Henkilökohtainen liikekirje on kirjoitettu yksityiseltä yritykselle tai organisaatiolle. Tällainen kirje voidaan kirjoittaa useista syistä: ongelman ratkaiseminen, kuten laskun virhe; pyytää tuotteen palauttamista tai vaihtoa; kehua työntekijän hyvää työtä; tai pyytää aikaa, rahaa, tuotteita tai palveluita lahjoitukseksi. Riippumatta syystä henkilökohtainen liikekirje on kirjoitettu tyhjälle paperille, ei kirjelomakkeelle. Harkitse seuraavaa seuraavalla kerralla, kun sinun täytyy kirjoittaa yksi.
Sivuasetukset
Käytä 1-tuumaisia marginaaleja sivun ylä-, ala- ja sivulle. Jos henkilökohtainen liikekirje on lyhyt, lisää yläraja 2 tuumaa ja sivut 1½ tuumaa. Käytä helposti luettavaa fonttia kuten Times New Roman, Arial tai Cambria 11- tai 12-pisteen kirjasinkoon. Yhden tilan oma linjat.
Letter-tyyli
Jos käytät lohkokirjastyyliä, kaikki rivit alkavat vasemmasta reunasta. Jos haluat muokata lohkoa, aloita päivämäärä ja sulkulistat sivun keskellä vasemman marginaalin sijasta.
Osoite ja päivämäärä
Osoite (jota kutsutaan myös lähettäjän osoitteeksi) alkaa sivun ensimmäisestä rivistä, ja kaikki tyypillisesti lyhennetyt termit, kuten katu, huoneisto tai bulevardi, on määriteltävä (muodollisuudesta). Älä unohda pilkku kaupunkisi nimen ja tilasi kahden kirjaimen välillä. Älä jätä tyhjää tilaa osoitteen viimeisen rivin ja päivämäärän välille, joka on päivä, jolloin kirje on valmis tai lähetetty. Kirjoita kuukausi, päivä ja vuosi ensimmäiselle riville ja kirjoita kuukausi. Kirjoita esimerkiksi "27.9.2008" "27.9.2008" tai "9/27/08". Älä unohda pilkkua päivämäärän ja vuoden välillä. Jos käytät muokattua lohkotyyliä, aloita osoitteen kirjoittaminen sivun keskelle vasemman marginaalin sijasta.
Vastaanottajan nimi, yrityksen nimi ja osoitteet
Neljä riviä (tai 1 tuuma) päivämäärän alapuolelle, kirjoita vastaanottajan nimi alk. "Mr." tai "Ms" Käytä sekä etu- että sukunimeä, jota seuraa pilkku ja vastaanottajan nimi (esim. Manager, Supervisor, Coordinator). Kirjoita seuraavaan riviin yrityksen nimi, jota seuraa yrityksen osoite (jota kutsutaan myös sisäosoitteeksi) käyttäen lyhenteitä paitsi valtion lukuja.
Tervehdys
Yksi tyhjä rivi myöhemmin, kirjoita tervehdys käyttäen samaa nimeä, jota käytetään sisäisessä osoitteessa, alkaen "Hyvä." Tervehdys henkilökohtaisessa liikekirjeessä päättyy kaksoispisteeseen. Esimerkiksi: "Rakas Lucinda Jones:"
ruumis
Henkilökohtaisessa liikekirjassa keho alkaa tyhjältä riviltä tervehdyksen jälkeen. Yhden tilan ja vasemmanpuoleinen perusta jokaiselle kappaleelle kehossa, jättäen tyhjän rivin kappaleiden väliin. Tärkeys on avain: Aloita ystävällinen aukko, jota seuraa kirjeen tarkoitus. Toisessa kohdassa olisi perusteltava tarkoitus; antavat lisätietoja, kuten tilinumerot, laskunumerot, lähetyksen tai palvelun päivämäärät sekä tuotteen tai työntekijän nimet, jotka auttavat lukijaasi ja syytäsi. Anna vain asiaankuuluvat tausta- ja tukitiedot, ottaen huomioon, että lukijasi on varattu. Viimeisessä kappaleessa olisi muutettava tarkoitusta (ensimmäisestä kohdasta) ja pyydettävä tarvittaessa jonkinlaista toimintaa.
Sulkeminen ja kirjanpito
Henkilökohtaisen liikekirjeesi sulkeminen on jätettävä perustelluksi, ellei käytät muokattua lohkotyyliä, joka edellyttää sulkemisen aloittamista sivun keskellä. Jos sulkeminen on useampi kuin yksi sana (esimerkiksi "Kiitos" tai "Ystävällisin terveisin"), käytä vain ensimmäisen sanan ensimmäistä kirjainta ja käytä pilkua viimeisen sanan jälkeen, ei kaksoispiste, jota ehdotetaan tervehdyksen jälkeen. Kolme tyhjää riviä myöhemmin, kirjoita koko nimi. Voit tulostaa kirjeen ja allekirjoittaa nimen fyysisesti sulkemisen ja kirjoitetun nimen välillä, jos haluat. Henkilökohtaiset liikekirjeet ovat kirjattuja yhteyksiä asiakkaan ja yrityksen välillä. Siksi on hyvä pitää kopio kirjoitetuista henkilökohtaisista liikekirjeistä. Jos olet huolissaan saapumisesta postitse, varmista heidät postilaitoksessa ennen lähettämistä, jotta tiedät, milloin yritys vastaanottaa kirjeesi.
