Asianmukaisuus on olennaisesti intensiivinen tutkimus, joka edeltää merkittävää tapahtumaa tai päätöstä. Esimerkiksi huolellisuus tapahtuu yleensä silloin, kun olet kiinnostunut vakavasti ostamaan yritystä tai tarvitsemme kehittää myyntiesittelyä merkittävälle ulkoistussopimukselle. Vaikka prosessi voi olla aikaa vievää ja usein tapahtumien takana, keräämäsi tiedot ja hahmottelu tarkkuutta koskevassa raportissa ovat ratkaisevan tärkeitä hyvän päätöksen tekemiseksi tai tehokkaan esityksen luomiseksi.
Rakenne ja painopiste
Kuten useimmissa muissa virallisissa raporteissa, due diligence -raportti sisältää tavoitteen, tiivistelmän, keskeiset havainnot, suositukset ja yhden tai useamman liitteen. Se, mikä erottaa huolellisuusraportin muista, on kuitenkin sen tarkoitus, keskittyminen ja tiedon aste. Kun olet suorittanut aktiivisen due diligence -vaiheen vaiheen - tutkimalla tosiasioita, keräämällä raaka-aineita ja tekemällä henkilökohtaisia havaintoja - raportin luominen järjestää tiedot siten, että voit arvioida olemassa olevaa tilannetta, tunnistaa riskit ja paljastaa ongelmat, jotka tarjoavat vipuvaikutusta mahdollisuudet.
Muoto ja ääni
Useimmat ihmiset käyttävät huolellisuusraporttia kulissien takana olevana viitemateriaalina sopimus- tai hintaneuvottelujen aikana tai tietolähteenä tarjouksen esittämistä varten. Tarkoituksesta riippumatta suuri osa siitä, mitä olet sisällyttänyt due diligence -raporttiin, on luottamuksellisia tietoja, joten kohdeyleisölle kirjoittamisen lisäksi tavoitteisiin keskittyminen sisältää vain tärkeimmät tai olennaiset tiedot. Käytä virallista ääntä ja esittele tosiasioita käyttämällä objektiivisia, puolueettomia kirjoituksia ja erillisiä raporttitietoja erillisiin osiin kirjaimilla tai numeroilla.
Tavoitteet ja tiivistelmä
Selitä syyt huolellisuuden suorittamiseen tavoitteiden osassa. Vaikka tiivistelmä tulee juuri raportin tavoitteiden jälkeen - ja ennen elintä - kirjoita yhteenveto viimeiseksi. Syynä on se, että lukijat - useimmiten yritysjohtajat, jotka ovat kiinnostuneita tästä osiosta, eivät ehkä vie aikaa koko raportin lukemiseen. Sinun on rakennettava tiivistelmä, jotta se lukee pienoiskoossa olevan raportin, mutta samalla pitää sen pituus suhteessa raportin loppuosaan.
Tärkeimmät havainnot ja suositukset
Kirjoittaja ja itsenäinen IT-konsultti Michael Sisco kertoo artikkelissaan TechRepublic-sivustolta, että keskeiset havainnot tulisi keskittyä kohteisiin, jotka vaikuttavat yrityksen hintaan tai jatkuvaan toimintaan. Jos esimerkiksi kirjoitat huolellisuusraportin, jota käytetään ulkoistussopimusten esittämiseen, sisältävät ongelmat, jotka tukevat hintaasi ja sijaintiasi, kuten toimintaprosessien erittelyt, jotka korostavat tuottavuutta ja suorituskykyä koskevia ongelmia. Lisäksi sisällytetään kustannussuhteita, jotka paljastavat, kuinka paljon yhtiö kuluttaa parhaillaan yrityksen sisäistä palvelua, ja tunnistaa riskit, kuten tarve investoida enemmän rahaa vanhojen tai vanhentuneiden laitteiden päivittämiseen tai korvaamiseen. Korosta viennin mahdollisuuksia suositusten osassa. Sisällytä toteutuskustannukset, tarjoa sijoitetun pääoman tuotto-suhde ja anna aikataulu säästöjen tai hyötyjen saavuttamiseksi jokaisesta mahdollisuudesta.
