Ilman toistuvia asiakkaita uusien ostajien hankintakustannukset voivat olla liian suuria useimmille yrityksille pitääkseen ovensa auki. Eräs arvokkaimmista markkinointivälineistäsi voi olla järjestelmä, jonka avulla voit seurata, ketkä ostavat sinulta, asiakkaiden kulutustottumukset ja miten otat yhteyttä asiakkaisiin. Riippumatta siitä, kuinka monta asiakasta sinulla on, voit luoda hyödyllisiä tietokantoja ottamalla käyttöön erilaisia kenttiä, jotka ovat lajiteltavissa eri tietosarjoja varten.
Ohjelmiston asetukset
Asiakkaiden seuranta indeksikorteilla tai muilla paperivälineillä on tehoton menetelmä; se hidastaa ristiviittauksia eikä anna sinun lähettää sähköpostia tai luoda nopeasti laskuja tai postitustarroja. Luo hyödyllisiä asiakastietoja yksinkertaisen laskentataulukon avulla, kuten Microsoft Excel. Tai, tietokoneesi taitojen ja budjetin mukaan, hanki asiakassuhteiden hallintaohjelma, jota kutsutaan CRM-tietokannaksi, joka tunnetaan myös nimellä asiakashallintaohjelmisto. Eri yritykset tekevät versioita, jotka auttavat luomaan luetteloita, jotka auttavat laskutus-, myynti-, markkinointi- ja voittoa tavoittelemattomissa lahjoituksissa. Jotkut vaativat tietokoneeseen asennettuja ohjelmistoja, kun taas toiset sallivat luetteloiden säilymisen verkossa.
Tiedonkeruu
Kuinka hyödyllisiä asiakasluettelosi riippuvat keräämistäsi tiedoista ja siitä, miten syötät sen tietokantaan. Päätä, mitkä tiedot säilytetään ja joita käytetään asiakkaiden kanssa, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sukupuoli, ikä ja sähköpostiosoite. Älä pelkää kerätä liikaa tietoa; on helppo suodattaa tarvitsemasi tiedot eri tehtäviin rajoittamalla hakukriteerejä. Voit esimerkiksi sisällyttää ostopäivämäärät, ostettujen tuotteiden tyypit, asiakkaat alueittain tai edustajan mukaan, asiakkaiden valitushistoria ja henkilökohtaiset muistiinpanot. Jos haluat suorittaa haun naisasiakkaille, jotka ovat käyttäneet yli 500 dollaria viimeisten 30 päivän aikana, tarvitset vain nämä kolme tietomääritystä haulle. Jos sinulla ei ole kaikkia haluamiasi tietoja, suorita kilpailu, joka edellyttää, että asiakkaat täyttävät täydellisen henkilökohtaisen profiilin, tai palkata yksityishenkilön tai yrityksen ottamaan yhteyttä asiakkaisiin asiakastilien päivittämisestä, jotta niitä voidaan palvella paremmin.
Tietokannan luominen
Kun luot tietokantaasi, luo kenttiä ja sarakkeita, joiden avulla voit helposti tunnistaa ja käyttää erilaisia hakuja. Mitä enemmän jokainen tieto katkeaa, sitä enemmän hakuja voit luoda. Esimerkiksi osoitteiden syöttäminen käyttäen eri kenttiä katuosoitteeseen, kaupunkiin, osavaltioon ja postinumeroon voit luoda luetteloita tai tehdä hakuja yhden tai useamman näistä kriteereistä yhdessä muiden kenttien kanssa. Pidä etu- ja sukunimet erillään, jotta voit tunnistaa päällekkäiset luettelot, koska etunimi on erilainen, kuten Rob ja Robert. Tee työnimikkeitä ja nimeää eri kentät.
Tietojen käyttäminen
Voit aloittaa tietokannan käyttöönoton suorittamalla joitakin testiluetteloita, jotta näet, miten se toimii. Suorita yksinkertainen lajittelu, alkaen vain yhdestä kriteeristä, kuten postinumero. Käytä sitten kahta kriteeriä, kuten miehiä valtion mukaan. Kun olet varma, että tietokanta toimii haluamallasi tavalla, luo luettelot, jotka tarjoavat haluamasi tiedot, kuten postitus ja laskutus, ja lajittelee tietoja asiakkaiden ostotottumuksista. Päivitä tietokanta aina, kun käytät yhteyttä asiakkaasi kanssa, jotta tiedot pysyvät ajan tasalla ja autat välttämään päällekkäisiä puheluja tai sähköpostiviestejä, jotka voivat ärsyttää asiakkaita.
Turvallisuus- ja käyttöohjeet
Kun olet luonut asiakasluettelon, olet vastuussa sen turvallisuudesta. Ole varovainen, kuka voi käyttää luetteloa, missä tallennat sen ja miten varmuuskopioit sen. Pidä varmuuskopio alkuperäisestä luettelosta ja varmuuskopio luettelosta aina, kun päivität sen, säilyttäen aiemmat versiot. Tämä auttaa sinua palaamaan viimeiseen työasiakasluetteloon, jos nykyinen tiedosto vioittuu. Jos olet hakkeroitu tai joku saa pääsyn asiakkaasi luetteloon ilman lupaa, päätät, pitäisikö sinun ilmoittaa asiakkaillesi. Jos luettelossa ei ole arkaluonteisia tietoja, kuten luottokorttinumeroita tai salasanoja, joita asiakkaat käyttävät sivustosi syöttämiseen, sinun ei ehkä tarvitse huolehtia. Jos aiot tehdä sähköpostikampanjoita asiakastietojesi kanssa, ota yhteys Internet-palveluntarjoajaasi ja selvitä, mitä käytäntöjä ne käyttävät irtotavarana, ja jos sinun on sisällytettävä opt-out-varaus asiakkaille.
