Liiketoiminnassa on lukuisia kirjallisia viestintätapoja. Yritykset käyttävät kirjallista viestintää ohjaamaan työntekijöitä yrityspolitiikasta, ilmoittamaan asiakkaille tuotteista ja palveluista sekä tiedottamaan sijoittajille yritysstrategioista. Avain tehokkaan yritysviestinnän kirjoittamiseen on viestin räätälöinti kohdeyleisölle. Kirjoita selkeä, yksinkertainen ja ytimekäs, jotta ihmiset voivat ymmärtää viestisi helposti.
sähköpostit
Sähköpostit ovat yleisimpiä kirjallisen viestinnän muotoja, online-viittauspaikan Startupbizhubin mukaan. Liiketoiminnan ammattilaiset käyttävät sähköposteja asiakirjojen lähettämiseen, kokousten perustamiseen, tapaamisten vahvistamiseen ja työnhakijoiden yhteydenottoon. Suhteellisesta rentoudestaan huolimatta sähköpostisi tulee silti kohdata ammattimaisesti. Varmista, että osoitat sähköpostisi kaikille suunnitelluille osapuolille. Jos jätät vain yhden henkilön ulos, se voi estää sähköpostisi tehokkuutta. Luettele myös sähköpostisi erityinen aihe "Aihe" -alueella. Vältä kirjoita pitkiä kappaleita sähköposteihin. Sen sijaan katkaista tekstisi lyhyemmillä kappaleilla ja bullet-pisteillä Forbesin online-lehden mukaan.
ehdotukset
Ehdotukset ovat asiakirjoja, joissa hahmotellaan tulevia hankkeita. Esimerkiksi yritysneuvojat ja mainostoimistot toimittavat yrityksille ehdotuksia hankkeista tai erityistehtävistä. Markkinointipäällikkö voi jättää tutkimus- ja kehitysosastolle ehdotuksen tuotetutkimuksen suorittamisesta. Ehdotukset ovat usein vain yhden tai kahden sivun pituisia. Monet yritykset käyttävät ehdotuksia varten erityisiä lomakkeita. Varmista, että tunnistat selkeästi kaikki ehdotuksen vaiheet ja tehtävät. Sisällytä myös kunkin yksittäisen tehtävän kustannukset. Luettele esimerkiksi tulostus-, postitus- ja postikulut, jos kirjoitat ehdotuksen suoramainontaprojektiin.
raportit
Raportit ovat eräänlainen kirjallinen yritysviestintä. Yritykset käyttävät raportteja työntekijöiden tiedottamiseksi liiketoiminnan eri näkökohdista. Esimerkiksi rahoitusosasto kirjoittaa taloudellisia raportteja yhteenvedon yrityksen tuloksesta ja myynnistä. Samoin markkinointitutkimuspäällikkö voi kirjoittaa raportin, jossa esitetään yhteenveto asiakkaan puhelinkyselyn tuloksista. Kirjoita raportit strukturoidussa muodossa. Anna lyhyt esittely raporttisi. Kerro esimerkiksi osastopäälliköille, miten ja milloin teit asiakkaan puhelinkyselyn. Sisällytä hankkeen keskeiset tavoitteet. Yhteenveto havainnoistasi raportin tekstissä. Lisää kaavioita ja kaavioita selventääkseen monimutkaisempia käsitteitä. Lisää raporttiin tiivistelmä, jossa korostetaan keskeisiä havaintoja tai tuloksia. Lisäksi on aina sisällytettävä raporttisi kansikirja, jonka avulla voit esitellä sen johtajille tai johtajille.
esitteet
Esitteet ovat tuotteita, jotka sisältävät tuotteita ja palveluja. Yritykset käyttävät esitteitä myymään tuotteita tai auttamaan myyntiedustajia myyntipuheluilla. Yritykset tuottavat esitteitä, joiden koko ja koko vaihtelevat. Jotkut esitteet ovat kirjaimen kokoisia, kun taas toiset taitetaan puoliksi tai kolmansiksi. Käytä värejä ja kuvia esitteissäsi, joissa on tärkeimmät tuotteet tai palvelut. Hajota esitteesi jokainen sivu runsaalla tyhjällä tilalla, mikä tekee esitteen luettavammaksi.
