Lähetyskirjeet, joita kutsutaan myös kansikirjoiksi, sisältävät fakseja ja sähköposteja, joissa kuvataan faksattujen asiakirjojen sisältöä tai sähköpostiviesteihin liitettyjä tiedostoja. Lähetyskirjeillä varmistetaan myös, että asiakirjat annetaan oikealle henkilölle, jos ne lähetetään jaettuun faksi- tai sähköpostiosoitteeseen. Nämä kirjeet ovat yleensä lyhyitä ja välittävät vain tarvittavia tietoja. Koska lähetyskirjeet ovat liiketoiminnan kirjeenvaihdon muoto, sinun on noudatettava tiettyjä standardeja kirjoitaaksesi oikein.
Kirjoita nimi tai yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero ja muut yhteystiedot dokumentin yläreunassa ja sijoita se sivun oikealle puolelle. Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa kirjeen yrityksen kirjepaperille.
Ohita rivi ja lue päivämäärät tietosi alla sivun oikealle puolelle.
Kirjoita vastaanottajan nimi, osoite ja tarvittaessa tilinumero tai muu tunnistetieto sivun vasemmalle puolelle, kaksi riviä alaspäin päivämäärästä.
Osoita kirjeen nimenomaan henkilölle, joka vastaanottaa sen. Jos et tiedä henkilön nimeä, kirjoitus "Dear Sir or Madam" riittää.
Luettele syy kirjoittaa kirjeen ensimmäisessä virkkeessä. Ilmoita, jos lähetät ansioluetteloa, yritystoiminnan ehdotusta, raporttia tai tietoja tuotteesta tai palvelusta.
Anna taustatietoja toisesta kappaleesta lähettämäsi asiakirjasta. Tähän voi sisältyä päivämääriä, joiden mukaan lukijan on toimittava asiakirjan sisältämien tietojen perusteella tai, jos asiakirjassa on useita sivuja, lyhyt selitys mukana olevista sivuista. Voit myös muistuttaa lukijaa kaikista keskusteluista tai kirjeenvaihdosta, joita sinulla oli hänen kanssaan asiakirjan osalta.
Kiitos lukijalta hänen viimeisestä kappaleestaan ja pyydä häntä ottamaan yhteyttä sinuun, jos hänellä on kysyttävää.
Kirjoita sivun alareunassa nimesi, nimesi ja yhteystietosi, kuten sähköpostiosoitteesi tai puhelinnumerosi. Käsittele allekirjoituksesi nimesi yläpuolelle.
