Wikiin samanlainen tietokanta on hallittu kokoelma käyttäjän toimittamia artikkeleita ja tietoja. Tietopohjan tyyppinen arkisto on yleensä omistettu tietylle ohjelmalle tai prosessille, ja kehittäjät, teknisen tuen henkilökunta tai loppukäyttäjät voivat toimittaa tietoja. Tietopohjan demokraattinen luonne mahdollistaa sen kasvavan orgaanisesti ja nopeasti, mutta myös vaikeuttaa tietojen ylläpitämistä ja pahimmassa tapauksessa käyttökelvottomuutta.
Dynaaminen keskustelu
Tietopohjan suurin etu on, että sen avulla eri käyttäjät voivat osallistua tietopohjan tuloksiin suorassa dokumentaatiossa ja luoda dynaamisen, asiaankuuluvan keskustelun. Lisäksi, koska se sisältää kehitysyhteistyön, teknisen tuen ja loppukäyttäjien panoksen, verkkotutkimuksen suorittaneet voivat tutkia samaa ongelmaa useista eri näkökulmista, mikä saattaa johtaa niihin ratkaisuun, jota he eivät olisi harkinneet yksin.
Epäjohdonmukaiset asiakirjat
Kirjoittajien erilaiset kirjoitustavat ja tietotasot johtavat usein epäyhtenäiseen, standardisoimattomaan asiakirjaan, joka on yksi tietopohjan suurimmista haitoista. Redundanssista tulee sääntö eikä poikkeus, ja samat virheet voidaan lisätä tietokantaan useita kertoja. Näin ollen tarvitaan erityistä huoltoa.
Koska tietopohja käynnistyy myös tyhjänä tietokannana, ei ole tarkoituksenmukaista käyttää ensisijaisena dokumentaation lähteenä mihinkään uuteen tuotteeseen tai prosessiin. Tietopohja vaatii aikaa rakentaa, koska skenaariot ja ongelmat löytyvät, ratkaistaan ja dokumentoidaan.
Tietojen merkitys
Tietopohjan demokraattinen, orgaaninen luonne merkitsee sitä, että tärkein tieto tulee todennäköisesti näkyväksi, kun taas vähemmän tärkeitä tietoja haudataan, jolloin tieto perustuu luonnolliseen lajittelutoimintaan. Jos huonosti kirjoitettuja tai virheellisiä tietoja toimitetaan, muut käyttäjät voivat haudata sen korvaamalla sen paremmilla tiedoilla tai merkitä sen poistettavaksi / tarkistettavaksi järjestelmänvalvojalta.
Arkistoitu dokumentaatio
Tietokantaan jääneet vanhat artikkelit tarjoavat automaattisen arkiston tuotteen tai prosessin vanhoista versioista. Luonnollisesti muodostuva arkisto on tietopohjien etu. Kun tuotteen tai prosessin uusia versioita luodaan, tietopohja voidaan järjestää uudelleen tai käynnistää uudelleen vanhojen tietojen arkistoimiseksi pitäen uusimmat tiedot näkyvästi esillä.
ratkaisut
Erityinen henkilöstö on nimettävä viettämään muutaman tunnin viikossa etsimällä tietopohjaa tarpeettomille, vanhentuneille tai virheellisille päätöslauselmille ja poistamalla ne tarpeen mukaan. Heidät olisi koulutettava käyttämään tietopohjaa ja osattava etsiä sitä tehokkaasti, jotta he voivat määrittää, onko artikkeli jo olemassa, ennen kuin ne antavat kopion.
