Yritykset luottavat ammattitaitoiseen ja luotettavaan viestintään pysyäkseen kannattavana ja kilpailukykyisenä markkinoilla. Työntekijät kommunikoivat työtovereiden, johtajien, asiakkaiden, myyjien, tiedotusvälineiden ja asiaankuuluvien valtion virastojen kanssa, joten viestintäjakaumilla voi olla merkittävä vaikutus. Huolimatta kielteisistä vaikutuksista ja ammatillisesta turhautumisesta on tärkeää käyttää asianmukaista kieltä, kun haastat työntekijää viestinnän puutteesta.
Varmistaa
Viestinnän puute on yksi tärkeimmistä syistä, jotka työntekijät ovat luetelleet siirtyessään uuteen tehtävään johtamisen turhautumisen vuoksi, joten ennen haastattelun antamista ota aikaa tutkia kyseisiä tilanteita, jotta voidaan selvittää, ovatko johto tai muut työntekijät osallistuneet viestinnän erittely. Olisi virhe tehdä yksi työntekijä tiedonannosta, joka liittyy suoraan muiden työntekijöiden toimintaan.
Neutraali ääni
Työntekijän pelottelussa käytettävän kielen viestinnän puuttumisen on oltava neutraali. Kun aloitat kurinalaisuutta, ylläpidä ammatillista sävyä sen sijaan, että liukaisit vihaan, turhautumiseen, kärsimykseen tai sarkasmiin. Näin helpotetaan tehokasta keskustelua välttäen mahdolliset oikeudelliset ongelmat, jos työntekijä suhtautuu asiaan, että tekoesi ylitti hyväksyttävät rajat.
Selitys
Viestinnän haastavien työntekijöiden ruoskinnan alku- kieli olisi aloitettava pyytämällä selitystä niiden näkökulmasta. Tämän osallistavan kielen käyttäminen kiinnittää työntekijän prosessiin ja pyytää häntä vastaamaan toimistaan. Selityspyyntö saattaa ilmoittaa: ”Kuvaile olosuhteet, jotka viivästyivät viivyttelemällä arvokkaan asiakkaan kanssa kolme viikkoa huolimatta toistuvista puheluista ja sähköpostiviesteistä.”
Viittaukset tapahtumiin
Vältä laajoja yleisiä lausuntoja, kun työntekijää haetaan viestintäongelmista. Sen sijaan käytä erityisiä esimerkkejä kuvaamaan viestinnän jakautumista johdon näkökulmasta. Voit esimerkiksi mainita päivämäärät, jotka koskevat palauttamattomia puheluita ja sähköposteja, myöhästyneitä raportteja ja asiakkaiden, johtajien tai toimittajien esittämiä erityisiä valituksia. Liity siihen, miten jokainen tapahtuma aiheutti negatiivisia vaikutuksia liiketoimintaan.
Seuraukset
Ilmaise pettymyksesi työntekijän puutteellisesta viestinnästä, mutta älä asu syytöksissä tai kritiikissä. Siirry suoraan työntekijän valintojen välittömiin seurauksiin tehokkaampaa rikosta varten. Voit esimerkiksi lyhentää väliaikaisesti työntekijän velvollisuuksia ja etuoikeuksia, jotta hänellä on resursseja tai motivaatiota mukauttaa käyttäytymistään. Kun teet seurauksia, pidä kurinalaisuuksia, jotka on kuvattu yrityksesi käsikirjassa, jotta vältät kohtuuttomuudesta tai liiallisesta kurinalaisuudesta aiheutuvat syyt.
Toimintasuunnitelma
Siirrä ruoskinta myönteisemmäksi alueeksi kehittämällä toimintasuunnitelma yhdessä työntekijän kanssa hänen viestintäongelmiensa ratkaisemiseksi. Tähän saattaa sisältyä suunnitelman laatiminen sähköpostiviestien reagoimiseksi kahden työpäivän kuluessa muille kuin kiireellisille postille tai mikä tahansa aika, joka vaikuttaa kohtuulliselta esimerkiksi yrityksesi kulttuurille ja teollisuudelle. Toimintasuunnitelmassa olisi myös hahmotella tulevia kurinpitotoimia, joita tapahtuu, jos viestinnän puute jatkuu.
