Tehokkuus on avaintekijä lähes kaikissa toimisto- tai liiketoimintaympäristöissä. Järjestäytyminen on taito, joka hyödyttää kaikkia toimistoympäristöjä. Yksi asia, jota saatat haluta parantaa, vaikka olisit yleisesti järjestetty, on asiakirjojen arkistointi- ja ylläpitomenettelyt. Voit viettää tuntikausia etsimällä tärkeitä asiakirjoja, jos ei ole olemassa järjestelmää niiden hallitsemiseksi. On tärkeää saada tarvittavat asiakirjat, kun olet paineen alla. Vaikka joillakin työpaikoilla voi olla todellisia fyysisiä tiedostoja, suurin osa asiakirjojen arkistoinnista tapahtuu tietokoneella.
nimeäminen
Nimeä kaikki tiedostot ja kansiot yhdenmukaisesti. Älä nimeä joitakin niistä päivämäärän ja muiden mukaan projektin nimen mukaan. Varmista, että jokaisessa tietyn projektin tiedostossa on jotain ainutlaatuista projektin otsikossa. Luo pääprojektikansio, jolla on helposti tunnistettava nimi. Jaa tämä kansio alikansioihin, joissa on selkeät otsikot, joiden avulla voit luetella niitä käsittelevien henkilöiden nimet tai muut tarvittavat asiat.
Tallentaa
Säilytä vastaavat asiakirjat yhdessä. Jos työskentelet tietyn projektin parissa, tallenna kaikki asiakirjat samaan pääkansioon tietokoneessa. Tämä on tehokkaampaa ja loogisempaa kuin kaikkien laskentataulukoiden tai kaikkien grafiikan tallentaminen eri paikoissa. Kun muokkaat tietoja, yhdellä napsautuksella pääset projektiin.
pitoisuus
Ennen kuin aloitat asiakirjojen jättämisen, tarkista sisältö. Älä tallenna kaikkia sinulle lähetettyjä tietoja. Tämä merkitsee enemmän aikaa tarkastelemaan tarpeettomia asioita myöhemmin. Jos asiakirja on merkityksellinen tiettyyn projektiin, tallenna se. Jos ei, poista se tietokoneesta.
Status
Erota asiakirjat, jotka ovat osa meneillään olevaa työtä, asiakirjoista, jotka on suoritettu loppuun ja jotka on tallennettu vain viite- ja kirjaustarkoituksiin. Käytä kansiojärjestelmääsi. Tallenna nykyiset asiakirjat helposti saatavilla olevaan paikkaan, kuten tietokoneen työpöydälle. Kun työ on valmis, siirrä se projektikansioon, johon tallennetut työt tallennetaan. Räätälöi tämä menetelmä yrityksesi mukaan.
