Hallinnolliset avustajat ja klubisihteerit voivat tallentaa kokouspöytäkirjoja monin eri tavoin. On parasta, että käytössä on sekä sähköinen että kova kopio, jotta toinen voi olla varmuuskopio toiselle, jos yksi kopio menetetään tai vahingossa tuhoutuu.
Tiedoston tallentaminen sähköisesti
Tallenna kokouksen minuutit tietokoneellesi samassa paikassa, kun organisaatiosi on kokous. Anna sille samanlainen tiedostonimi joka kerta niin, että on helppo löytää tarkasti tarvittava tiedosto tulevaisuudessa. Voit esimerkiksi nimetä voittoa tavoittelemattoman hallituksen kokouksen pöytäkirjat "Board_Minutes_21 April 2011" ja tallentaa sen seuraavana kuukautena nimellä "Board_Minutes_20 May 2011". Jos sinulla on erilaisia kokouksia, joiden avulla voit seurata minuutteja, tallenna kukin toiseen kansioon. Yksi voi olla merkitty "hallituksen kokouksiin" ja toiseen "henkilökunnan kokouksiin", jotka molemmat säilytetään tietokoneen "kokoukset" -kansiossa.
Online-tallennus
Tallenna minuutit online-asiakirjan tallennuspalvelun avulla. Nämä palvelut veloittavat yleensä maksun, mutta jos tietokone tai palvelin menee alas, voit käyttää Internetiä toisesta sijainnista ja hakea tiedostoja.
hintoja
Online-tallennusyhtiöt voivat tarjota sinulle ilmaisen kokeilujakson tuotteen testaamiseksi. LiveDrive tarjoaa esimerkiksi kahden viikon ilmaisen kokeiluversion ja veloittaa 6,95 dollaria kuukaudessa yhdelle tietokoneelle ja 16,95 dollaria kuukaudessa jopa kolmelle tietokoneelle varmuuskopioida verkossa huhtikuusta 2011 alkaen. Molemmilla suunnitelmilla on rajoittamaton kaistanleveys (summa, jonka voit ladata ja ladata). Elephant Drive on 15 päivän ilmainen kokeilu. Se tarjoaa yksilöllisen suunnitelman, jossa on jopa 100 Gt tallennustilaa kahdelle tietokoneelle 9,95 dollaria kuukaudessa tai 99,50 dollaria vuodessa. Perhesuunnitelma kattaa enintään viisi laitetta, sillä on jopa 500 Gt tallennustilaa 19,95 dollaria kuukaudessa tai 199,50 dollaria vuodessa.
Kovalevyt
Tulosta kokouksen pöytäkirja. Laita keräilijät merkintöihin, jotka on merkitty kokousten kuukauteen ja vuoteen. Aseta pöytäkirjan kopio oikeaan kuukausi- ja vuosiosaan. Kun sideaineet täyttyvät, merkitse selkäranka minuuttien sisällä ja käynnistä uusi sideaine. Harkitse, että pidät kaksi kovaa kopiota kokouspöytäkirjastasi kahteen paikkaan, jos joku tapahtuu jotain niistä.
