Ennen kuin taiteilijat voivat saada teoksensa roikkumaan gallerioihin, heidän on esitettävä kuraattorin ehdotus. Taiteilija luo kuraattorin ehdotuksen gallerian kuraattorin tiedoksi ehdotetun näyttelyn luonteesta. Ehdotus sisältää näyttelyn teeman, näytössä käytettävät kuvat ja teosten kohderyhmän. Gallerian omistaja tai kuraattori tutkii ehdotuksen selvittääkseen, sopiiko suunnitellun näyttelyn gallerian asiakaskuntaan.
Saatekirje
Kannekirje on tapa, jolla taiteilijat voivat esitellä itsensä gallerian omistajalle tai kuraattorille. Oikea kirjeenvaihtopyyntö osoittaa päätöksentekijän nimen nimen sijasta sen sijaan, että se "mihin se koskee". Kannekirje sisältää lyhyen kuvauksen taiteilijan valtakirjoista, mukaan lukien koulutus, koulutus, palkinnot ja kaikki aikaisemmat taiteilijan teoksista. Kannekirje sisältää myös syitä, joita ehdotettu näyttely sopii gallerian yleisölle. Kirjeessä voidaan mainita myös aikaisemmat näyttelyt, joita galleria on pitänyt muistuttamassa taiteilijan ehdottamaa.
Näyttelyn yhteenveto
Kuraattoreiden ehdotus sisältää yhden tai kahden sivun yhteenvedon. Tämä yhteenveto selittää ehdotetun näyttelyn erityispiirteet. Yhteenveto esittelee nämä erityispiirteet joko proosamuodossa tai luodinpisteissä helpottamaan lukemista. Yhteenveto kuvaa ehdotetun näyttelyn teemaa sekä selitystä siitä, miten esitettävät teokset sopivat tähän teemaan. Esimerkiksi vuoden 2009 näyttelyn "Synteettinen" yhteenveto Whitney-museossa kertoo, kuinka taiteilijoiden akryylimaalien käyttö 1960-luvulla oli tärkeä tekijä "sodanjälkeisen amerikkalaisen taiteen suunnan" muuttamisessa.
Näytä kuvat
Ehdotukseen on sisällyttävä kuvat näytettävistä kappaleista. Kuvat osoittavat kappaletta korkealla resoluutiolla ja taiteilijat aikovat näyttää niitä, mukaan lukien kaikki erityiset valaistus-, kehystys- tai tukirakenteet. Sekä kuvien laadun että muodon on mahdollistettava, että kuraattori voi tarkastella teoksia vähän tai ei ollenkaan. Jos kuvat ovat huonolaatuisia tai jos formaatti on liian vaikea nähdä kuvia oikein, kuraattori voi jättää huomiotta ehdotuksen loppuosan.
Kohdeyleisö
Kuraattori-ehdotukseen sisältyy myös syitä, joiden vuoksi taiteilijat uskovat, että heidän teoksensa vetoavat kohdeyleisöön. Kohderyhmä voi olla yhtä tarkka kuin huippuluokan taidekokoelmat tai niin laaja kuin lapsiperheet. Koska galleriat saavat tulonsa myymällä taideteoksia, ehdotuksen on osoitettava gallerian omistajalle tai kuraattorille, miten taiteilijoiden työ houkuttelee potentiaalisia kävijöitä. Esimerkiksi Chicagon College of Chicago -näyttely- ja esitystilojen näyttelyssä esitetyt ohjeet sisältävät ohjeita, joissa käsitellään korkeakoulun opiskelijoita, tiedekuntaa ja henkilökuntaa sekä laajempaa yhteisöä näyttelyehdotuksen esittämisessä.
