Yhtiön toimintaperiaatteet ja menettelytavat ovat keskeinen tekijä tehokkuuden, johdonmukaisuuden ja selkeän viestinnän ylläpitämisessä. Jotkut yritykset haluavat luoda yksittäisiä asiakirjoja eri menettelyihin, kun taas toiset keräävät kaikki käytännöt ja menettelyt yhdeksi käsikirjaksi, jonka ne esittävät jokaiselle työntekijälle. Hyvin dokumentoidut käytännöt ja menettelyt tarjoavat etuja työntekijöille, asiakkaille ja yritykselle.
Aseta odotukset
Yrityspolitiikassa asetetaan usein odotuksia työntekijöiden käyttäytymiseen esimerkiksi osallistumisesta, ajantasaisuudesta, pukukoodista, turvallisuusmääräyksistä ja muusta. Politiikan ja menettelytapojen asiakirjoissa esitetään usein yhtiön vastuu työntekijöilleen, mukaan lukien yhtäläisten mahdollisuuksien palkkaaminen, loma- ja sairausaika, perheloma jne. Työllisyyskontaktit ja tarjouskirjeet voivat viitata yrityksen toimintaperiaatteisiin ja menettelytapoihin (tai työntekijöiden käsikirjaan) ja todeta, että työntekijä suostuu noudattamaan käsikirjassa esitettyjä sääntöjä. Jotkut yritykset vaativat uusia työntekijöitä allekirjoittamaan lomakkeen, joka osoittaa, että he ovat saaneet käsikirjan.
Kannustaa tehokkuutta
Tehokkain tapa saavuttaa tavoite on yrityksen prosessien perusta. Tämä ei ehkä ole helpoin tai nopein tapa, mutta se on vähiten työvoimavaltainen tapa saavuttaa tavoite uhraamatta laatua, aiheuttaa riskiä tai jättää huomiotta kaikki sääntelyvaatimukset. Teoriassa, jos jokainen työntekijä noudattaa asetettua menettelyä jokaista tehtävää varten, yritys täyttää kaikki tavoitteet mahdollisimman tehokkaasti. Todellisuudessa edullinen menettely ei välttämättä ole mahdollista joka kerta, joten monet prosessit sisältävät itse asiassa erityisen politiikan tällaisen tilanteen käsittelemiseksi. Tähän voisi sisältyä hyväksyntä korkeammalta tasolta tai yksinkertaisesti lisäasiakirjat.
Kannusta johdonmukaisuutta
Johdonmukaisuus kasvattaa yleensä tehokkuutta. Kun ihmiset tekevät asioita samalla tavalla joka kerta, he pystyvät lopulta suorittamaan prosessin lyhyemmässä ajassa, mikä tarkoittaa, että he voivat tehdä enemmän työtä samassa ajassa. Johdonmukaisuus lisää myös luottamusta. Johdonmukaiset menetelmät takaavat asiakkaille, että yritys käsittelee tilinsä samalla huolella ja tarkkuudella jokaisen vuorovaikutuksen aikana. Johdonmukaisuus auttaa sekä työntekijöitä että asiakkaita tietämään, mitä odottaa tietyssä tilanteessa.
Stay Legal
Lainsäädännöt, sääntelyelimet tai vakuutusyhtiöt vaativat yrityksiä dokumentoimaan ja jakamaan joitakin prosesseja ja menettelyjä. Useimmat valtiot vaativat esimerkiksi, että yrityksillä on käytössä prosessi työntekijöiden korvausvaatimusten käsittelemiseksi ja että kaikki työntekijät tietävät, miten prosessi toimii. Vakuutusyhtiöt ja sääntelyvirastot, kuten OSHA, edellyttävät yrityksiltä yksityiskohtaisia turvallisuuspolitiikkoja, erityisesti valmistusympäristössä. Tämän tiedon sisällyttäminen prosessi- ja menettelyasiakirjaan antaa yritykselle mahdollisuuden täyttää jakeluvaatimukset.
Kommunikoi tehokkaasti
Yrityksellä voi olla monia työntekijöitä, useita toimipaikkoja ja / tai työntekijöitä, jotka työskentelevät erilaisissa muutoksissa. Työntekijät lähtevät yhtiöstä ja uudet työntekijät tulevat yhtiöön. Helpoin tapa välittää odotuksia ja prosesseja kaikille työntekijöille ilman kadonneita henkilöitä, jättämällä tiedot pois tai epäjohdonmukaisesti, on kirjoittaa ja jakaa virallista toimintaperiaatetta ja menettelyä koskeva asiakirja. Sen varmistaminen, että jokaisella on pääsy samoihin tietoihin, auttaa myös suojaamaan yritystä perusteettomilta virheellisiltä lopettamispuvuilta.
