Yritykset tuottavat suuria määriä tietoa liiketoiminnan aikana. Kalifornian yliopiston tutkijoiden San Diegon mukaan yritykset käsittivät maailmanlaajuisesti 9,57 zettabytea tietoa vuonna 2008.Tämä vastaa 3 teratavua tietoa työntekijää kohti vuodessa. Hallinnolliset tietojärjestelmät (MIS) ovat tietokonepohjaisia prosesseja, jotka purkaavat, tiivistävät ja raportoivat asiaankuuluvia tietoja, jotta toiminnallisten osastojen johtajat voivat käyttää yritystietoja tarkkojen ja luotettavien päätösten tekemiseksi.
Tausta
Tietotekniikka mahdollisti yrityksille 1960-luvulla automatisoida aiemmin käsin tehdyt prosessit. Varhaisilla tietokoneilla oli rajallinen toiminnallisuus ja itsenäinen ominaisuus ja yksinkertaisesti käsitelty data. 1970-luvulla ja 1980-luvulla tekniikan kehitys johti siihen, että tietokoneet liittyivät toisiinsa lisääntyneen prosessointikyvyn kanssa. Tietokoneet pystyivät tallentamaan, analysoimaan ja raportoimaan suurempia määriä monimutkaisia tietoja. Tietokoneen käyttöominaisuuksien kasvun myötä MIS: stä tuli olennainen osa yrityksen tietojenkäsittelyä ja operatiivista päätöksentekoa.
MIS-esimerkkejä
MIS on prosessirakenne, joka varmistaa, että esimiehet saavat asiaankuuluvia tietoja rutiininomaisen päätöksenteon suorittamiseksi. MIS kerää, tallentaa ja käsittelee tietoja säännöllisten raporttien tuottamiseksi. Esimerkkejä tavanomaisista MIS-raporteista ovat päivittäiset raportit työntekijöistä, jotka ovat poissa ilman lupaa; todelliset kuukausikustannukset verrattuna budjetoituihin kuukausikustannuksiin; neljännesvuosittainen myynti saavutettiin verrattuna ajanjakson myyntitavoitteeseen; ja ennusteet raaka-aineiden käytöstä aiempiin käyttötarkoituksiin perustuvien ennusteiden avulla.
MIS: n tavoitteet
MIS: n keskeiset tavoitteet ovat yrityksen tietojen tehokas käsittely ja mielekkäiden raporttien tuottaminen, jotta esimiehet voivat tehdä järkeviä liiketoimintapäätöksiä. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi MIS kerää, tallentaa ja analysoi yritystietoja. MIS tuottaa raportteja muodossa, joka tekee yrityksen tiedoista merkityksellisiä johtajille ja tarjoaa vankan perustan, johon he voivat perustaa rutiinit operatiiviset ja toiminnalliset päätökset. Keskijohtajat ovat MIS: n tärkeimpiä käyttäjiä organisaation sisällä, koska ne ovat keskeisiä päätöksentekijöitä operatiivisella ja toiminnallisella tasolla.
Tulevaisuuden trendit
MIS kehittyy edelleen vastaamaan muuttuvaa liiketoimintaympäristöä. Työntekijät ja asiakkaat säilyttävät ja vaihtavat tietoja monin eri tavoin, kuten sähköposti- ja web-pohjaiset viestintävälineet. Yritykset haluavat parhaalla mahdollisella tavalla hyödyntää kaikkia käytettävissä olevia tietoja. Tietojärjestelmien perustana oleva teknologia on tulossa entistä monimutkaisemmaksi selviytymään kasvavista volyymista ja yritysten tietojen monimutkaisuudesta. Lisäksi monet organisaatiot vaativat reaaliaikaisia tietoja vastaamaan nopeammin muuttuviin liiketoiminnan tarpeisiin. MIS voi tehdä reaaliaikaisia tietoja yhdellä silmäyksellä kojelaudan näyttöjen kautta, joiden avulla esimiehet voivat tehdä välittömästi päätöksiä, jotka perustuvat ajantasaisiin tehokkuustietoihin.
