osoittaa kirjeiden vastaanottajille, että yritys on vakava ja luotettava yritys. Kirjelomakkeen luominen osoittaa sitoutumista brändin identiteettiin. Jos potentiaalinen asiakas saa kirjeen, joka on kirjoitettu ammattikäyttöön tarkoitetusta kirjelomakkeesta, se antaa potentiaaliselle asiakkaalle paljon myönteisemmän vaikutelman. Mitä parempi käytetyn paperin laatu ja ammattimaisesti muotoiltu kirjelomake, sitä vakavammin potentiaalinen asiakas voi tarkastella yritystä ja olla valmis kokeilemaan sitä.
viestintä
Aivan kuten varhaiset sivilisaatiot, jotka kirjoittivat pergamenttia muinaisessa Roomassa, muinaisen Babylonian savi, papirus muinaisessa Egyptissä ja lopulta paperi muinaisessa Kiinassa, kirjelomakkeen tarkoitus on aina ollut kirjallisen viestinnän menetelmä. Alun perin nimeltään "kirjapaperi" sanotaan, että termi kirjelomake on levinnyt Amerikassa noin 1890-luvulla. 1900-luvun alussa kirjelomakkeet olivat pienempiä ja kevyempiä, jotta paperi sopisi kirjoituskoneisiin. 1900-luvun puoliväliin mennessä yrityslogoista tuli suosittu muotoilu, joka sisältyi kirjelomakkeeseen.
