Kilpailu kuluttajien uskollisuudesta tekee yrityksille tärkeäksi tehdä kaikki voitavansa kohtuullisesti asiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi. Jotta voit pysyä tiellä palveluprioriteettinsa kanssa, monet yritykset ottavat käyttöön asiakaspalveluhakemuksen, asiakirja, jossa selvitetään asiakaspalvelun tavoitteet ja prosessit. Asiakaspalvelun peruskirjan kirjoittaminen ei vie paljon aikaa tai rahaa.
Kehitä yrityksesi yleiskatsaus, jossa kuvataan, mitä teet tai mitä tuotteita ja palveluja tarjoat. Jos esimerkiksi omistat koruyrityksen, yleiskatsaus voisi olla "XYZ Company on käsityöläinen yritys, joka luo käsityönä valmistettuja koruja, jotka on valmistettu aidoista jalokivistä."
Kirjoita asiakaspalveluun liittyvät tavoitteet. Esimerkiksi, jos sinulla on graafisen suunnittelun yritys, tavoitteet voisivat olla valmiita tilauksen sisällä mainitussa ajassa, jossa on vähemmän kuin kolme tarkistusta. Jos käytät urheilullista kenkäkauppaa, asiakaspalvelun tavoitteet voisivat auttaa jokaista asiakasta löytämään sopivimman kengän urheiluunsa ja tuntemaan riittävästi vastauksia kaikkiin kysymyksiin, joita heillä on urheilukengistä.
Kirjoita asiakkaan oikeudet yrityksesi suhteen. Esimerkiksi vaatekauppa voi katsoa, että asiakkailla on oikeus kohtelias, oikea-aikainen apu ja nopea maksaminen.
Lisää osio peruskirjaan, jossa kerrotaan, mitä yrityksesi tekee sen varmistamiseksi, että saavutat asiakaspalveluun liittyvät tavoitteet ja noudatat asiakkaiden oikeuksia. Palatessasi vaatekaupan esimerkkiin saatat päättää, että pidät kaikki näytöt näkyvissä tai järjestyksessä, tervehtivät jokaisen asiakkaan hymyillen ja tuovat säännöllisesti uusia trendejä omaan varastoosi.
Merkitse peruskirjassa, mitä asiakkaat voivat tehdä, jos he eivät tunne, että heidän oikeutensa on kunnioitettu, tai jos asiakaspalveluun liittyviä tavoitteita ei saavutettu. Tämä voi sisältää postiosoitteen, puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen asiakasvalitusosastolle tai yrityksen johtajalle.
Lähetä asiakaspalvelusopimus yrityksesi verkkosivustolle, blogiin tai myymälään tai toimistoon.
