Ihmiset ja työtehtävät yrityksissä muuttuvat jatkuvasti. Uudet ihmiset lisätään työryhmiin paitsi laajentamalla heidän lukumääräänsä myös tuomalla uusia taitoja ja määrittelemällä toisten roolit uudelleen ryhmässä. On tärkeää, että uudet ihmiset otetaan virallisesti käyttöön erityisesti, jos he tapaavat asiakkaita. Tämä käyttöönotto voidaan parhaiten tehdä virallisella kirjeellä. Kun kirjoitat kirjeen kirjeen lähettämistä vastaan, niin sähköpostiviestit antavat viestin sekä uudelle vuokralle että sen vastaanottajille, että yksilöllä on keskeinen rooli organisaatiossa.
Tarvittavat kohteet
-
Yrityksen kirjepaperi paikallaan
-
Yhteyshenkilön jatkaminen
Käytä yhtiön kirjepaperia paikallaan laatiakseen kirjeen, joka esittelee uuden tiimin jäsenen. Kirjoita kirjeen aloituslauseke viipymättä ilmoittamaan lukijalle viestinnän tarkoituksesta. Jos kirjoitetaan muistiona, aiheen tai viittauksen tulee olla henkilön nimi. Jos kirjoitetaan kirjeen muodossa, avauslause tulisi lukea jotain, ”Tämä on Jim Smithin, joka on uusi jäsen, esittely
Kuvailkaa selkeästi henkilön työnimike, auktoriteetti ja kuka yksittäiset raportit ovat. Käytä sellaista kieltä, kuten ”Jimin uusi nimike on tilinhallinta. Hän vastaa uudesta liiketoiminnasta Koillis-alueella ja raportoi suoraan Jan Johnsonille, kansallisen myynnin johtajalle. Ole erityinen siitä päivästä, jolloin henkilö ottaa nämä tehtävät. Tämä on erityisen tärkeää, jos uusi vuokraus siirtää jo olemassa olevan työn. Jos henkilö on ensisijainen yhteyspiste tiettyä toimintoa varten, joka olisi mainittava myös kirjeessä, niin lukija tietää. Anna yksilön yrityksen puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Kuvaile lyhyesti henkilön taustaa ja kokemuksia. Henkilön koulutusta ei tarvitse mainita, paitsi jos oletetaan, että työn odotetaan tai vaaditaan tietyissä opetusvaltuuksissa. Luettele muutama edellinen työnantaja ja uuden tiimin jäsenen etukäteisnimikkeet etenkin jos samassa toimialalla ja jos se on merkityksellistä juuri otetulle roolille. Nämä tiedot auttavat nopeuttamaan uuden vuokrausasteen hyväksymistä tehtävään. Jaa henkilökohtaisia tietoja henkilökohtaisesta tavasta tehdä kirje. Haluat ehkä sanoa jotain, kuten “Jim on innokas golfaaja, joten odottaa tekevänsä liiketoimintaa vihreillä. Hän on naimisissa ja asuu Westchesterissä. Hänellä on kaksi teini-ikäistä lasta. ”Tämän kaltaiset tiedot kulkevat pitkälle uuden henkilön hyväksymisessä sekä ammatillisista että henkilökohtaisista näkökulmista.
