Office-menettelyt ovat hyväksytty standardi liiketoiminnan harjoittamiselle tietyllä työpaikalla. Tällaiset standardit voivat vaihdella toimialan, työmäärän, maantieteellisen sijainnin, toimiston ammattitaidon tai yrityksen koon mukaan. Esimerkiksi lääketieteellisessä, hammaslääketieteellisessä tai oikeudellisessa käytännössä toimistomenettelyt ovat paljon erilaisia kuin rakennus-, vähittäis- tai tuontiliiketoiminnassa. On kuitenkin olemassa joitakin "normeja" toimistomenettelyissä eri toimialoilla.
Puhelinmenettelyt
Kaikki toimistot vaativat ammattitaitoisia ja kohteliaita puhelinmalleja. Vastaa puhelimeen viipymättä, puhu selkeästi ja kohteliaasti, äläkä koskaan jätä soittajaa pidempään kuin muutaman sekunnin ajan palattaessa puheluun, vaikka kaikki, mitä sanotaan, on: "Olen edelleen töissä pyynnöstäsi."
Ota viestejä työntekijöille, jotka ovat poissa toimistosta tai eivät ole käytettävissä. Merkitse selkeästi soittajan nimi, päivämäärä, aika ja puhelinnumero sekä puhelun tarkoitus, jos se on annettu. Kun puhepostijärjestelmä on paikallaan, kysy soittajalta, haluatko jättää puhepostin ja siirtää sen sitten vastaajaan. On epätasaista siirtää puhelu ilmoittamatta soittajalle etukäteen siirrosta.
Tallenteiden hallinta
Tietojenkäsittelyn erityispiirteet vaihtelevat suuresti toimistosta toiseen, mutta kaikkien liiketoimintojen yksityiskohdat on säilytettävä asianmukaisesti ja ammattimaisesti. Säilytä jäljennökset kaikista kuitista, laskuista, tiliotteista, työmääräyksistä, ehdotuksista, työennusteista, kirjeenvaihdosta, raporteista ja muista yhtiön tuottamista asiakirjoista.
Luo jokaiselle toimittajalle, asiakastilille, myynnille tai projektille tiedostoja yhtiön eritelmien perusteella. Merkitse kaikki kansiot selkeästi ja tallenna ne helposti saatavilla olevaan paikkaan, jossa ne voidaan hakea nopeasti tarvittaessa. Nämä ovat vaatimuksia liiketoiminnan asianmukaisesta hallinnoinnista teollisuudesta riippumatta.
Postin käsittely ja jakelu
Saapuvien ja lähtevien sähköpostiviestien hallinta vaihtelee myös toimipaikan mukaan, mutta käsittele kaikkia postia tärkeänä kirjeenvaihtona ja käsittele sitä nopeasti, erityisesti kirjeenvaihtoa asiakkaiden ja asiakkaiden kanssa.
Avaa ja reititä postia asianomaiselle osastolle tai työntekijälle tiettyjen yrityksen menettelyjen mukaan. Älä koskaan avaa postimerkkejä "henkilökohtaisiksi". Jos saapuva posti avataan ennen jakelua, kirjoita kirjekuori kirjeenvaihdon takaosaan, jos tarvitaan osoitetta tai lähettäjän tietoja.
Punnitse lähtevä posti tarvittaessa ja kiinnitä oikea postimaksu oikeassa yläkulmassa. Jos postilaatikko ottaa vastaan postin, aseta se oikeaan lähtevään paikkaan noutoa varten. Jos se viedään paikalliselle postilaitokselle, aseta kaikki kirjaimet laatikkoon, jotta niitä voidaan helposti kuljettaa. Teippaa kaikki paketit turvallisesti ja merkitse ne asianmukaisesti.
Tietokoneet ja teknologia
Tietokoneen tietojen asianmukaisen suojaamisen varmistaminen on tärkeää nykypäivän toimistossa, joka perustuu suurelta osin tällaisiin tietoihin. Harjoittele perusturvallisuusmenettelyjä tietokoneen tiedostojen ja laitteiden suojaamiseksi.
Voit suojata asiakirjoja ja ohjelmia luomalla päivittäin varmuuskopion kaikista tietokonetiedostoista Internet-sivustolla, joka tarjoaa tällaisen palvelun, tai erilliselle flash-asemalle tai Zip-levylle. Ole varovainen, kun lataat tiedostoja ja ohjelmia Internetistä. Pidä virustorjuntaohjelmointi käynnissä aina, kun tietokone on kytketty päälle, ja pidä virustietokanta ajan tasalla, koska uusia uhkia syntyy jatkuvasti.
Suojaa laitteisto vahvalla ja luotettavalla ylijännitesuojalla. Sammuta tietokoneet yöllä, kun kukaan ei käytä niitä, ja irrota kaikki elektroniikka raskaiden ukkosmyrskyjen aikana.
