Sano hyvästit eivät ole koskaan helppoa, olipa kyseessä henkilökohtainen tai ammatillinen suhde. Mutta kun olet jakamassa tapoja asiakkaiden kanssa mistä tahansa syystä, on tärkeää olla tahallinen, avoin ja taktinen, kun jaat uutisia. Asiakkaillesi on ollut tärkeä rooli yrityksessäsi, ja sinun pitäisi kohdella heitä sellaisenaan.
Luo merkityksellinen kirje
Hyvinvointikirjojen kirjoittaminen asiakkaille ei tarvitse olla monimutkaista. Mutta se on tehtävä ajoissa. Monet meistä ryntäävät loppujen lopuksi pelkäämään tunteita, jotka syntyvät, tai ne ovat huonosti suunniteltuja tai ohitettuja kokonaan, kun siirrymme eteenpäin omalla suunnallamme. Sen ei tarvitse olla näin. Merkitse tilaisuus ja kunnioita asiakkaiden roolia yrityksessäsi.
Tunne lukijasi
Se voi tuntua ilmeiseltä, mutta on tärkeää olla selvää, miksi kirjeenvaihto asiakkaille on. Oletko menossa pois liiketoiminnasta? Oletko eläkkeellä? Tai poistatko ongelma-asiakkaasi yrityksestäsi? Onko sinulla enemmän muodollista suhdetta asiakkaasi kanssa vai onko se rento? On selvää, kuka kirje on suunnattu, ja suhde niihin auttaa sinua määrittämään, miten kirjoitetaan sopivalla äänellä, jossa käsitellään käsiteltäviä kysymyksiä.
Jos esimerkiksi kirjoitat jäähyväisiä kirjeitä ryhmälle epätoivottuja asiakkaita, voit käyttää sitä, mitä kutsutaan syntipukki-lähestymistavaksi, joka kertoo
Ole sinkkuinen, mutta lämmin
Mahdollisuudet ovat, riippumatta syystäsi, kirjeenne vaikuttavan asiakkaasi. Kun kirjoitat kirjettäsi, mieti viestiäsi. Käytä selkeää ja tiivistä kieltä, mutta käytä sävyä, joka on ystävällinen ja lähestyttävä. Välität tietoa asiakkaalle ja on tärkeää olla mahdollisimman tiivis. Pitkiä selityksiä yksityiskohtien kanssa ei tarvita;
Älä hauda uutisia
Ammatillisissa suhteissa jäähyväisen asiakkaan kirjeen ensimmäisessä kohdassa on selkeästi mainittava, että asiakassuhde lopetetaan, aikataulu ja palvelujen tila, joista on sovittu aikaisemmin annetuissa sopimuksissa tai sopimuksissa. Tällöin voit asettaa äänen ja tehdä kirjeenvaihtosi selväksi. Yrittäessään purkaa irtisanomisen tai haudata huonot uutiset ovat vain hämmentäviä asiakkaalle.
Valmista asiakkaat muutoksiin
Tapauksissa, joissa sanot hyvästit asiakkaillesi, koska lähdet yhtiöstä, on selvää, mitä seuraavaksi tapahtuu. Asiakkailla pitäisi olla hyvä käsitys kirjeen loppuun mennessä, miksi lähdet, aikajanasi ja mitä he voivat odottaa. Sisällytä aina tapa, jolla asiakas voi ottaa yhteyttä yritykseen ja kertoa heille seuraavista vaiheista.
Hylkäämisen kirjeen kirjoittaminen asiakkaalle ei tarvitse olla negatiivinen kokemus. Itse asiassa se voi lisätä uskottavuutta ja ammattimaisuutta. Pidä se yksinkertaisena, ytimekkäästi ja selkeänä, ja mahdollisuudet ovat, arvostuksesi.
