Kausiluonteisuus, 24 tunnin palveluodotukset ja kyky sopeutua jatkuvasti muuttuvaan ympäristöön tekevät organisoiduista työnkulkumahdollisuuksista elintärkeitä tehokkaan hotellin toiminnan kannalta. Vaikka työtoiminta kulkee ajoittain sujuvassa järjestyksessä, samassa toiminnassa voi olla kiireisiä aikoja. Tällöin tehokas viestintäjärjestelmä on tärkeä osa säänneltyjä hotellien työnkulkuja.
Suunnittele työnkulku
Luo pystysuora työnkulkukaavio, joka tunnistaa jokaisen osaston tai alueen ja kuvaa tehtävien sekvenssin tekstiruutujen, yhdistävien nuolien ja numeroiden avulla työnkulun suunnan tunnistamiseksi. Pienessä hotellissa voi olla asiakkaita, vastaanotto ja siivousosasto. Esimerkiksi kaavio rikkoo huoneen varaamisen jokaisessa sen osassa: vieras tekee varauksen, vastaanottaa vahvistuksen ja saapuu vastaanottoon, jossa vastaanoton työntekijät käsittelevät sisäänkirjautumisen. Kun vieras tarkistaa, vastaanotto käsittelee kassalle ja ilmoittaa siivouksesta.
Analysoi tehtävät
Hotellin työympäristössä on aikoja, jolloin tehtävien ja vastuiden on oltava päällekkäisiä. Analysoimalla kunkin siirtymän aikana suoritetut tehtävät työnkulun kaaviona, jotta voidaan paremmin ennakoida henkilöstön tarpeita. Esimerkiksi kolmannen vuoron etupaneelin työntekijät voivat pystyä käsittelemään kevyitä taloudenhoitotehtäviä ja muita hallinnollisia tehtäviä, kuten varaustietokannan päivittämistä tai sähköpostiviestejä. Tämä voi poistaa tarpeen järjestää yön taloudenhoitoa ja vapauttaa aikaa ensimmäisen ja toisen siirron työntekijöille.
Työntekijöiden aikataulutus
Sekä työntekijöiden aikataulujen että tehtävien määräaikojen on oltava joustavia. Jos esimerkiksi normaali sisäänkirjautumisaika on keskipäivällä, siivous on oltava siistejä ja valmiita siihen mennessä. Sinun on kuitenkin säädettävä aikatauluja tai palkattava tilapäisiä työntekijöitä kiireisinä aikoina. Sama pätee myös front-desk -henkilöstöön. Jos normaalisti aikataulutat kaksi ihmistä päivän aikana ja yksi henkilö yön yli, saatat joutua säätämään työaikatauluja - joskus vähän ennakkoilmoituksella -, jotta päällekkäisyydet kattavat kiireisinä aikoina.
Viestinnän suunnittelu
Hyvä viestintäsuunnitelma on elintärkeää organisoidulle hotellien työnkululle. Tarkista työnkulun kaavio ja tunnista kriittiset viestintäpisteet. Esimerkkejä ovat siirtymävaihtelutapaamiset, päivystysmenettelyt, siivoushätätilanteet ja tapaukset, joissa vieraat tekevät satunnaisia ostoksia päivityksen aikana. Esimerkiksi siivoushenkilöstön on ilmoitettava vastaanotosta, kun vieras poistaa huoneet jääkaapista. Sisällytä työnkulun muutoksiin liittyvät menettelyt varmistaaksesi, että mitään ei oteta huomioon. Tämä voi myös edellyttää lisävarusteiden, kuten kaksisuuntaisten radioiden tai matkapuhelinten, ostamista päivystysajoille.
