Vuokaavio on erittäin hyödyllinen työkalu erityisesti yritysten omistajille tai yrittäjille, jotka aloittavat uuden yrityksen. Pohjimmiltaan vuokaavio on prosessin graafinen tai symbolinen esitys. Eri symboli edustaa prosessin jokaista vaihetta, ja siihen sisältyy lyhyt kuvaus, jossa selitetään prosessivaihe. Nuolet yhdistävät symbolit, ja tämä kuvaa prosessivirran suuntaa.
On olemassa useita erilaisia vuokaavioita, mukaan lukien liiketoimintakaavioita, ja niitä käytetään monenlaisissa projekteissa. Työnkulun eri osien visualisointi ja analysointi voi johtaa parannuksiin, jotka säästävät aikaa ja lisäävät tuottavuutta.
Erilaisia vuokaavioita
Erilaiset vuokaaviot sopivat erityistilanteisiin. Alla on useita yleisimmin käytettyjä:
- Työnkulun vuokaaviot ovat eräänlainen liiketoiminnan vuokaavio, joka dokumentoi toimiston työnkulut, joihin liittyy usein tehtäviä, asiakirjoja ja tietoja.
- Ohjelman vuokaaviot havainnollistaa järjestelmän järjestelmässä olevia ohjauksia.
- Swimlane-vuokaavioita havainnollistaa, kuka tekee sitä, mikä on tiimiprosesseissa.
- Tapahtumavetoisen prosessiketjun (EPC) vuokaavioita havainnollistaa liiketoimintaprosessia.
- Tekniset tiedot ja kuvauskieli (SDL) aivoriihi-tietokonealgoritmit, joissa käytetään kolmea peruskomponenttia: järjestelmän määrittely, lohko ja prosessi.
- Asiakirjan vuokaaviot näyttää asiakirjojen virtauksen valvonta järjestelmän osien kautta, kuten asiakirjojen liikkuminen eri liiketoimintayksiköiden kautta.
- Tietojen vuokaaviot havainnollistaa tietovirtaa järjestelmässä, kuten kanavia, joita dataa välitetään.
- Järjestelmän vuokaaviot havainnollistaa tietovirran fyysisiä säätöjä järjestelmän osien kautta. Tähän voi sisältyä virtaus ohjelmien, palvelimien, prosessorien ja tietoliikenneverkkojen kautta.
Vuokaavion tyyppi määräytyy yleensä sen mukaan, millainen ohjaus on, eikä itse virtaus.
Liiketoimintakaavioiden edut
Liiketoimintakaavion käytön hyödyt voivat olla yrityksellesi valtavia. Nämä kartat antavat yrittäjille ja joukkueille paljon tietoa, joka voi parantaa yksittäistä hanketta tai koko yritystä.
Virtakaavion tarkoitus
Hyvin tehdyn vuokaavion tulisi yhdistää ajatuksia ja suunnitelmia erityisesti silloin, kun kootaan yhteen eri organisaatiossa olevien ihmisten ja tiimien ideoita. Haluat varmistaa, että kaikki prosessit ja vaiheet pyrkivät yhteiseen tavoitteeseen ja että vuokaavio voi tehdä sen.
Kaaviot edellyttävät, että prosessi alkaa yksityiskohtaisesti alusta loppuun, mikä helpottaa tarpeettomien tai ehkä ristiriitaisia prosessien osien tunnistamista. Kun verratat alkuperäisiä ajatuksiasi konkreettisiin suunnitelmiin ja prosesseihin, saat selkeämmän kuvan siitä, mikä toimii ja mitä ei. Hyvä vuokaavio voi tuoda valoa alueille, joita on parannettava.
Jos vuokaavio paljastaa mahdollisia ongelmia, voit korjata ne etukäteen. Voit käsitellä kysymyksiä tai huolenaiheita ja edetä yhdessä. Johtajat ja tiimin jäsenet voivat hyötyä hyvin harkitusta vuokaaviosta.
Kaaviot ovat nestettä
Vuorokaavioita ei luoda, kun olet valmis. Ajattele heitä elävinä asiakirjoina, jotka muuttuvat tarpeen mukaan. Sinun pitäisi muuttaa niitä parantamaan työprosesseja uudelleen ja uudelleen. Jos haluat kokeilla jotain uutta, vuokaavio voi helpottaa potentiaalisen prosessin tai ajatuksen vetämistä. Ajattele vuokaaviota asiakirjana, joka voi ennakoida ennakoitavissa olevia ongelmia.
Jotkut lisästrategiat
Tehokkuuden parantamisen ja mahdollisten ongelmien löytämisen lisäksi vuokaaviot antavat yrittäjille mahdollisuuden löytää mahdollisuuksia myyntiin, markkinointiin, tuotekehitykseen ja paljon muuta. Myös vahvuus- ja kasvualueiden tunnistaminen voi olla hyvä tapa innostaa uusia strategioita.
Ensinnäkin, päättää, mitkä virtausvyöhykkeet haluat laajentaa, ja voit käyttää vuokaaviota yksityiskohtaisesti tarvittaviin vaiheisiin.
