Vaikka pikaviestit ja puhelut ovat riittäviä moniin liiketoimintatarkoituksiin, on vielä joitakin asioita, joita on käsiteltävä kirjeen pysyvyydellä ja ammattimaisuudella. Eri tilanteissa tarvitaan erilaisia kirjaimia, ja vaikka on monia eri syitä, joiden vuoksi saatat joutua kirjoittamaan ammattikirjeen, voi olla hyödyllistä tutustua joihinkin tavallisimpiin liikekirjeisiin etukäteen.
1. Tilaa sijoituspaikkoja
Kuten nimestä käy ilmi, tilauskirja on kirjoitettu tavaroiden tilauksen antamiseksi. Nämä kirjeet ovat hyvin yleisiä, mutta ne ovat myös hyvin muodollisia, ja ne on kirjoitettava hyvin tarkasti ja tarkasti, minkä vuoksi saattaa olla hyödyllistä etsiä näitä kirjeitä koskeva malli ennen kirjoittamista.
2. Alkuilmoitukset
Kun haluat myydä tuotteita uudelle asiakkaalle, sinun on esitettävä itsesi. Tämä on hyvin samanlainen kuin tapa, jolla esitelette itsesi jollekulle osapuolelle, koska haluat tehdä suuren ensivaikutelman molemmissa tilanteissa. Haluat näyttää kohde-asiakkaillesi, mitä tuotteita tai palveluja tarjoat, miten nämä voivat auttaa heitä ja mikä tekee yrityksestäsi erilaisen kuin muut.
3. Kiertokirjeilmoitukset
Ympyrä on niin nimetty, koska se lähetetään suurelle yleisölle. Toisin sanoen, vaikka useimmat kirjeet ovat kahden tai useamman osapuolen välistä yksityistä kirjeenvaihtoa, kiertokirje jaetaan suurille ryhmille kerralla. Koska ne on tarkoitettu monille lukijoille, ne on kirjoitettava kohdeyleisön jäsenelle. Muista myös pitää ne tarpeeksi geneerisinä, jotta he voivat vedota niihin, jotka saavat ne.
4. Kuittauskirjeet
Nämä kirjeet lähetetään vain sen toteamiseksi, että yrityksesi sai liiketoiminta-asiakirjan tai paketin. Ne toimivat pääasiallisesti kuitina ja ne olisi lähetettävä heti, kun kohde on vastaanotettu.
5. Seuranta-kirjeet
Seurantakirjeitä voidaan lähettää monenlaisen kirjeenvaihdon jälkeen. Työnhakija voi lähettää haastattelun jälkeen seurannan. Myyjä voi lähettää viikon tai kaksi viikon kuluttua lähetysmyyntikirjeen lähettämisestä. Ne voidaan lähettää kokouksen jälkeen toistamaan molempien osapuolten tekemät sopimukset. Periaatteessa nämä yksinkertaisesti muistuttavat vastaanottajaa aiemmasta viestinnästä ja kehottavat edistymistä suhteiden tai hankkeen seuraavassa vaiheessa.
6. Asiakaspalvelun anteeksipyynnöt
Yritysten maailmassa joskus asiat menevät pieleen. Olipa kyseessä yrityksenne vika ja onko se voitu ehkäistä, anteeksipyyntikirje voi mennä pitkälle korjaamaan suhdetta vialliseen asiakkaaseen. Nämä kirjeet kulkevat usein oikeudellisen osaston kautta varmistaakseen, että yritys ei ole vastuussa oikeudellisesta vastuusta.
7. Kiinnostuskirjeet
Vaikka työnhakijat käyttävät useimmin kiinnostavia kirjeitä, jotka ilmoittavat työnantajille kiinnostuksestaan asemaan yrityksen kanssa, heitä voidaan käyttää myös ilmaisemaan, että yrityksesi on kiinnostunut työskentelemään tiettyyn hankkeeseen toisen yrityksen tai voittoa tavoittelemattoman organisaation kanssa.
8. Läsnäolon kirje
Olipa surullinen työntekijän, kilpailijan, kumppanin tai jonkun muun ammatillisessa piirissäsi menetys, kirjeenvaihtokirjeitä ei ole helppo kirjoittaa, mutta ne voivat olla koskettava ele niille, joita kuolema vaikuttaa eniten.
9. Toimistotiedotteet
Vaikka muistiinpanot ovat usein epävirallisia, nämä sisäiset viestinnät ovat kuin työntekijän kirjeitä toiselle. Muistiinpanot voidaan kirjoittaa lähes mihin tahansa aiheeseen, aina pukeutumiskoodin lisäyksistä vakaviin työntekijöiden rikkomuksiin.
10. Suosituslomake
Vaikka on aina mukavaa kiittää työntekijää, joka menee yli ja sen jälkeen, nämä tulisi varata todella merkittäviin toimiin, koska mitä useammin heidät luodaan, sitä vähemmän he merkitsevät niitä vastaanottaville.
