Projektinhallintasuunnitelmassa määritellään mitattavissa oleva, lyhyen aikavälin yrityksen tavoite ja tehtävät, varatut resurssit ja selkeä aika tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Projektinhallintasuunnitelman kirjoittaminen kuuluu yleensä projektipäällikölle, joka vastaa täysipainoisesti kaikkien projektin tehtävien seurannasta, mittaamisesta ja raportoinnista talousarvion ja aikataulun suhteen sekä yksilöi mahdolliset poikkeamat ylimmältä johdolta - hyväksytty suunnitelma. Projektinhallintasuunnitelmissa on yleensä mukana saateasiakirjat (esim. Gantt-kaaviot, työnjako- rakenne (WBS), budjettisuunnitelmat, resurssi- suunnitelmat, tehtäväriippuvuusluettelot), joiden avulla projektipäällikkö voi seurata hankkeen yleistä edistymistä.
Tee yhteistyötä ylemmän johdon kanssa projektin laajuuden ja tavoitteiden määrittämiseksi. Varmista, että hankkeen kesto on lyhyt (enintään kolmesta kuuteen kuukauteen), yksilöi hankkeen talousarvio ja aikataulu (esimerkiksi tuotteen on käynnistettävä tai lähetettävä tiettyyn päivämäärään mennessä enintään tietty hinta) ja päätettävä jonka on osallistuttava hankkeeseen sen onnistumiseksi.
Tunnista mahdolliset resurssien tai budjettirajoitteet, riskit tai aikakriittiset kysymykset, jotka voivat vaikuttaa hankkeen tavoitteen saavuttamiseen. Jos osoitat projektiryhmälle ihmisiä, joilla on muita velvoitteita samaan aikaan kuin lähetyksesi, tämä saattaa vaarantaa projektin.
Työskentele projektiryhmän jäsenten kanssa työsiirtorakenteen rakentamiseksi. Luettele WBS: ssä projektivaiheet, tehtävät ja virstanpylväät (tehtävät, joilla ei ole kestoa), jotta tiedät, kuka tekee ja milloin he tekevät. WBS on olennainen osa hankesuunnitelmaa.
Määrittele säännölliset suunnitelmatarkastukset projektiryhmän aikataululle ja tunnista, milloin ylimmän johdon odotetaan kertovan projektin edistymisestä, mukaan lukien, missä muodossa raportointi toteutetaan.
Työskentele projektiryhmän jäsenten kanssa täydentämään kaikki niihin liittyvät asiakirjat ja suunnitelmat (esim. Budjettisuunnitelmat, resurssisuunnitelmat, tehtävien riippuvuusluettelot) ja liitä ne projektinhallintasuunnitelmaan.
Pyydä ylimmän johdon jäseniä ja hankkeen sponsoria allekirjoittamaan ja päivittämään hankesuunnitelma, jotta suunnitelma olisi tehokas.
Tarkista projektinhallintasuunnitelma projektin edetessä tiimijohtajien ja ylemmän johdon kanssa varmistaaksesi, että se heijastaa tarkasti yrityksen haluttua tavoitetta.
vinkkejä
-
Tunnista hankkeen keskeiset sidosryhmät mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta he voivat tehdä henkilöstö- ja budjetointimuutoksia osastoissaan.
Varoitus
Jos projektisuunnitelmaan ei liity projektisuunnitelman hallinnollista kirjautumista, se voi merkitä tarvittavia resursseja, joita ei kohdenneta hankkeellesi.
