Useimmat liiketoimintatoiminnot, joita ei ohjaa käytännöt ja menettelyt, ovat kaoottisia ja epäjohdonmukaisia. Tietojen säilyttäminen ei ole yksi kiinnostavimmista liiketoiminta-alueista, mutta se on yksi tärkeimmistä. Organisoitu järjestelmä asiakirjojen tallennusta varten poistaa tarpeettomat kirjaukset ja suojaa yritystä tarkastuksen yhteydessä. Tietäen, milloin se pitää ja milloin heittää, on ratkaiseva askel onnistuneen liiketoiminnan kehittämisessä.
Yleinen säilytysaikataulu
Kaikkien yritysten olisi kehitettävä järjestelmä, jolla tallennetaan kaikki yksiköt yleisesti. Se saa kaikki samalle sivulle, kun on kyse tallentamisesta. Tutki yrityksesi ja toimialan lakeja ja sääntöjä. Esimerkiksi asianajotoimistolla voi olla erilaisia vaatimuksia kuin pieni ruokakauppa. Tarvittaessa ota yhteyttä asianajajaan tämän järjestelmän luomiseksi. Indeksoi suunnitelma toiminnon ja osaston perusteella. Laadi aikataulu ja määritä luokituskoodit.
Tietueiden luettelo
Tietueiden luettelo on ratkaiseva vaihe säilyttämisen hallinnassa. Tämä on tarkka luettelo kaikista organisaatiosi tietueista, sähköisestä ja paperista. Luettelossa olisi esitettävä jokaisen tietueen otsikko, kuten ”Yleiskuva” ja asiakirjan sijainti. Lisää myös tietueiden luokitus. Tämä on yrityksesi aikataulun mukainen säilyttämisen vertailuarvo. Luo esimerkiksi laskentataulukko; ensimmäisessä sarakkeessa olisi otsikko ”Tilit maksavat ikääntymisraportti”. Toinen sarakkeen otsikko olisi luokitus ”Maksutilit”. Kolmas sarake voi olla osasto ”Kirjanpito”. Laskentataulukon loppuosa saattaa sisältää sijainnin, ”East Storage Room, Cabinet Four” ja säilytyskoodi ”A-aikataulu”
Asiakirjan arviointi
Arviointiprosessiin sisältyy yrityksenlaajuinen analyysi paikan päällä olevista tietueista, jotta poistetaan säilytysaikaa ylittävät asiakirjat. Tämä talon siivousmuoto eliminoi ylimääräisten tietueiden muodostumisen. Hävitä vanhentuneita asiakirjoja käyttämällä tietueiden luetteloa. Kun olet valmis, tarkista kaikki tallennustilat ja päivitä inventaario. Tänä aikana tutkii lakeja tunnistaaksesi muutokset, jotka on tehty viimeisimmän tarkistuksen jälkeen. Suunnittele arvioinnit vuosittain, neljännesvuosittain tai kuukausittain.
