Miten ylläpitää yritystietoja. Yritysten tietueiden asianmukainen ylläpito voi olla ratkaisevan tärkeää organisaation menestykselle. Noudata näitä ohjeita.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone, jossa on internetyhteys
-
Arkistointijärjestelmä
Ymmärrä, mitä yritysrekisterit ovat
Pidä selkeä ja tehokas seuranta yritysten päätöksistä käyttämällä kokousten pöytäkirjoja ja muita muistiinpanoja. Yritysrekisteriin sisältyvät kaikki tärkeät liiketoimintaan liittyvät asiakirjat, sopimuksista yrityksen vuokraamiseen ja kiinteistöjen vuokrasopimuslomakkeisiin.
Tiedä, että yritystietueiden pitäminen ei ole sitä työtä, jonka se näyttää olevan, kun aloitat yrityksen. Tulevaisuudessa viittaat näihin tietueisiin yrityksen tavoitteiden, kumppaneiden panoksen määrittämiseksi ja jopa yrityksen sisäisten riitojen ratkaisemiseksi yrityksen suunnasta ja tehtävästä.
Tallenna kaikki tärkeimmät yrityspäätökset. Jos et ole varma, tallenna se. Nykyaikaisilla skannausominaisuuksilla ja off-site-paperinhallinnalla on hienoja, lihavia tiedostoja yritysten kokousten tietueina. Perusteellinen tietokanta säästää aikaa tulevaisuudessa, kun tietoja tarvitaan.
Tiedä milloin tallentaa
Merkitään vuosittaisten yhtiökokousten ja johtajien kokousten pöytäkirjat myös silloin, kun ne järjestetään neuvottelupuhelun tai Internetin välityksellä. Nämä ovat yleensä vähemmän muodollisia kuin sisäiset kokoukset, mutta tämä on usein silloin, kun parhaista ideoista on kyse.
Tiedä, että päätökset, olivatpa ne kumppaneiden välisiä tai yhtiön työntekijöiden päättämiä, ovat vain yhtä vahvoja kuin ne paperit, joihin ne on kirjoitettu. Suullisilla sopimuksilla on vain vähän painoarvoa yritysten asetuksissa, minkä vuoksi yritysten kirjanpito on niin tärkeää.
vinkkejä
-
Yrityskirjanpidon pitäminen toimistossa auttaa ketään, joka on nimetty kirjastonhoitajaksi, oikein muotoilemaan ja indeksoimaan minuutit. Kun tietueet on lähetettävä paikkakunnalta, säilytä kopiot toimistossa ja tulenkestävässä paikassa, joka on ulkopuolella. Aika, jonka käytät yrityksen kirjanpidon ylläpitämisessä, riippuu yleensä yrityksen koosta. Suuret yritykset saattavat joutua palkkaamaan työntekijän nimenomaan kirjanpitoon. Pienet yritykset voivat usein saada viikoittaisen ajan viikossa päivittämällä tiedot.
Varoitus
Älä usko, että sinulla ei ole aikaa kirjata yrityksen päätöksentekoa oikein. Hyvin indeksoidun yritysrekisterin säilyttäminen voi säästää aikaa ja rahaa, ja se voi säästää sinua, kun kohtaat oikeudenkäyntiä tulevaisuudessa. Yrityskirjanpito sisältää yrityksellesi välttämättömiä luottamuksellisia tietoja. Älä koskaan ota sitä kotiin tai muuten poista se työpaikalta. Et halua olla vastuussa tappioistaan.
