Pieni käteisrahasto on pieni määrä käteistä, joita yritys varaa yhteisiin menoihin, kuten toimistotarvikkeisiin, postimaksuihin postitse tai polttoainekustannuksiin. Se on rahasto, joka on tarkoitettu maksamaan kuluja, joista yhtiö ei kirjoita seksiä tai ostoksia tilille. Sitä kutsutaan myös "ennakkomaksujärjestelmäksi", se täydennetään täsmälleen siinä määrin, joka siitä on käytetty, ja rahaston saldo on aina yhtä suuri kuin rahastolle vahvistettu saldo.
Kirjoita päiväkirja, kun pikku käteisrahasto on perustettu. Oletetaan, että paikallinen kirjakauppa totesi, että 100 dollarin käteistä tulisi pitää kädessä sekalaisia kuluja varten. Tähän tapahtumaan on kirjattava kahden rivin päiväkirja: Line 1: Petty Cash: Debit: 100,00; Linja 2: Käteinen: Luotto: 100,00; Kuten kirjeestä ilmenee, sekalaisiin menoihin ei ole tähän mennessä käytetty varoja.
Merkitse eri kustannusten päiväkirjakirjaus ja täydennä pikku käteisrahastoa. Oletetaan, että käytät esimerkkiä uudelleen vaiheessa 1, kirjakauppa käytti 25 dollaria kaasuun, 12,50 dollaria toimistotarvikkeisiin, 28 dollaria aterioihin ja 11,50 dollaria postikuluihin. Seuraavat merkinnät olisi kirjattava otsakkeen "pienet käteisvarat" alle: rivi 3: Petty Cash Line 4: n kustannukset: Gas: Debit: 25,00; Rivi 5: Toimistotarvikkeet: veloitus: 12,50; Rivi 6: Ateriat: veloitus: 28.00; Linja 7: Postitus: veloitus: 11.50; Linja 8: Käteinen: Luotto: 77,00; Vähennät rahat rahastosta ostoksilla. Tästä syystä ostetut tavarat, rivi 4 rivillä 7, veloitetaan, ja loppukäteismäärän kokonaismäärä hyvitetään riville 8. Kulujen vastaanottaminen tässä esimerkissä on 77 dollaria. Siksi käteisvaroja 77 dollaria on lisättävä pienen käteisen laatikkoon rahaston täydentämiseksi.
Tee oikaisuja käteisellä lyhyellä ja uudella rahalla. Vaikka sisäisen kassanhallinnan varmistamiseksi ryhdytään huolellisiin toimiin, tapahtuu virheitä. Erityisesti pienen käteisen ja muutoksen käsittelyssä summa ei aina vastaa sen osia. Jos $ 21 on pieni käteislaatikossa jäljellä oleva summa, mutta kuitit lisäävät vain 77 dollaria, laatikossa jäljellä oleva summa ja kuitit lisäävät jopa 98 dollaria; 2 dollarin puute ensimmäisestä vakiintuneesta 100 euron raharahastosta kutsutaan lyhytaikaiseksi rahaksi. Nyt lehden merkintä näyttää seuraavasti: Rivi 3: Kulut Petty Cash Line 4: Gas: Debit: 25.00; Rivi 5: Toimistotarvikkeet: veloitus: 12,50; Rivi 6: Ateriat: veloitus: 28.00; Linja 7: Postitus: veloitus: 11.50; Line 8: Cash Short & Over: Debit: 2,00; Rivi 9: Käteinen: Luotto: 79,00; Tällöin 79 euron suuruinen käteinen on lisättävä pienen käteisen laatikkoon rahaston täydentämiseksi.
