Jokainen hanke tai organisaatio, joka käyttää taloudellisia tai muita resursseja, käyttää kustannusarviointia. Yleisesti ottaen kustannusten arviointi on prosessi, jossa määritetään, miten resursseja käytetään. Se voi olla missä tahansa mittakaavassa, niin keskitetysti kuin yksittäinen hanke tai organisaation yksikkö, laajaan, vertailevaan tutkimukseen resurssien kohdentamisesta koko organisaatioiden verkostossa. Yleensä kustannusten arviointi on vain yksi osa laajempaa kustannus-hyötyanalyysiä, jonka tavoitteena on määrittää, käytetäänkö resursseja tehokkaasti.
Kustannusten tunnistaminen
Yksi hankkeen tai organisaation resurssien käytön seurannan vaiheista on arvioida mitä kustannuksia arvioidaan. Esimerkiksi myymälän omistajan kustannusarviointi sisältäisi kustannukset, kuten työntekijöiden palkat, rakennusten ylläpito ja turvallisuus, tuotteiden ostot ja niin edelleen. Tässä kustannusarvioinnin osassa olisi otettava huomioon myös kustannukset. Esimerkki kiinteästä kustannuksesta, joka ei muutu aktiivisuustasoilla, olisi varastotilan vuokraus ja lämmitys. Muuttuvat kustannukset voivat toisaalta olla eri vuoden aikana tarjottavien tuotteiden kustannukset.
Resurssien käyttö yksikköä kohti
Toinen kustannusarvioinnin näkökohta liittyy siihen, miten resurssit jaetaan yksittäisten yksiköiden kesken. Arviointitarkoituksessa yksikkö on minkä tahansa hankkeen tai organisaation toiminnan mielivaltainen mittaus. Esimerkiksi terveydenhuollossa yksi yksikkö voi olla neuvontakäynti. Espanjan Biblioteca Nacionalin digitalisointihankkeessa mahdolliset yksiköt voivat olla yksittäisten CD-levyjen tai muiden digitaalisten kopioiden tuottaminen.
Yksikköjen arvo
Yksiköiden kustannusten laskeminen budjettianalyysissä tarkoittaa numeerisen arvon antamista organisaation hankkeen tai divisioonan yksittäisille näkökohdille. Jos myymälän omistaja myy kahvia ja maksaa 1000 dollaria päivässä maksamaan jauhetta, sokeria, kermaa, kuppeja, espressokoneiden huoltoa, työntekijöiden palkkoja ja kaikkia muita kuluja, joita tarvitaan kahvin toimittamiseen asiakkaille, niin sen arvo on yksi yksikkö (eli aikaa ja rahaa, joka tarvitaan yhden kupin kahvin valmistamiseen) olisi $ 1,000, joka vietetään päivässä kahvin toimittamiseksi jaettuna päivittäin myydyn kupin kokonaismäärällä.
Analyysityypit
Kustannusarvioinnit voivat olla yksittäisiä hankkeita tai organisaation osastoja, yrityksenlaajuista kustannusanalyysiä tai useiden organisaatioiden vertailevia tutkimuksia. Tämä viimeinen analyysityyppi voi olla hyödyllinen vero-osuuksilla rahoitetuille yksiköille tai hankkeille, joilla voidaan osoittaa näiden kustannusten vaikutus yhteiskuntaan. Yksikköarvojen selvittäminen on tärkeää, koska sitä voidaan verrata yksittäisten yksiköiden tuloihin, jotta voidaan nähdä, onko tietty hanke tai yritysjako kannattavaa tai tehokasta. Tätä kutsutaan kustannus-hyötyanalyysiksi.
